Po definovaní kódu účtu hlavnej knihy klasifikujete každý účet hlavnej knihy buď ako Hlavičkový alebo ako Aktívny účet. Aktívny účet obsahuje účtovania transakcií. Hlavičkový účet zoskupuje všetky aktívne účty pod sebou.

Ak chcete vo finančnom výkazníctve zhrnúť aktívny účet na úrovni hlavičkového účtu, musí byť primerane priradený v hierarchii účtovej osnovy.

Medzi hlavičkovými a aktívnymi účtami môžete rozlišovať podľa farby textu: Hlavičkové účty sú modré a aktívne účty sú buď zelené alebo čierne. Zelené účty sú kontrolné účty, ktoré boli definované ako štandardné účty hlavnej knihy pre automatické účtovanie transakcií v SAP Business One. Čierne účty sú aktívne účty, ktoré neboli vybrané pre definovanie účtu hlavnej knihy ani ako kontrolné účty.

Zadajte abecedno-číslicový kód do pätnásť znakov (písmená, čísla alebo kombinácia oboch) pre účet.

Zadajte názov účtu do 100 znakov.

Definujte doplnkový kód pre účely triedenia. Tento kód je len informatívny a umožňuje vám presnejšie vyhľadávania (customizované výkazy).

Mena účtu je mena, v ktorej sa zadávajú všetky účtovné zápisy na daný účet. Štandardne je mena definovaná ako Viacnásobná mena.

Na účte so všetkými menami sa transakcie môžu vykonávať v cudzej mene bez toho, aby zostatok účtu v cudzej mene mal nejaký význam. Preto je na tento účet možné zadávať účtovné zápisy v rôznych menách.

Ak spolupracujete s niekoľkými krajinami, ale používate len jeden výnosový účet, definujte tento účet ako Všetky meny.

Ak je mena účtu definovaná ako cudzia mena, všetky účtovania na tomto účte sa zaznamenajú aj vo firemnej mene (ako vyžaduje zákon) a v definovanej cudzej mene.

Ak definujete účet v cudzej mene a zaznamenáte naň transakcie, neskôr nebudete môcť zmeniť menu účtu alebo vykonať transakcie v inej mene než tej, ktorá je definovaná ako mena účtu.

Účty definované ako účty v cudzej mene sú zvyčajne účty v zahraničných bankách a pod.

Účet v cudzej mene má dva zostatky: Zostatok vo firemnej mene a zostatok v mene účtu.

Definuje určité účty ako dôverné a zamedzuje používanie týchto účtov alebo ich zobrazenie v systéme neoprávneným používateľom (podľa definovaných oprávnení).

Definujte úroveň účtu.

Počet úrovní vo vašej účtovej osnove môže závisieť od vašej lokalizácie a bežnej obchodnej praxe. Niektoré štáty majú zákonom požadovaný počet úrovní.

Zostatok účtu po zaznamenaní rôznych účtovných zápisov zobrazený v mene definovanej pre účet.

Účet môžete definovať ako výnosový alebo nákladový účet, alebo ako účet iného typu („iné“).

Toto pole slúži len na informačné účely.

Definuje tento účet ako kontrolný účet. Kontrolné účty sú prepojené s obchodnými partnermi a odrážajú ich aktivity vo finančných výkazoch. Ako kontrolné účty môžu byť definované len účty definované v hlavných úrovniach Aktíva a Pasíva. Kontrolné účty sa v účtovej osnove zobrazia zelenou farbou.

Toto zaškrtávacie pole sa zobrazí v prvých troch úrovniach, ktoré zahŕňajú súvahové účty a definuje účet ako peňažný účet.

Výkazy cash flow sa vzťahujú len na peňažné účty. SAP Business One definuje ako peňažné účty nasledovné: Pokladničná hotovosť a bankové účty (bežné a krátkodobé vklady).

Definuje účet ako indexovaný.

SAP Business One preceňuje len indexované účty, keď vykonáva ocenenia účtovných závierok na index. Indexy sú definované v časti  Administrácia Menové kurzy a indexy .

Vyberte toto pole pre firmy, ktorých definovaná mena nie je firemná mena.

Výber tohto poľa vám umožní:

Zadajte účty hlavnej knihy, ktoré sú relevantné pre cash flow. Cieľom procesu priradenia je vygenerovať výkaz cash flow.

V prípade potreby označte začiarkavacie pole, aby ste nastavili účet hlavnej knihy ako relevantný pre projekt. V prípade potreby môžete ďalej vybrať (Výber zo zoznamu) a v okne Zoznam projektov vybrať štandardný projekt.

Status začiarkavacieho poľa a pole štandardného projektu môžete kedykoľvek zmeniť.

V prípade potreby označte jedno alebo viacero začiarkavacích polí, aby ste nastavili účet hlavnej knihy ako relevantný pre pravidlá rozdelenia príslušných dimenzií. V prípade potreby môžete ďalej vybrať (Výber zo zoznamu) a v okne Zoznam pravidiel rozdelenia vybrať štandardné pravidlo rozdelenia pre príslušnú dimenziu.

Status začiarkavacieho poľa a pole štandardného pravidla rozdelenia môžete kedykoľvek zmeniť.

Otvorí okno Detaily účtu hl. knihy, v ktorom môžete definovať a pridať viac informácií týkajúcich sa účtu.

Zadajte úroveň štruktúry účtov, ktoré sa majú exportovať pomocou rozhrania GB.

Zadajte mernú jednotku.

Zadajte status zostatku: Na strane Dal alebo na strane Má dať.

Účet hlavnej knihy je predmetom precenenia účtov hl. knihy.

Toto pole sa zobrazí len vtedy, keď sa vyberie Precen.podľa indexu. Zadajte účet hlavnej knihy pre zaznamenanie transakcie rozdielov z precenenia.

Výkaz DPH posudzuje transakcie týkajúce sa tohto účtu ako nepodliehajúce DPH.

Obsahuje transakcie spojené s týmto účtom vo výkaze preddavkov dane z príjmu právnickych osôb z obratu.

Začiarknutie poľa udáva, že účet hlavnej knihy je relevantný pre výkaz PCN874. Transakcie, ktoré sa týkajú tohto účtu hlavnej knihy, sú potom zahrnuté do výkazu.

Štandardne je pole začiarknuté pre všetky existujúce a nové aktívne účty typu Predaj a Náklady.