Proces zatwierdzania 
Procedury zatwierdzania są stosowane w firmach, w których standardowa procedura pracy wymagają zatwierdzenia przez menedżera lub przełożonego w celu wygenerowania określonych dokumentów, na przykład zleceń zakupu. Menedżer definiuje etapy procesu zatwierdzania oraz stosowane szablony; uwzględniane są następujące informacje:
Dokumenty pracownika wymagają zatwierdzenia.
Pracownicy mogą autoryzować dokumenty.
Dokumenty są częścią procesu zatwierdzania.
Proces zatwierdzania dokumenty rozpoczyna się z chwilą, gdy pracownik (osoba, która utworzyła dokument) dodaje dokument jako dokument tymczasowy do aplikacji SAP Business One. Żądanie zatwierdzenia jest wysyłane jako komunikat wewnętrzne do menedżera lub starszego członka (osoby autoryzującej), który ma zatwierdzić dokument (zgodnie z definicjami w aplikacji SAP Business One). Te komunikaty wewnętrzne obsługują proces zatwierdzania i informują osoby tworzące dokumenty oraz osoby dokonujące autoryzacji o statusie dokumentu oraz wszelkich zmianach.
Proces zatwierdzania dokumentu kończy się z chwilą, gdy osoba, która utworzyła dokument, otrzymuje ostateczne zatwierdzenie i dodaje dokument jako normalny.
Proces
Menedżer identyfikuje procesy zatwierdzania wymagane przez firmę.
Po utworzeniu dokumentu, który podlega procesowi zatwierdzania:
Osoba, która utworzyła komunikat informujący o konieczności zatwierdzenia dokumentu przed jego zapisaniem jako dokument normalny.
Dokument jest zapisywany jako tymczasowy.
UwagaGdy dokument tymczasowy zostanie otwarty, jego status zostanie wyświetlony w nagłówku okna.
Koniec notyOsoba dokonująca autoryzacji otrzymuje komunikat o konieczności zatwierdzenia dokumentu tymczasowego.
Zatwierdzający może zatwierdzić lub odrzucić dokument w oknie Przegląd komunikatów/alarmów, wyświetlając poszczególne komunikaty.
UwagaJeśli szablon zatwierdzania składa się z dwu etapów, przy czym różnią się one osobą zatwierdzającą dokument, jedna z osób zatwierdzających może odrzucić dokument ponownie po zapamiętaniu kopii tymczasowej już jako normalnego dokumentu. Dwie osoby zatwierdzające mają ten sam poziom uprawnień. Kolejność, w jakiej etapy są wymienione w szablonie zatwierdzania, nie oznacza, że decyzja którejkolwiek z tych osób ma pierwszeństwo przed decyzją drugiej.
Koniec noty
Jeśli dokument zostanie:
Zatwierdzony, osoba, która utworzyła dokument, otrzymuje odpowiedni komunikat. Użytkownik, który utworzył dokument, może następnie skonwertować zatwierdzony dokument tymczasowy na normalny. Funkcja ta jest dostępna również w ramach komunikatu, z poziomu którego użytkownik (zarówno osoba, która utworzyła dokument, jak i osoba, która dokonuje autoryzacji) może otworzyć dokument i zapisać go jako dokument normalny.
Odrzucony, osoba, która utworzyła dokument, otrzymuje odpowiedni komunikat. W tym przypadku dokument tymczasowy nie może zostać przekształcony w normalny dokument. Można go usunąć lub anulować, ale dopiero po anulowaniu procedury autoryzacji.
UwagaOsoba, która utworzyła dokument, może dokonać w nim modyfikacji po jego odrzuceniu. Jeśli zmieniony dokument nadal wymaga procedury zatwierdzenia, aplikacja inicjuje nową procedurę zatwierdzania, zaś osoby dokonujące zatwierdzeń otrzymują odpowiednie komunikaty. W przeciwnym wypadku użytkownik może skonwertować dokument tymczasowy na normalny.
Koniec notyPo anulowaniu procedury zatwierdzania przez osobę zatwierdzającą podczas realizacji etapu zatwierdzania, osoba wystawiająca dokument otrzymuje odpowiednią wiadomość. W tym przypadku dokument tymczasowy nie może zostać przekształcony w normalny dokument.
W przypadku anulowania etapu autoryzacji i ponownego uruchomienia procedury autoryzacji w późniejszym czasie, tzn. ponownego utworzenia etapu autoryzacji, osoba wystawiająca dokument otrzymuje odpowiedni komunikat. Do każdej wiadomości można dołączyć dodatkowe uwagi dotyczące procedury zatwierdzania.
Ponadto dostępne są dwa raporty umożliwiające uprawnionym użytkownikom monitorowanie i przetwarzanie wszystkich dokumentów tymczasowych podlegających w danym momencie procedurze zatwierdzania. Jeden z tych raportów jest przeznaczony głównie dla użytkowników tworzących dokumenty (jest to Raport statusu zatwierdzania), drugi zaś dla osób dokonujących autoryzacji (jest to Raport zatwierdzeń).