Para utilizar SAP Business One mais eficientemente, logo que tenham sido definidas as autorizações para o usuário, pode copiar este perfil de autorização para outro usuário. Por exemplo, ao copiar um perfil de autorização, pode conceder as mesmas autorizações a todos os empregados que trabalhem no mesmo departamento.

SAP Business One está equipado com uma capacidade abrangente de autorizações que pode ser adaptada a cada usuário. Durante a fase de implementação, o administrador do sistema deve conceber uma política de autorizações para evitar o acesso não autorizado à base de dados.

Observe que as modificações do histórico do usuário e as configurações de autorização não são registradas. Todas as modificações de customizing (configuração do sistema) e das configurações do usuário têm de ser documentadas manualmente. Uma vez que as modificações de parâmetros do sistema fazem parte do sistema de monitorização interno, estas também têm que ser documentadas. A documentação pode assumir a forma de uma simples impressão do conteúdo da tabela ou capturas de tela.

Deverão ser tomadas determinadas precauções para garantir que o acesso aos dados seja monitorado. Na Conta contábil, os usuários sem autorização para acessar ao diário, mas com autorização para lançamentos contábeis manuais, podem utilizar os botões de registro de dados para se deslocarem pelo banco de dados e visualizarem os documentos. Desta forma, os usuários podem exibir outras entradas, mesmo que não estejam autorizados a exibir listas, por exemplo, no relatório do diário.

Atribuindo-se a autorização correta, é possível restringir as modificações dos campos de documento. Isto não se aplica a usuários que tenham sido definidos como superusuários.