Om du vill effektivisera arbetet kan du kopiera en behörighetsprofil till en annan användare när du har definierat behörigheter för en användare. Du kan till exempel tilldela alla användare som arbetar på samma avdelning samma behörigheter genom att kopiera en behörighetsprofil.

SAP Business One innehåller en heltäckande behörighetsfunktion som kan anpassas för alla slags användare. Under implementeringsfasen bör systemadministratören ta fram en behörighetspolicy för att förhindra obehörig åtkomst till databasen.

Lägg märke till att ändringar i historiken över användar- och behörighetsinställningar inte registreras. Eventuella ändringar av anpassningar (systemkonfiguration) och användarinställningar måste dokumenteras manuellt. Eftersom ändringar av systemparametrar är en del av det interna övervakningssystemet måste de också dokumenteras. Dokumentationen kan ske i form av enkla utskrifter av tabellinnehåll eller skärmdumpar.

Vissa försiktighetsåtgärder bör vidtas, för att garantera att åtkomsten till uppgifterna övervakas. I huvudboken kan användare som inte har behörighet till dokumentjournalen, men som har behörighet att göra journalbokningar, använda datapostknapparna för att bläddra i databasen och visa dokument. Det innebär att de kan visa andra poster trots att de saknar behörighet att visa listor, till exempel dokumentjournalen.

Genom att tilldela rätt behörighet kan du begränsa att ändringar görs i dokumentfält. Det gäller dock inte användare som är definierade som superusers.