Plandaten erfassen 

Verwendung

Sie verwenden diese Funktion, um mit einem zuvor erstellten Planungslayout manuell Plandaten zu erfassen. Die Plandaten, die Sie eingeben, gelten für diejenigen Merkmalswertkombinationen, die durch entsprechende Selektionen in der aktuellen Planungsebene bzw. im Planungspaket festgelegt wurden.

Die Erfassung von Plandaten ist nur unter Beachtung des im BW-BPS implementierten Sperrkonzepts möglich. Weitere Informationen finden Sie unter Sperren von Bewegungsdaten.

Wenn Sie ein Planungslayout zur Datenerfassung öffnen, erzeugt BW-BPS im Dateneingabebereich automatisch 20 Leerzeilen unterhalb der letzten Datenzeile. Diese Leerzeilen können Sie nutzen, um Plandaten für neue Kombinationen von Merkmalswerten zu erfassen.

Bei bereits vorhandenen Datensätzen für die gerade aktive Merkmalskombination sind die Merkmalswerte in der Schlüsselspalte schreibgeschützt. Die Erfassung neuer Plandaten erfolgt deshalb immer unterhalb der bereits vorhandenen Datensätze. Sie können die neuen Datensätze in beliebiger Reihenfolge erfassen. Erst beim Sichern der Daten (oder mit der Funktion ) werden die neu erfassten Daten an der richtigen Stelle einsortiert.

Als Datenerfassungshilfe innerhalb eines nicht-hierarchischen Datenmodells können Sie zudem zurückgreifen auf die SAP eigenen lokalen Funktionen für Microsoft Excel. Siehe auch Lokale Funktionen.

Hinweise zur Datenerfassung

·        Vermeiden Sie die Excel-Funktionen zum Löschen, Einfügen und Sortieren. Wenn Sie diese Funktionen dennoch verwenden, ist kein korrektes Einlesen der Daten in das SAP-System möglich.

Wenn Sie Daten löschen möchten, markieren Sie die Daten, und wählen Sie .

Die Löschfunktion arbeitet wie folgt: Das System ermittelt aus den markierten Zellen die hinter diesen Zellen liegenden Datensätze. (Eine markierte Zelle in der Schlüsselspalte wirkt so, als wäre die ganze Zeile markiert). Dann setzt das System alle eingabebereiten Kennzahlwerte dieser Datensätze auf 0. Eine ganze Zeile wird nur dann gelöscht, wenn alle im Layout angezeigten Kennzahlen in allen Datensätzen, die zu einer Zeile gehören, den Wert 0 besitzen.

·        Sie können auf einem zweiten Tabellenblatt Nebenrechnungen (mit MS-Excel-Formeln) durchführen oder Diagramme einfügen. Diese bleiben aber nur temporär während der Planungssitzung erhalten. Alle MS-Excel-Objekte, die Sie dauerhaft verwenden möchten, müssen Sie beim Erstellen des Layouts hinterlegen.

·        Wenn Sie in MS Excel Formeln im SAP-Datenbereich eingeben, werden diese ohne weitere Meldung überschrieben, sobald dass System die Daten in MS Excel aktualisiert (also im allgemeinen nach allen Funktionen, die eine Aktualisierung der Daten in MS Excel erforderlich machen).

·        Wenn Sie sichern, eine Planungsfunktion nutzen oder die Funktion  Prüfen ausführen möchten, also immer dann, wenn das System Daten aus MS Excel auslesen soll, darf sich MS Excel nicht im Bearbeitungsmodus befinden, denn dann ist MS Excel von „aussen“ nicht ansprechbar, und Sie erhalten eine Fehlermeldung.

Die einfachste Möglichkeit, um sicherzustellen, dass in MS Excel keine Zelle mehr bearbeitet wird, besteht darin, eine beliebige Zelle zu markieren (jedoch nicht mit Doppelklick).

Prozentzahlen in der manuellen Planung

Um im Planungslayout Prozentwerte anzuzeigen, müssen Sie das einheitentragende Merkmal auf den Wert "%" einschränken. Anders als bei der Nutzung von MS Excel außerhalb von BW-BPS mit dem Zellenformat "Prozent" wird bei der manuellen Planung keine interne Konvertierung der erfassten Werte durchgeführt.

Wenn Sie in eine mit dem Format "Prozent" formatierte Zelle eines MS-Excel-Arbeitsblattes den Wert 50 eingeben und bestätigen, erscheint in der Zelle der Wert "50 %"; intern wird für die Zelle der Wert 0,5 geführt. Wenn Sie zwei Zellen mit dem Wert "50 %" miteinander multiplizieren, so zeigt Excel den Wert "25 %" an und führt intern den Wert 0,25 für die Zelle.
Wenn Sie dagegen in einem Planungslayout die Einheit "%" einstellen, werden die erfassten Werte zwar mit einem nachgestellten Prozentzeichen angezeigt, aber mit genau dem Betrag verbucht, der angezeigt wird. Im genannten Beispiel wird für eine Zelle, die den Wert "50 %" anzeigt, in der Datenbasis der Wert 50 gesichert. Die Multiplikation zweier solcher Zellen ergibt den Wert 2500.

Für den Umgang mit Plandaten, die als Prozentwert erfasst wurden, ergeben sich somit folgende Konsequenzen:

·        Bei Berechnungen mit Formelfunktionen müssen prozentual erfasste Kennzahlwerte stets durch 100 dividiert werden.

·        Um Mißverständnisse auszuschließen, muss in allen Planungslayouts, die derartige Kennzahlwerte anzeigen oder zur Erfassung anbieten, sichergestellt sein, dass die entsprechenden Werte immer mit der Einheit "%" dargestellt werden.

Vorgehensweise

...

       1.      Markieren Sie eine leere Zelle in der Schlüsselspalte, und geben Sie den gewünschten Wert ein. Für Merkmalswerte und Kennzahlen vom Typ Datum können Sie die Wertehilfe über  verwenden.

       2.      Markieren Sie eine leere Zelle derselben Zeile in einer Datenspalte, und geben Sie den gewünschten Planwert ein.

       3.      Verfahren Sie genauso für alle weiteren Datenspalten derselben Zeile.

       4.      Wiederholen Sie den Vorgang für alle weiteren Werte in der Schlüsselspalte, für die Sie Plandaten erfassen möchten.

       5.      Wählen Sie  Neu erfasste Datensätze einsortieren. Hierbei setzt BW-BPS erforderlichenfalls auch die Summenzeile an die korrekte Position. Das Einsortieren der Daten schließt auch deren Prüfung auf formale Richtigkeit ein.
Mit der Funktion  Prüfen können Sie die von Ihnen erfassten Daten vom System überprüfen lassen (z.B. auf gültige Merkmalswerte).

       6.      Über  bzw.  gelangen Sie zur nächsten bzw. vorigen Wertkombination für die Merkmale des Kopfbereiches. Sie können auch über  gezielt eine bestimmte Kombination auswählen.  

       7.      Wenn Sie alle Plandaten eingegeben haben, wählen Sie  Sichern alles, um die Plandaten in der Datenbank zu sichern.

Es ist nicht zwingend erforderlich, dass Sie Ihre Eingaben explizit sichern, da BW-BPS alle Änderungen zwischenspeichert. Spätestens beim Beenden der Planungssitzung fragt das System, ob Sie die Änderungen, die Sie während der Sitzung gemacht haben, sichern möchten.

Sonderfall: Erfassen von Plandaten bei hierarchischem Datenmodell

Wenn Sie Plandaten für BPS- oder BW-Merkmalshierarchien in ein Planungslayout eingeben möchten, unterscheidet sich das Systemverhalten geringfügig von der Datenerfassung ohne Hierarchien. Bei der Datenerfassung zu einem konkreten Hierarchieknoten auf einer bestimmten Hierarchieebene unterscheidet das System folgende Fälle:

·        Es sind noch keine Werte für Hierarchieknoten auf einer bestimmten Hierarchieebene erfasst worden.
In diesem Fall erzeugt das System nach dem Prüfen des neu erfassten Eintrages auf derselben Hierarchieebene einen zusätzlichen Eintrag für die noch zu verteilenden Beträge (Merkmalswert # bzw. ein Blatt mit dem Merkmalswert des Knotens bei BW-Merkmalshierarchien mit bebuchbaren inneren Knoten). Das System verwendet diesen Knoten bei Budgetierungen, um Differenzbeträge zwischen einem übergeordneten Hierarchieknoten (z.B. Artikelgruppe) und der Summe der Beträge der untergeordneten Knoten (z.B. Artikel) sichern zu können.

·        Es sind bereits Werte für Hierarchieknoten auf einer bestimmten Hierarchieebene erfasst worden.
In diesem Fall erfassen Sie Werte für den Hierarchieknoten genauso wie in einem Layout ohne Hierarchien. Das System passt beim Prüfen bzw. beim Verbuchen den Kennzahlwert für den noch zu verteilenden Betrag (Merkmalswert # bzw. Dummy-Blatt bei BW-Merkmalshierarchien mit bebuchbaren inneren Knoten) so an, dass die Summe aller Merkmalswerte gleich dem Betrag des übergeordneten Hierarchieknotens ist.

Die Funktion  Prüfen sortiert die neu erzeugten Zeilen sofort ein, d.h. hier wirkt die Funktion Prüfen so wie Prüfen und Einsortieren bei einem nicht hierarchischen Datenmodell.

Ergebnis

Sie können Ihre Plandaten nun ansehen und mit Plandaten anderer Bereiche oder Perioden vergleichen. Zum Anzeigen der von Ihnen erfassten Plandaten stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Auswahl:

·        Anzeigen im Planungslayout

·        Anzeigen mit Hilfe einer Query

Sie können aus der manuellen Planung heraus auch unmittelbar eine Planungsfunktion ausführen, ohne dass Sie vorher das Planungslayout verlassen müssen. Nachdem die Funktion ausgeführt wurde, liest das System die aktualisierten Daten aus der Datenbasis und zeigt sie sofort im Planungslayout an.

 

Siehe auch:

Automatische Vorzeichenzuordnung

Lokale Funktionen