Lokale Bearbeitung von Dokumenten
Einsatzmöglichkeiten
Sie können Dokumente aus KM-Ordnern auf Ihrem lokalen PC bearbeiten. Solange Sie ein Dokument auf Ihrem lokalen Rechner in Bearbeitung haben, ist es ausgecheckt. Das heißt, das Dokument im KM-Ordner ist für die Bearbeitung durch andere Personen gesperrt, und eine Kopie des Dokuments befindet sich in einem temporären Ordner auf Ihrer lokalen Festplatte.
Nachdem Sie ein Dokument lokal bearbeitet haben, müssen Sie es vom gleichen Rechner wieder in den KM-Ordner einchecken. Dabei hebt das System die Sperre auf.
Für jedes ausgecheckte und noch nicht wieder eingecheckte Dokument finden Sie einen Eintrag in Ihrem Zentralen Arbeitsvorrat
Voraussetzungen
Auf Ihrem lokalen PC muss eine Anwendung für die Bearbeitung des jeweiligen Dokuments vorhanden sein.
Die Funktion Später einchecken ist nur dann verfügbar, wenn in dem
Repository, in dem die Datei abgelegt ist, der
Application-Property-Service
(properties) aktiv ist. Wenn Sie diese Funktion z. B. im Ordner
Persönliche Dokumente
nutzen wollen, muss ein Administrator den
Service im Userhome-Repository aktivieren.
Das Aus- und Einchecken von Dokumenten
wird je nach Systemkonfiguration von einem Java-Applet oder ActiveX-Control
gesteuert. Wenn Sie die Funktion Lokal bearbeiten erstmals aufrufen, werden
Sie aufgefordert, die dafür benötigte Software auf Ihrem PC zu installieren.
Folgen Sie den weiteren Anweisungen auf dem Bildschirm. Weitere Informationen finden Sie im Administrationsleitfaden
unter
Online-Bearbeitung und
lokale Bearbeitung.
Ablauf
...
...
1. Sie navigieren zum Dokument und wählen den Befehl zum lokalen Bearbeiten.
Das System lädt eine Kopie des Dokuments in einen temporären Ordner auf Ihrer lokalen Festplatte herunter und öffnet das Dokument in der jeweiligen PC-Anwendung. Es hängt von den Einstellungen Ihres lokalen PCs ab, in welcher Anwendung das Dokument geöffnet wird.
Das System sperrt das Dokument im Portal, um eine gleichzeitige Bearbeitung durch mehrere Personen zu unterbinden.
Im Zentralen Arbeitsvorrat wird auf der Registerkarte Tracking ein Eintrag angezeigt, der Sie daran erinnert, dass Sie das Dokument lokal in Bearbeitung haben.
2. Sie bearbeiten das Dokument und sichern es in der PC-Anwendung.
3. Sie wählen im Portal eine der folgenden Optionen:
○ Einchecken
Das System lädt das Dokument in seinen ursprünglichen Ordner im Enterprise Portal hoch, löscht das Dokument auf Ihrer lokalen Festplatte und löscht den Eintrag im Zentralen Arbeitsvorrat. Die Sperre des Dokuments ebenfalls wird aufgehoben. Wenn das Dokument manuell gesperrt wurde, wird auch diese Sperre aufgehoben.
○ Später einchecken
Das System lässt das Dokument auf Ihrer lokalen Festplatte und lässt den Eintrag im Zentralen Arbeitsvorrat stehen. Das Dokument bleibt im Portal gesperrt.
○ Abbrechen
Das System löscht das Dokument auf Ihrer lokalen Festplatte, lädt es nicht ins Portal hoch und löscht den Eintrag im Zentralen Arbeitsvorrat. Die Sperre des Dokuments ebenfalls wird aufgehoben. Wenn das Dokument manuell gesperrt wurde, wird auch diese Sperre aufgehoben.
Wenn Sie das Dokument sofort einchecken oder die lokale Bearbeitung abbrechen, ist der Bearbeitungsprozess abgeschlossen. Andernfalls können Sie zu einem späteren Zeitpunkt die Bearbeitung fortsetzen, das Dokument einchecken oder die lokale Bearbeitung (d. h. das Auschecken) abbrechen. Diese Befehle sind an folgenden Stellen verfügbar:
● im Zentralen Arbeitsvorrat (Registerkarte Tracking)
● im Details-Dialog des Dokuments (Actions → Check In)
Der Befehl Einchecken ist im Menü des Details-Dialogs nur dann sichtbar, wenn Sie das Dokument in Bearbeitung genommen und noch nicht wieder eingecheckt haben.
Weitere Informationen
Benachrichtigungen für
KM-Ordner im Zentralen Arbeitsvorrat