Pracownicy w firmie mogą być pogrupowani zgodnie z pełnionymi przez nich rolami (na przykład jako sprzedawcy, księgowi i kierownicy). Zwykle każda z ról wymaga różnych uprawień dla funkcji, funkcjonalności i danych w aplikacji SAP Business One. Użytkowników SAP Business One można przypisać do różnych grup uprawnień, kierując się przypisanymi do użytkowników rzeczywistymi rolami.

Po przypisaniu użytkowników do grup uprawnień można nadać im uprawnienia na poziomie grupy, a następnie dostosować uprawnienia do poszczególnych użytkowników. Więcej informacji znajduje się w części Definiowanie uprawnień.

Jak w rzeczywistości, każdy użytkownik SAP Business One może należeć do więcej niż jednej grupy. Na przykład kierownik ds. księgowości może pełnić rolę zarówno księgowego, jak i kierownika.