Po zdefiniowaniu kodu konta KG każde konto KG można sklasyfikować jako Konto nadrzędne lub Konto aktywne. Konto aktywne zawiera księgowania transakcji. Konto nadrzędne grupuje wszystkie aktywne konta, które są względem niego podrzędne.

Aby możliwe było podsumowanie konta aktywnego na poziomie konta nadrzędnego w raportach finansowych, konto aktywne musi być przypisane zgodnie z hierarchią planu kont.

Konta nadrzędne i aktywne można odróżniać na podstawie koloru tekstu: w kontach nadrzędnych jest to kolor niebieski, a w kontach aktywnych kolor zielony lub czarny. Konta zielone to konta zbiorcze lub konta, które zostały zdefiniowane jako domyślne konta KG na potrzeby automatycznego księgowania transakcji w SAP Business One. Konta czarne to takie konta aktywne, które nie zostały wybrane podczas określania kont KG ani jako konta zbiorcze.

Należy wprowadzić kod alfanumeryczny zawierający do 15 znaków (litery, cyfry lub ich połączenie) dla konta.

Należy określić nazwę konta do 100 znaków.

Należy zdefiniować dodatkowy kod w związku z koniecznością sortowania. Dodatkowy numer ma znaczenie jedynie informacyjne, pozwala na uszczegółowienie zapytań (skonfigurowane raporty).

Waluta konta jest walutą, w której są rejestrowane wszystkie zapisy księgowe na koncie. Domyślnie zdefiniowana jest wielowalutowosć.

Konto wielowalutowe jest kontem, na którym transakcje są księgowane w walucie obcej, ale w przypadku którego saldo konta w walucie obcej nie ma znaczenia. Zapisy księgowe można zatem wykonywać w różnych walutach.

W przypadku współpracy z firmami mającymi siedziby w wielu krajach i wykorzystywania jednego konta przychodów należy zdefiniować to konto jako wielowalutowe.

Jeżeli waluta konta jest zdefiniowana jako waluta obca, wszystkie księgowania dokonywane na tym koncie będą rejestrowane w obu walutach – w lokalnej (wymaganej prawnie) oraz w ustalonej walucie obcej.

Po zdefiniowaniu konta w walucie obcej oraz zarejestrowaniu na nim transakcji zmiana waluty już jest niemożliwa, podobnie jak wykonanie transakcji w innej walucie niż ustalona.

Konta zdefiniowane jako konta w walucie obcej są zwykle kontami banku itp.

Konto waluty obcej ma dwa salda: saldo waluty lokalnej oraz saldo waluty konta.

Definiowane są odpowiednie konta jako poufne, co uniemożliwia nieupoważnionym użytkownikom (zgodnie ze zdefiniowanymi pozwoleniami) korzystanie z nich lub przegląd działań w systemie.

Należy zdefiniować poziom konta.

Liczba poziomów w planie kont może być zależna od lokalizacji i stosowanych praktyk biznesowych. W niektórych krajach obowiązują konkretne liczby poziomów.

Saldo konta, po zapisaniu różnych zapisów księgowych, jest wyświetlane w walucie zdefiniowanej dla konta.

Konto można zdefiniować jako konto przychodów, jako konto wydatków lub jako konto innego rodzaju („inne“).

Pole to służy tylko dla celów informacyjnych.

Dzięki tej opcji konto jest definiowane jako konto zbiorcze. Konto zbiorcze jest połączone z partnerami handlowymi i odzwierciedla ich działania w raportach finansowych. Tylko konta zdefiniowane na poziomach Zasoby i Zobowiązania mogą być zdefiniowane jako konta zbiorcze. Konta zbiorcze są wyświetlane w planie kont na zielono.

To pole wyboru pojawia się na trzech pierwszych poziomach głównych, które obejmują konta bilansowe i definiuje konto jako konto środków pieniężnych.

Sprawozdania przepływu środków pieniężnych odnoszą się tylko do kont środków pieniężnych. System SAP Business One definiuje następujące konta jako konta środków pieniężnych: środki pieniężne i konta bankowe (depozyty bieżące i krótkoterminowe)

Definiuje konto jako indeksowane.

SAP Business One dokonuje przeliczenia tylko indeksowanych kont podczas wykonywania wyceny sprawozdań finansowych Indeksy są zdefiniowane w obszarze  Administracja Kursy walutowe i indeksy .

Wybór tego okna ma znaczenie dla przedsiębiorstw, w przypadku których zdefiniowana waluta jest inna niż lokalna.

Wybór tego okna umożliwia:

Należy określić konta KG, które są istotne dla przepływu środków pieniężnych. Celem procesu przypisywania jest wygenerowanie raportu przepływu środków pieniężnych.

W razie potrzeby należy zaznaczyć to pole wyboru, aby ustawić konto KG jako istotne dla projektu. W razie potrzeby można następnie wybrać opcję (Wybierz z listy), a w oknie Lista projektów wybrać domyślny projekt.

Status tego pola wyboru i pola domyślnego projektu można zmienić w dowolnym momencie.

W razie potrzeby należy zaznaczyć jedno lub większą liczbę pól wyboru, aby ustawić konto KG jako istotne dla reguł rozdziału odpowiednich wymiarów. W razie potrzeby można następnie wybrać opcję (Wybierz z listy), a w oknie Lista reguł rozdziału wybrać domyślną regułę rozdziału dla odpowiedniego wymiaru.

Status tego pola wyboru i pola domyślnej reguły rozdziału można zmienić w dowolnym momencie.

Proszę otworzyć okno Szczegóły konta KG, w którym możliwe jest zdefiniowanie i dodanie dodatkowych informacji odnośnie konta.

Tutaj należy określić poziom struktury konta do wyeksportowania wg interfejsu GB.

Określa jednostkę miary.

Należy określić status salda: Ma/Wn.

Konto KG podlega przeliczeniu kont KG.

To pole pojawia się tylko po zaznaczeniu opcji Przelicz. wg indeksu. Określa konto KG do celów rejestracji transakcji przeszacowania.

Rejestr VAT bierze pod uwagę transakcje odnoszące się do tego konta jako zwolnienia z podatku.

Obejmuje transakcje powiązane z tym kontem w raporcie Zaliczki na poczet podatku CIT od sprzedaży.

Zaznaczenie tego pola wyboru wskazuje, że konto KG jest uwzględniane w raporcie PCN874. Transakcje obejmujące to konto KG są następnie uwzględniane w raporcie PCN874.

Domyślnie pole wyboru jest zaznaczone dla wszystkich istniejących i nowych aktywnych kont typu Sprzedaż oraz Koszty.