Definovanie oprávnení 
Systém SAP Business One je vybavený komplexnými možnosťami oprávnení, ktoré je možné prispôsobiť potrebám každého používateľa. Počas fázy implementácie by mal správca systému navrhnúť stratégiu oprávnení, aby sa zabránilo neoprávnenému prístupu do databázy. Priradením správneho oprávnenia je možné obmedziť zmeny polí dokladov.
Aby sa zabezpečilo, že prístup k dátam je monitorovaný, musia sa uskutočniť určité opatrenia. Používatelia, ktorí v hlavnej knihe nemajú oprávnenie na prístup do denníka dokladov, ale majú prístup k účtovným zápisom, môžu pomocou tlačidiel pre dátové záznamy prehľadávať databázu a zobrazovať doklady. Týmto spôsobom môžu zobraziť iné zápisy, aj keď nemajú oprávnenie na zobrazenie zoznamov, napríklad v denníku dokladov.
Každému používateľovi by ste mali prideliť oprávnenie podľa jeho aktuálnej roly a kompetencií. Systém SAP Business One poskytuje nasledovné možnosti oprávnení:
Kompletné oprávnenie: Používateľ môže zobrazovať a meniť dáta pre danú funkciu.
Len čítací prístup: Používateľ môže dáta iba zobrazovať, nemôže ich však meniť.
Táto možnosť je zameraná len na dáta, nie je k dispozícii pre funkcie vyžadujúce používateľské operácie (napríklad, odstraňovanie obchodných partnerov).
Žiadne oprávnenie: Používateľ nemá prístup k danej funkcii.
Pokyn
Superpoužívateľ má kompletné oprávnenia pre všetky funkcie a tieto oprávnenia nie je možné meniť.
Oprávnenia každého používateľa sú zobrazené v okne Oprávnenia. Rôzne oprávnenia sa zobrazia pre moduly so zmiešanými oprávneniami, ako je napr. kompletné oprávnenie pre niektoré podmoduly a oprávnenie len na čítanie pre iné podmoduly.
Predpoklady
Ste superpoužívateľ.
V systéme ste vytvorili bežných používateľov.
Priradili ste používateľov k vhodným skupinám oprávnení. Ďalšie informácie nájdete v časti Definovanie skupín oprávnení.
Postup
V SAP Business One Hlavné menu zvoľte
Administrácia 
Inicializácia systému Oprávnenia Všeobecné oprávnenia 
. Otvorí sa okno Oprávnenia.Na záložke Skupiny oprávnení okna Oprávnenia definujte oprávnenia pre každú skupinu oprávnení.
Oprávnenia každej skupiny oprávnení sa automaticky použijú pre všetkých používateľov v skupine.
Na záložke Používatelia presne prispôsobte oprávnenia každého používateľa, aby ste zaistili vhodné účinné oprávnenia pre všetky položky oprávnenia.
[Panama] Ak chcete skryť niektoré dáta pomocou kódovania, začiarknite pole Použitie kódovania, a potom zvoľte tlačidlo Kódovacia tabuľka. V zobrazenom okne Kódovacia tabuľka zadajte znaky, ktoré sa majú zobraziť namiesto číslic. Uložte zmeny kliknutím na tlačidlo OK. Ďalšie informácie nájdete v časti Kódovacia tabuľka: Panama.
Kliknutím na tlačidlo Aktualizácia uložíte zmeny v okne Oprávnenia.
Pokyn
Ak chcete pre určitú funkciu prideliť používateľovi úplné oprávnenie alebo oprávnenie len na čítanie, uistite sa, že ste používateľovi priradili vhodnú licenciu. V opačnom prípade nie je nastavenie oprávnenia účinné.