Obsługa IFRS w aplikacji SAP Business One
SAP Business One zawiera pewną liczbę udoskonalonych funkcji, które ułatwiają firmom przygotowywanie sprawozdań finansowych zgodnie ze standardami IFRS (International Financial Reporting Standards), jako dodatków do raportów grupowych i innych potrzeb związanych z raportami GAAP.
Dokładne raportowanie w SAP Business One jest zależnie nie tylko od funkcjonalności, ale również od konfiguracji i sposobów postępowania. Ponadto lokalizacje, w których wykorzystywany jest system SAP Business One, różnią się w zależności od lokalnych wymagań GAAP. Dlatego podczas określania wymagań IFRS, sposobów ich spełniania oraz uprawnień, jakie należy zdefiniować w związku z tymi wymaganiami, wymagana jest współpraca z partnerem SAP i księgowym firmy. Odpowiedzialność za wykonywanie wszystkich odpowiednich operacji i udostępnienie odpowiedniej dokumentacji w celu zapewnienia zgodności i kompletności raportów finansowych spoczywa na użytkowniku systemu.
Uwaga
Funkcje systemu SAP Business One związane z IFRS oraz same standardy IFRS mogą podlegać w zmianom w przyszłości.
Przygotowanie do generowania raportów finansowych zgodnie z IFRS
Przed przystąpieniem do dostosowywania aplikacji SAP Business One na potrzeby przygotowywania sprawozdań finansowych zgodnie z IFRS zalecamy wykonanie poniższych kroków:
Analiza różnic między lokalnymi wymaganiami GAAP i IFRS. Najczęściej występujące różnice dotyczą następujących zagadnień:
Wycena i amortyzacja środków trwałych
Wycena waluty obcej
Rezerwy
Wycena zapasów
Rozpoznawanie przychodów i kosztów
Identyfikacja różnic istotnych dla firmy.
Maksymalne ograniczenie liczby i zakresu różnic (na przykład: poprzez dostosowanie wewnętrznej strategii rozliczania).
Przygotowanie wewnętrznej strategii rozliczania w celu obsługi przygotowywania sprawozdań finansowych zgodnie z IFRS.
Podstawowe koncepcje konfiguracji IFRS
Dostępne są następujące opcje dotyczące sposobu implementowania i wykorzystywania w firmie standardów IFRS:
Księgowania równoległe na specjalnie utworzone konta KG
Możliwość korzystania z pól referencyjnych i pól definiowanych przez użytkownika w celu oznaczania zapisów księgowych, a następnie ustawiania filtrów zgodnie z kryteriami wyboru, jakie obowiązują w raportach
Połączenie tych dwóch metod
Poniższy rysunek prezentuje zalecaną konfigurację dla dwóch różnych typów raportowania:
Zalecana konfiguracja kont
Systemy równoległych sprawozdań finansowych
Transakcje biznesowe mogą mieć różne znaczenia i/lub znaczenia dla lokalnych wymagań GAAP i celów raportowania zgodnie z IFRS. Na planie kont można tworzyć różne typy kont KG, które będą obsługiwać księgowania GAAP i związane z IFRS. Jeśli w firmie wymagane jest raportowanie zgodnie z lokalnymi wymaganiami GAAP i IFRS, wówczas plan kont może zawierać trzy typy kont KG:
Lokalne konta KG — na potrzeby wymagań lokalnych GAAP
Konta KG IFRS — na potrzeby wymagań IFRS
Wspólne konta KG — na potrzeby wymagań lokalnych GAAP i IFRS
Rekomendacja
Należy stosować różne kody i/lub nazwy kont KG w celu wskazywania typu konta KG.
Przykład
41100 – Przychody ze sprzedaży – Kraj
IFRS – 41110 – Przychody ze sprzedaży – Kraj
Lokalne – 41120 – Przychody ze sprzedaży – Kraj
Uwaga
Jeśli konto zawiera księgowania, wówczas nie można zmienić jego kodu. Jednak można zmieniać istniejące nazwy kont.
Uwaga
W SAP Business One kody kont KG mogą zawierać maksymalnie 15 znaków, a nazwy kont KG mogą zawierać maksymalnie 100 znaków.
Możliwe scenariusze
SAP Business One umożliwia obsługiwanie następujących scenariuszy w systemie księgowym:
Transakcja ma taki sam wpływ na wymagania lokalne GAAP oraz na reguły IFRS. Transakcja jest księgowania na wspólne konta KG; na przykład: faktura zakupu usług.
Dla transakcji istnieją różne metody wyceny dla lokalnych GAAP i IFRS. Jest księgowana równolegle na konta lokalne i konta KG IFRS; na przykład: zobowiązania z tytułu rent i emerytur albo amortyzacja środków trwałych.
Transakcja jest wymagana tylko przez lokalne reguły GAAP. Jest księgowana tylko na lokalne konta KG; na przykład: konkretna rezerwa.
Transakcja jest wymagana tylko przez reguły IFRS. Jest księgowana tylko na konta KG IFRS; na przykład: leasing finansowy.
Transakcja jest wymagana wyłącznie przez lokalne reguły GAAP lub tylko przez reguły IFRS. Jest księgowana na konta wspólne. Podczas tworzenia raportów GAAP i IFRS można filtrować istotne księgowania na podstawie kryteriów wyboru dla pól referencyjnych i pól definiowanych przez użytkownika. Na przykład: 3 z 10 księgowań na konto wspólne nie są istotne dla IFRS, więc można je wykluczyć z raportu IFRS na podstawie filtrów kryteriów wyboru.
Poniższy rysunek przedstawia księgowania na konta dla pierwszych czterech scenariuszy:
Przykłady księgowań na konta wspólne, lokalne konta GAAP i konta IFRS
Księgowania ręczne
W przypadku ręcznych księgowań równoległych dna konta GAAP i konta IFRS należy przyjąć jedną z poniższych metod postępowania:
Księgowanie tylko transakcji lokalnych i oznaczanie ich jako lokalnych. Na koniec roku budżetowego można filtrować transakcje i ręcznie tworzyć odpowiednie księgowania na potrzeby IFRS — kolejno dla poszczególnych transakcji
Księgowanie tylko transakcji lokalnych i oznaczanie ich jako lokalnych. Na koniec roku można filtrować transakcje i ręcznie tworzyć odpowiednie księgowania na potrzeby IFRS jako transakcje zagregowane.
Uwaga
W przypadku konfigurowania standardów IFRS należy omówić z partnerem i księgowym firmy to, które księgowania IFRS będą realizowane ręcznie, a które — jeśli takie istnieją — mogą być realizowane automatycznie. W standardowym przypadku większość księgowań IFRS jest realizowana ręcznie.
Alternatywą dla scenariuszy księgowania ręcznego (powyżej) jest ręczne tworzenie dokumentów dwukrotnie — raz dla lokalnych GAAP, a raz dla IFRS. W takim przypadku wymagana jest druga seria numerowania dla każdego typu dokumentu. Automatyczne księgowanie równoległe na konta jest realizowane poprzez określanie kont na fakturze.