Goedkeuringsproces 
Een goedkeuringsproces wordt gebruikt in bedrijven waarbij volgens de standaardwerkmethode goedkeuring vereist is van een manager of een ervaren werknemer voordat werknemers bepaalde documenten, bijvoorbeeld bestellingen, kunnen genereren. De manager definieert de niveaus van het goedkeuringsproces en de gebruikte sjablonen. Hierbij is inbegrepen welke:
documenten van werknemers goedkeuring vereisen;
werknemers documenten kunnen goedkeuren;
documenten onderdeel zijn van het goedkeuringsproces.
Het goedkeuringsproces van een document begint als een werknemer (die de auteur van het document is) het document in SAP Business One als een concept toevoegt. Er wordt via een interne melding een goedkeuringsverzoek verzonden aan de manager of een ervaren werknemer (fiatteur) die is vereist om het document goed te keuren (volgens de definities in SAP Business One). Deze interne meldingen ondersteunen het goedkeuringsproces door auteurs en fiatteurs op de hoogte te stellen van de documentstatus en eventuele wijzigingen.
Het goedkeuringsproces van een document eindigt als de auteur definitieve goedkeuring ontvangt en het document als een regulier document toevoegt.
Proces
Een manager identificeert de goedkeuringsprocessen die in het bedrijf zijn vereist.
Als een document wordt gecreëerd dat onderhevig is aan het goedkeuringsproces, gebeurt het volgende:
De auteur ontvangt een melding die aangeeft dat goedkeuring is vereist voordat het document kan worden opgeslagen als een regulier document.
Het document wordt als een concept opgeslagen.
OpmerkingAls het conceptdocument wordt weergegeven, wordt de status weergegeven in de vensterkop.
Einde van SAP NoteDe auteur ontvangt een melding die aangeeft dat voor een conceptdocument goedkeuring is vereist.
De fiatteur kan het document goedkeuren of afwijzen in het venster Overzicht meldingen/alerts door elke melding weer te geven.
OpmerkingAls een goedkeuringssjabloon twee niveaus heeft met verschillende fiatteurs en beide fiatteurs een document hebben goedgekeurd, kan elk van beide fiatteurs het document opnieuw afwijzen voordat het concept wordt opgeslagen als een regulier document. De beide fiatteurs hebben hetzelfde bevoegdheidsniveau. De volgorde waarin de niveaus voorkomen in het goedkeuringssjabloon betekent niet dat het besluit van de ene fiatteur zwaarder weegt dan het besluit van de andere.
Einde van SAP Note
Als het document wordt:
goedgekeurd, ontvangt de auteur van het document hierover een melding. De auteur kan het goedgekeurde concept vervolgens omzetten in een regulier document. De functie is ook beschikbaar in de melding, waarin de auteur of fiatteur het onderliggende document kan openen en vervolgens kan opslaan als een regulier document.
afgewezen, ontvangt de auteur van het document hierover een melding. Het concept kan in dat geval niet worden omgezet in een regulier document. Het conceptdocument kan worden verwijderd of geannuleerd. Eerst moet dan echter de goedkeuringsmethode worden afgebroken.
OpmerkingDe auteur kan een afgewezen document corrigeren. Als het gecorrigeerde document nog steeds onderhevig is aan een goedkeuringsmethode, wordt de nieuwe goedkeuringsmethode geïnitieerd. De fiatteurs die het document moeten goedkeuren, ontvangen een melding. Anders kan de gebruiker het goedgekeurde concept omzetten in een regulier document.
Einde van SAP NoteAls een fiatteur de goedkeuringsmethode op een bepaald goedkeuringsniveau afbreekt, ontvangt de auteur van het document hierover een melding. Het concept kan in dat geval niet worden omgezet in een regulier document.
Als een goedkeuringsstap is afgebroken en de goedkeuringsmethode wordt op een later moment opnieuw gestart, waarbij de goedkeuringsstap dus opnieuw wordt gecreëerd, ontvangt de auteur van het document hierover een melding. In elke melding kunnen extra opmerkingen over de goedkeuringsmethode worden opgenomen.
Er zijn twee verslagen beschikbaar aan de hand waarvan bevoegde gebruikers alle conceptdocumenten kunnen bewaken en verwerken waarvoor op dat moment een goedkeuringsproces wordt uitgevoerd. Het ene verslag is primair bedoeld voor de auteur van het document, namelijk het Verslag goedkeuringsstatus en het andere primair voor de fiatteur, namelijk het Goedkeuringsverslag.