Procedura d'approvazione 
Le procedure d'approvazione vengono utilizzate nelle aziende in cui occorre che la procedura di lavoro standard sia approvata da un manager o da un socio senior affinché i dipendenti possano generare determinati documenti, ad esempio gli ordini d'acquisto. Il manager definisce i livelli della procedura di approvazione e i modelli utilizzati, compresa l'indicazione di quali:
documenti dei dipendenti richiedono l'approvazione
dipendenti possono approvare documenti
documenti rientrano nella procedura di approvazione.
La procedura di approvazione di un documento ha inizio quando un dipendente (che è l'autore del documento) aggiunge un documento come bozza in SAP Business One. Tramite un messaggio interno viene inviata una richiesta di approvazione al manager o al socio senior (approvatore) incaricato di approvare il documento (in base alle impostazioni definite in SAP Business One). Questi messaggi interni supportano la procedura di approvazione informando autori e approvatori sullo stato dei documenti e su eventuali modifiche.
La procedura di approvazione di un documento termina quando l'autore riceve l'approvazione finale e il documento viene aggiunto come documento standard.
Processo
Un manager identifica le procedure di approvazione richieste dall'azienda.
Quando viene creato un documento da sottoporre alla procedura di approvazione:
L'autore riceve un messaggio che indica che per poter salvare il documento come documento standard è necessaria un'approvazione.
Il documento viene salvato come bozza.
NotaQuando viene visualizzato il documento in bozza; il relativo stato è visualizzato nella testata della finestra.
Fine della notaL'approvatore riceve un messaggio che per un documento in bozza è richiesta l'approvazione.
L'approvatore può approvare o rifiutare il documento dalla finestra Messaggi/Riepilogo allarmi visualizzando ciascuno dei messaggi.
NotaSe un modello di approvazione presenta due livelli con approvatori diversi ed entrambi gli approvatori hanno già approvato un documento, ciascuno degli approvatori può rifiutare nuovamente il documento prima che la bozza venga salvata come documento standard. I due approvatori hanno lo stesso livello di autorizzazione. L'ordine in cui i livelli sono elencati nel modello di approvazione non indica che la decisione di uno degli approvatori ha la priorità su quella dell'altro.
Fine della nota
Se il documento è:
Approvato, l'autore del documento riceve un messaggio in merito e può quindi convertire la bozza approvata in un documento standard. Questa funzione è disponibile anche all'interno del messaggio, da cui l'autore o l'approvatore possono aprire il documento in questione e successivamente salvarlo come documento standard.
Rifiutato, l'autore del documento riceve un messaggio in merito. In questo caso, il documento in bozza non può essere convertito in un documento standard. Il documento in bozza potrà essere cancellato o annullato, purché venga prima interrotta la procedura di approvazione.
NotaL'autore può modificare un documento rifiutato. Se il documento modificato è ancora soggetto a una procedura di approvazione, questa viene avviata automaticamente e gli approvatori incaricati di approvare il documento ricevono un messaggio. Altrimenti, l'utente può convertire la bozza in un documento standard.
Fine della notaSe l'approvatore interrompe la procedura di approvazione durante un livello di approvazione, all'autore del documento viene inviato un messaggio in merito. In questo caso, il documento in bozza non può essere convertito in un documento standard.
Se una procedura di approvazione interrotta in una sua fase viene riavviata in un secondo tempo, ossia la fase di approvazione viene nuovamente creata, l'autore del documento riceve un messaggio in merito. A ciascun messaggio è possibile aggiungere osservazioni, per fornire ulteriori informazioni sulla procedura di approvazione.
Sono disponibili due reports che abilitano gli utenti autorizzati a monitorare ed elaborare tutti i documenti in bozza correntemente soggetti a procedura di approvazione nel sistema. Uno di questi reports, il Report Stato approvazione, è stato concepito innanzitutto per l'autore del documento; l'altro, il Report Documenti da approvazione, per l'approvatore.