בעת קניית פריטים או שירותים, משתדלים לקבל את ההצעה הטובה ביותר. לשם כך, שולחים הזמנה לקבלת הצעות מחיר למספר ספקים. אלה שולחים הצעת מחיר המפרטת את התנאים וההגבלות שלהם, כגון המחיר או תאריך הספקת הפריטים או מתן השירותים.

בהצעת המחיר לקנייה האמורה, מפורטים פרטי החומר או השירות, כגון כמות, התאריך המבוקש ופרטי הספק. משווים את ההצעות שהתקבלו וקובעים את הספק שממנו רוצים להזמין.

הטיפול בהצעות כולל, בדרך-כלל, את השלבים המתוארים להלן.