Per utilizzare SAP Business One in modo più efficace, dopo aver definito le autorizzazioni per un utente è possibile copiare questo profilo di autorizzazione in un altro utente. Copiando un profilo di autorizzazione è possibile, ad esempio, concedere le stesse autorizzazioni a tutti i dipendenti che lavorano nello stesso reparto.

SAP Business One è dotato di una struttura di autorizzazione di tipo globale che può essere personalizzata per ogni singolo utente. Durante la fase di implementazione, l'amministratore di sistema dovrebbe sviluppare una politica di autorizzazione per impedire accessi non autorizzati al database.

Le modifiche dello storico della parametrizzazione utente e autorizzazione non vengono registrate. Tutte le modifiche apportate al customizing (configurazione di sistema) e alla parametrizzazione utente devono essere documentate manualmente. Poiché le modifiche dei parametri di sistema riguardano il sistema interno di monitoraggio, anche queste devono essere documentate. Per documentazione si intende una stampa dei contenuti della tabella o una cattura dello schermo.

Per garantire il monitoraggio dell'accesso ai dati, è necessario prendere determinate precauzioni. Nella contabilità generale, gli utenti che non dispongono dell'autorizzazione per il giornale bollato, ma sono autorizzati a effettuarvi inserimenti, possono avvalersi dei pulsanti dei record di dati per sfogliare il database e prendere visione dei documenti. In questo modo, possono visualizzare altre registrazioni, pur non essendo autorizzati a visualizzare le liste, ad esempio nel giornale bollato.

Una corretta attribuzione delle autorizzazioni permette di limitare le modifiche ai campi dei documenti. Quanto illustrato non vale per gli utenti definiti come superuser.