Definování oprávnění 
Systém SAP Business One je vybaven rozsáhlou funkcí oprávnění, kterou lze přizpůsobit každému uživateli. Ve fázi implementace by správce systému měl navrhnout koncepci oprávnění, která zabrání neoprávněnému přístupu k databázi. Přiřazením správných oprávnění lze omezit změny polí dokladů.
Je potřeba zajistit určitá opatření, aby byl sledován přístup k datům. V hlavní knize mohou uživatelé, kteří nemají oprávnění přistupovat do deníku dokladů, ale mají oprávnění přistupovat k zápisům do deníku, procházet databázi a zobrazovat doklady pomocí tlačítek datového záznamu. Tímto způsobem si mohou prohlížet další záznamy, i když nemají oprávnění zobrazovat seznamy, například v deníku dokladů.
Každému uživateli byste měli udělit oprávnění podle jeho skutečné role a odpovědnosti. SAP Business One poskytuje následující možnosti oprávnění:
Úplné oprávnění: Uživatel může zobrazovat a měnit data pro danou funkci.
Jen čtení: Uživatel může data pouze zobrazit, ale nesmí je měnit.
Tato možnost se vztahuje pouze na data, takže není dostupná pro funkce, které vyžadují uživatelské operace (například odebrání obchodních partnerů).
Bez oprávnění: Uživatel nemá k dané funkci žádný přístup.
Pokyn
Uživatel superuser má úplná oprávnění pro všechny funkce a tato oprávnění nelze změnit.
Oprávnění každého uživatele jsou zobrazena v okně Oprávnění. Pro moduly se smíšenými oprávněními se zobrazuje Různá oprávnění, například úplné oprávnění pro některé dílčí moduly a „jen čtení“ pro jiné.
Předpoklady
Jste uživatel superuser.
V systému jste vytvořili běžného uživatele.
Přiřadili jste uživatele příslušným skupinám oprávnění. Další informace viz Definování skupin oprávnění.
Postup
V Hlavním menu aplikace SAP Business One vyberte
Administrace 
Inicializace systému Oprávnění Všeobecná oprávnění 
. Otevře se okno Oprávnění.Na záložce Skupiny oprávnění okna Oprávnění definujte oprávnění pro každou skupinu oprávnění.
Oprávnění každé skupiny oprávnění jsou automaticky použita pro všechny uživatele v dané skupině.
Na záložce Uživatelé můžete podrobně nastavit oprávnění každého uživatele, abyste zajistili náležitá platná oprávnění pro všechny položky oprávnění.
[Panama] Chcete-li některé data skrýt šifrováním, zaškrtněte políčko Použití kódování a poté stiskněte tlačítko Kódovací tabulka. V zobrazeném okně Kódovací tabulka zadejte znaky, které se mají zobrazit místo číslic. Uložte změny kliknutím na OK. Další informace viz Kódovací tabulka: Panama.
Změny v okně Oprávnění uložte tlačítkem Aktualizace.
Pokyn
Pokud chcete uživateli pro určitou funkci udělit plné oprávnění nebo oprávnění jen ke čtení, zkontrolujte, že jste mu přiřadili příslušnou licenci. Jinak není nastavení oprávnění platné.