A pénzügyi könyvelés beállítása az SAP Business One első alkalmazásakor történik meg. A bevezetés során partnerük, adótanácsadójuk és könyvelőjük a számviteli törvény, valamint az ország és az állam előírásaival összhangban beállítja a pénzügyi könyvelést.

A pénzügyi vagy könyvelési periódusok és adott esetben a számlaszegmensek meghatározása után létre kell hozni a számlakeretet. A számlakeret felsorolja a vállalkozás összes főkönyvi számláját, valamint a beszámolási és könyvelési tevékenységek alapját képezi.

Fiókok, gyűjtősorok és aktív számlák

A számlák hierarchikus rendbe vannak szervezve fiókok, gyűjtősorok és aktív számlák szerint. A számlakeret szerkezete követi a számviteli törvényt, amelyben külön „fiókja“ van az eszközöket, forrásokat, saját tőkét, bevételeket, költségeket, ráfordításokat, finanszírozást, valamint egyéb bevételeket és kiadásokat reprezentáló számláknak (ld. az 1. szintet az ábrán). Minden egyes fiókon belül a saját pénzügyi könyvelési folyamatoknak megfelelő logika szerint lehet szintenként szervezni a számlákat. A fiókok jelentik a legfelső szinten lévő szervezési egységet. Az SAP Business One alkalmazásban előre definiált fiókok nem módosíthatók.

Az egyes főkönyvi számlák gyűjtősorként vagy aktív számlaként definiálhatók. A gyűjtősor az alája tartozó aktív számlákat csoportosítja (ld. 2., 3. és 4. szint az ábrán). Az éves beszámolókban a gyűjtősor összesíti az alatta lévő összes aktív számla egyenlegét. Az aktív számlák tartalmazzák a gazdasági események könyvelését (ld. 4. és 5. szint az ábrán). A gyűjtősorokat és aktív számlákat szövegszínükkel meg lehet különböztetni: a gyűjtősorok kékek, az aktív számlák zöldek vagy feketék. A zöld számlák egyeztető számlák, azaz az SAP Business One tranzakcióinak automatikus könyvelésére alapértelmezettként megadott főkönyvi számlák. A fekete számlák olyan aktív számlák, melyek nem lettek kiválasztva a számlakijelölésben. További információk a Főkönyviszámla-kijelölések című részben találhatók.

A számlakeretben szereplő szintek száma függ az országra lokalizált rendszertől és az országban általános üzleti gyakorlattól. Néhány országban törvény szabályozza a szükséges szintek számát.

Az SAP Business One a helyi követelmények alapján előre definiált számlakeretet biztosít az egyes országok számára. Beszélje meg partnerével, hogy melyik előre definiált számlakeretet használják, és milyen kiegészítések vagy kiigazítások szükségesek az országban.