Για να χρησιμοποιείτε το SAP Business One πιο αποτελεσματικά, όταν καθοριστούν εξουσιοδοτήσεις για ένα χρήστη, αυτό το προφίλ εξουσιοδότησης μπορεί να αντιγραφεί σε άλλο χρήστη. Για παράδειγμα, όταν αντιγράφεται ένα προφίλ εξουσιοδότησης, τα ίδια δικαιώματα μπορούν να χορηγηθούν σε όλους τους υπαλλήλους που εργάζονται στο ίδιο τμήμα.

Το SAP Business One διαθέτει ένα πλήρες σύστημα εξουσιοδοτήσεων που μπορεί να προσαρμοστεί σε κάθε χρήστη. Κατά τη διάρκεια της φάσης υλοποίησης, ο διαχειριστής συστήματος πρέπει να σχεδιάσει μια πολιτική εξουσιοδότησης, για να αποτρέπει τυχόν μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση στη βάση δεδομένων.

Προσοχή: Οι αλλαγές στο ιστορικό για ρυθμίσεις εξουσιοδότησης και χρήστη δεν καταχωρίζονται. Οποιαδήποτε αλλαγή στις ρυθμίσεις χρήστη και προσαρμογής (διαμόρφωση συστήματος) πρέπει να τεκμηριώνεται μη αυτόματα. Εφόσον οι αλλαγές στις παραμέτρους του συστήματος αποτελούν μέρος του συστήματος εσωτερικής παρακολούθησης, πρέπει επίσης να τεκμηριώνονται. Η τεκμηρίωση μπορεί να έχει τη μορφή απλής εκτύπωσης περιεχομένων πίνακα ή στιγμιοτύπων.

Θα πρέπει να ληφθούν ορισμένα μέτρα, ώστε να εξασφαλιστεί ότι η πρόσβαση στα δεδομένα παρακολουθείται. Στο Γενικό καθολικό, οι χρήστες που δεν έχουν εξουσιοδότηση για το ημερολόγιο παραστατικών, αλλά έχουν εξουσιοδότηση για τις καταχωρίσεις ημερολογίου, μπορούν να χρησιμοποιήσουν τα πλήκτρα εγγραφής δεδομένων για να μετακινηθούν στη βάση δεδομένων και να προβάλουν παραστατικά. Με αυτόν τον τρόπο, μπορούν να εμφανίσουν άλλες καταχωρίσεις, ακόμα και αν δεν έχουν εξουσιοδότηση για την εμφάνιση καταλόγων, για παράδειγμα, στο ημερολόγιο παραστατικών.

Όταν αντιστοιχίζεται η σωστή εξουσιοδότηση, μπορούν να περιοριστούν οι αλλαγές στα πεδία παραστατικών. Αυτό δεν ισχύει για χρήστες που ορίστηκαν ως superusers.