Nel processo di acquisto si tenta di individuare la migliore offerta per le merci o i servizi richiesti. A tale scopo, si invia una richiesta d'offerta a vari fornitori affinché indichino i loro termini e condizioni, quali il prezzo o la data di consegna per la fornitura dei materiali o del servizio.

In tale richiesta di offerta a fornitore vengono specificati i dettagli relativi al materiale o al servizio, ad esempio, quantità, data richiesta e informazioni sul fornitore. Le offerte ricevute vengono poi comparate per determinare a quale fornitore verrà inviato l'ordine.

L'elaborazione delle offerte include generalmente i passi sotto indicati.