A főkönyvi számlakódok definiálása után Cím vagy Aktív számla típusúként osztályozhatja az egyes főkönyvi számlákat. Az aktív számlák tartalmazzák a tranzakciók könyvelését. A gyűjtősor az alája tartozó aktív számlákat csoportosítja.

Ahhoz, hogy az aktív számla gyűjtősor szintjén összesíthető legyen a pénzügyi beszámolóban, ennek megfelelően kell hozzárendelni a számlakeret-hierarchiában.

A gyűjtősorokat és aktív számlákat szövegszínükkel meg lehet különböztetni: a gyűjtősorok kékek, az aktív számlák zöldek vagy feketék. A zöld számlák egyeztető számlák, azaz az SAP Business One tranzakcióinak automatikus könyvelésére alapértelmezettként megadott főkönyvi számlák. A fekete számlák olyan aktív számlák, melyek nem lettek kiválasztva a számlakijelölésben, és nem is egyeztető számlák.

Adjon meg egy maximum tizenöt karakterbol álló alfanumerikus kódot (betuk, számok vagy a ketto kombinációja) a számlához.

Határozzon meg egy maximum 100 karakteres számlanevet.

Határozzon meg egy kiegészíto kódot rendezési célokból. A kiegészíto kód csak információs célokat szolgál és a lekérdezések pontosítására használható (testreszabott beszámolók).

A számla pénzneme az a pénznem, amelyben az adott számla összes naplókönyvelése a rendszerben rögzítésre kerül. A pénznem alapértelmezett beállítása a Minden pénznem.

A több pénznemmel rendelkezo számla esetében a tranzakciók idegen pénznemben is végrehajthatók, de a számla idegen pénznemu egyenlegének nincs jelentosége. Ezért a számlához különbözo pénznemben rögzíthetok naplókönyvelések.

Ha több országgal dolgozik, de csupán egy árbevételszámlát használ, azt minden pénznemmel való használathoz definiálja.

Ha a számla pénzneme idegen pénznemként van definiálva, a rendszer a számlához történt összes könyvelést rögzíti a saját pénznemben (törvényes szükséglet) és a megadott idegen pénznemben is.

Ha idegen pénznemmel rendelkezo számlát definiál és ahhoz tranzakciókat rögzít, a számla pénzneme késobb nem módosítható és a számla pénznemétol eltéro pénznemben sem hajthatók végre hozzá tranzakciók.

Az idegen pénznemben definiált számlák általában külföldi bankszámlák stb.

Egy idegen pénznemben vezetett számlának két egyenlege van: egy saját pénznemben és egy számlapénznemben lévo egyenleg.

Egyes számlákat bizalmasként definiál megakadályozva ezzel, hogy jogosulatlan felhasználók (a definiált engedélyek szerint) használják vagy tekintsék meg azok tevékenységeit a rendszerben.

Definiálja a számla szintjét.

A számlakeretben szereplő szintek száma függ az országra lokalizált rendszertől és az országban általános üzleti gyakorlattól. Néhány országban törvény szabályozza a szükséges szintek számát.

A számla egyenlege különböző naplókönyvelések rögzítése után a számlához definiált pénznemben.

A számlát definiálhatja bevételszámlaként vagy kiadásszámlaként, vagy másfajta („egyéb“) számlaként.

Ez a mező csak információs célokat szolgál.

Kiválasztásával a számla egyeztető számlaként definiálható. Az egyeztető számlák üzleti partnerekhez kapcsolódnak, és a tevékenységüket tükrözik a pénzügyi beszámolókban. Csak az Eszközök és Források fiókban definiált számlák adhatók meg egyeztető számlaként. Az egyeztető számlák zölddel jelennek meg a számlakeretben.

Ez a jelölőmező a mérlegszámlát tartalmazó első három fiókban jelenik meg és a számlát pénzügyi számlaként definiálja.

A cashflow-kimutatások csak pénzügyi számlákra hivatkoznak. Az SAP Business One a következőket definiálja pénzügyi számlákként: készpénzalapok és bankszámlák (aktuális és rövid távú letétek).

A számlát indexeltként definiálja.

Az SAP Business One csak indexelt számlákat értékel át, ha pénzügyi kimutatások értékelését hajtja végre egy bizonyos index szerint. Az indexek az  Adminisztráció Árfolyamok és indexek útvonalon adhatók meg.

A jelölomezo aktiválása azoknál a vállalatoknál szükséges, ahol a definiált pénznem eltér a saját pénznemtol.

A jelölomezo kiválasztásával a következok lehetségesek:

Adja meg a cashflow-releváns főkönyvi számlákat. A hozzárendelési folyamat célja Cashflow-beszámoló generálása.

Szükség esetén a jelölőmező bejelölésével állítsa be a főkönyvi számlát projektrelevánsként. Szükség esetén kattintson a (Kiválasztás a listából) ikonra, és a Projektek listája ablakban kiválaszthatja az alapértelmezett projektet.

A jelölőmező státusa és az alapértelmezett projekt mező bármikor módosítható.

Szükség esetén egy vagy több jelölőmező bejelölésével beállíthatja, hogy az adott főkönyvi számla a megfelelő dimenziók felosztási szabályaihoz releváns legyen. Szükség esetén kattintson a (Kiválasztás a listából) ikonra, és a Felosztási szabályok listája ablakban kiválaszthatja az alapértelmezett felosztási szabályt a megfelelő dimenzióhoz.

A jelölőmező státusa és az alapértelmezett felosztási szabály mező bármikor módosítható.

Megnyitja a Fokönyvi számla részletei ablakot, amelyben a számlához több információ definiálható és adható hozzá.

Adja meg a GBI-vel exportálandó számlák struktúraszintjét.

Adja meg a mértékegységet.

Adja meg az egyenleg státusát: követel vagy tartozik.

A fokönyvi számla beletartozik a fokönyvi számlák újraértékelésébe.

Ez a mező csak az Újraértékelés index szerint opció kijelölése után jelenik meg. Adjon meg egy főkönyvi számlát az újraértékelési különbözetek tranzakciójának rögzítéséhez.

Az Adóbeszámoló a számlához tartozó tranzakciókat adómentesnek tekinti.

A számlához kapcsolódó tranzakciók bekerülnek a Társaságiadó-előlegek forgalmi beszámolónál beszámolóba.

A mező bejelölése azt jelzi, hogy a főkönyvi számla releváns a PCN874-es beszámolóhoz. Így azok a tranzakciók, amelyek kapcsolatban állnak az adott főkönyvi számlával, szerepelnek majd a PCN874-es beszámolóban.

A jelölőmező alapértelmezetten be van jelölve az összes olyan meglévő és új aktív számla esetén, amely típusa Bevételek és Ráfordítások.