Berechtigungen festlegen 
SAP Business One ist mit einem umfassenden Berechtigungskonzept ausgestattet, das benutzerspezifisch angepasst werden kann. Während der Implementierungsphase muss der Systemadministrator ein Berechtigungskonzept entwerfen, um den unbefugten Zugriff auf die Datenbank zu verhindern. Durch die Zuordnung der richtigen Berechtigung können Änderungen an Belegfeldern eingeschränkt werden.
Es müssen einige Vorkehrungen getroffen werden, um sicherzustellen, dass der Zugriff auf die Daten überwacht wird. Im Hauptbuch können Benutzer, die keine Berechtigung für das Belegjournal, jedoch für Journalbuchungen haben, die Drucktasten der Datensätze verwenden, um durch die Datenbank zu blättern und Belege anzusehen. So können sie andere Einträge anzeigen, sind allerdings nicht berechtigt, Listen anzuzeigen (wie z. B. im Belegjournal).
Jedem Benutzer sollten Berechtigungen entsprechend seiner Rolle und seinen Zuständigkeiten erteilt werden. In SAP Business One stehen folgende Berechtigungsoptionen zur Verfügung:
Volle Berechtigung: Der Benutzer kann Daten für die betreffende Funktion anzeigen und ändern.
Nur Lesezugriff: Der Benutzer kann Daten nur anzeigen und nicht ändern.
Diese Option zielt nur auf Daten ab und ist daher nicht für Funktionen verfügbar, die Benutzeroperationen erfordern (z. B. das Entfernen von Geschäftspartnern).
Keine Berechtigung: Der Benutzer kann auf diese Funktion nicht zugreifen.
Hinweis
Ein Superuser besitzt die vollen Berechtigungen für alle Funktionen. Diese Berechtigungen können nicht geändert werden.
Alle Benutzerberechtigungen werden im Fenster Berechtigungen angezeigt. Verschiedene Berechtigungen wird für Module angezeigt, für die gemischte Berechtigungen gelten, wie z. B. volle Berechtigung für einige Untermodule und Lesezugriff für andere Untermodule.
Voraussetzungen
Sie sind Superuser.
Sie haben normale Benutzer im System angelegt.
Sie haben die Benutzer den geeigneten Berechtigungsgruppen zugeordnet. Weitere Informationen finden Sie unter Berechtigungsgruppen definieren.
Vorgehensweise
Wählen Sie im Hauptmenü von SAP Business One
Administration 
Systeminitialisierung Berechtigungen Allgemeine Berechtigungen 
. Sie gelangen auf das Fenster Berechtigungen.Definieren Sie im Fenster Berechtigungen auf der Registerkarte Berechtigungsgruppen die Berechtigungen für die einzelnen Berechtigungsgruppen.
Die Berechtigungen einer Berechtigungsgruppe werden automatisch auf alle Benutzer in dieser Gruppe angewendet.
Auf der Registerkarte Benutzer können Sie Feineinstellungen der Berechtigungen der einzelnen Benutzer vornehmen, um für alle Berechtigungselemente die geeigneten effektiven Berechtigungen sicherzustellen.
[Panama] Um bestimmte Daten mittels Verschlüsselung auszublenden, markieren Sie das Ankreuzfeld Verschlüsselung verwenden und wählen die Drucktaste Verschlüsselungstabelle. Geben Sie im daraufhin angezeigten Fenster Verschlüsselungstabelle die Zeichen an, die anstelle von Ziffern angezeigt werden sollen. Wählen Sie OK, um die Änderungen zu sichern. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Verschlüsselungstabelle: Panama.
Wählen Sie die Drucktaste Aktualisieren, um die Änderungen im Fenster Berechtigungen zu sichern.
Hinweis
Wenn Sie einem Benutzer für eine bestimmte Funktion die volle Berechtigung oder nur Lesezugriff erteilen, stellen Sie sicher, dass dem Benutzer eine geeignete Lizenz zugeordnet ist. Andernfalls ist die Berechtigungseinstellung nicht effektiv.