Διαδικασία Έγκρισης 
Η διαδικασία έγκρισης χρησιμοποιείται σε εταιρίες στις οποίες η συνήθης εργασιακή διαδικασία απαιτεί έγκριση από διευθυντή ή ανώτερο στέλεχος, ώστε να μπορούν οι εργαζόμενοι να δημιουργούν ορισμένα παραστατικά, όπως για παράδειγμα εντολές αγοράς. Ο διευθυντής ορίζει τα στάδια της διαδικασίας έγκρισης και τα χρησιμοποιούμενα πρότυπα, στα οποία περιλαμβάνονται τα εξής:
Τα παραστατικά των εργαζομένων απαιτούν έγκριση.
Οι εργαζόμενοι μπορούν να εγκρίνουν παραστατικά.
Τα παραστατικά αποτελούν μέρος της διαδικασίας έγκρισης.
Η διαδικασία έγκρισης ενός παραστατικού ξεκινάει όταν ένας εργαζόμενος (ο οποίος είναι ο εκδότης του παραστατικού) προσθέτει το παραστατικό ως προσχέδιο στο SAP Business One. Μια αίτηση για έγκριση αποστέλλεται μέσω εσωτερικού μηνύματος στον διευθυντή ή στο ανώτερο στέλεχος (υπεύθυνος εξουσιοδότησης) που πρέπει να εγκρίνει το παραστατικό (σύμφωνα με τους ορισμούς του SAP Business One). Αυτά τα εσωτερικά μηνύματα υποστηρίζουν τη διαδικασία έγκρισης, ενημερώνοντας τους εκδότες και τους υπεύθυνους εξουσιοδότησης για την κατάσταση του παραστατικού και τυχόν αλλαγές.
Η διαδικασία έγκρισης ενός παραστατικού ολοκληρώνεται αφού ο εκδότης λάβει μια τελική έγκριση και προσθέσει το παραστατικό ως κανονικό παραστατικό.
Επεξεργασία
Ο διευθυντής αναγνωρίζει τις διαδικασίες έγκρισης που απαιτούνται από την εταιρία.
Όταν ένα παραστατικό δημιουργείται, υπόκειται σε διαδικασία έγκρισης.
Ο εκδότης λαμβάνει ένα μήνυμα που υποδεικνύει ότι απαιτείται έγκριση πριν την αποθήκευση του παραστατικού ως κανονικού παραστατικού.
Το παραστατικό αποθηκεύεται ως προσχέδιο.
ΣημείωσηΌταν το πρόχειρο παραστατικό εμφανίζεται, η κατάστασή του φαίνεται στην κεφαλίδα του παραθύρου.
Τέλος σημείωσης.Ο υπεύθυνος εξουσιοδότησης λαμβάνει ένα μήνυμα που υποδεικνύει ότι το πρόχειρο παραστατικό απαιτεί έγκριση.
Ο υπεύθυνος εξουσιοδότησης μπορεί να εγκρίνει ή να απορρίψει το παραστατικό από το παράθυρο Επισκόπηση Μηνυμάτων/Προειδοποιήσεων, προβάλλοντας κάθε μήνυμα.
ΣημείωσηΑν το πρότυπο έγκρισης έχει δύο στάδια με διαφορετικούς υπεύθυνους εξουσιοδότησης, αλλά και οι δύο υπεύθυνοι εξουσιοδότησης έχουν ήδη εγκρίνει το παραστατικό, είτε ένας από τους υπευθύνους μπορεί να απορρίψει το παραστατικό πάλι πριν αποθηκευτεί το προσχέδιο ως κανονικό παραστατικό. Οι δύο υπεύθυνοι εξουσιοδότησης έχουν το ίδιο επίπεδο εξουσιοδότησης. Η σειρά εμφάνισης των σταδίων, στο πρότυπο έγκρισης, δεν σημαίνει ότι η απόφαση του ενός υπεύθυνου έγκριση είναι σπουδαιότερη από την απόφαση του άλλου.
Τέλος σημείωσης.
Εάν το παραστατικό:
Εγκριθεί, ο εκδότης του παραστατικού λαμβάνει ένα κατάλληλο μήνυμα. Ο εκδότης μπορεί τότε να μετατρέψει το εγκεκριμένο προσχέδιο σε κανονικό παραστατικό. Αυτή η λειτουργία είναι επίσης διαθέσιμη μέσα στο μήνυμα, όπου ο εκδότης ή ο υπεύθυνος εξουσιοδότησης μπορεί να ανοίξει το βασικό παραστατικό και έπειτα να το αποθηκεύσει ως κανονικό παραστατικό.
Απορριφθεί, ο εκδότης του παραστατικού λαμβάνει ένα κατάλληλο μήνυμα. Σε αυτή την περίπτωση, το πρόχειρο παραστατικό δεν μπορεί να μετατραπεί σε κανονικό παραστατικό. Το πρόχειρο παραστατικό μπορεί να διαγραφεί ή να ακυρωθεί, αλλά πρώτα η διαδικασία έγκρισης πρέπει να ακυρωθεί.
ΣημείωσηΟ εκδότης μπορεί να τροποποιήσει ένα παραστατικό που απορρίφθηκε. Εάν το τροποποιημένο παραστατικό εξακολουθεί να βρίσκεται σε διαδικασία έγκρισης, η εφαρμογή εκκινεί μια νέα διαδικασία έγκρισης και οι υπεύθυνοι εξουσιοδότησης που πρέπει να εγκρίνουν το παραστατικό, λαμβάνουν ένα μήνυμα. Διαφορετικά, ο χρήστης μπορεί να μετατρέψει το προσχέδιο σε κανονικό παραστατικό.
Τέλος σημείωσης.Εάν ένας υπεύθυνος έγκρισης ακυρώνει τη διαδικασία έγκρισης κατά τη διάρκεια του σταδίου έγκρισης, ο εκδότης του παραστατικού λαμβάνει ένα κατάλληλο μήνυμα. Σε αυτή την περίπτωση, το πρόχειρο παραστατικό δεν μπορεί να μετατραπεί σε κανονικό παραστατικό.
Εάν ένα βήμα έγκρισης ακυρώθηκε και η διαδικασία έγκρισης επανεκκινήθηκε σε επόμενη χρονική στιγμή, δηλαδή, το βήμα έγκρισης δημιουργείται πάλι, ο εκδότης του παραστατικού λαμβάνει ένα κατάλληλο μήνυμα. Παρατηρήσεις μπορούν να προστεθούν σε κάθε μήνυμα για να παρέχουν πρόσθετες πληροφορίες σχετικά με τη διαδικασία έγκρισης.
Δύο διαθέσιμες αναφορές επιτρέπουν σε εξουσιοδοτημένους χρήστες να παρακολουθούν και να επεξεργάζονται όλα τα πρόχειρα παραστατικά που υπόκεινται προς το παρόν στη διαδικασία έγκρισης στο σύστημα. Μια από αυτές τις αναφορές προορίζεται κυρίως για τον εκδότη του παραστατικού, δηλαδή η Αναφορά Κατάστασης Έγκρισης και η άλλη για τον υπεύθυνο εξουσιοδότησης, δηλαδή η Αναφορά Απόφασης Έγκρισης.