הגדרת הרשאות 
ההרשאות מוגדרות לפי משתמש. ניתן להקצות לכל משתמש הרשאות זהות בכל רמות המערכת, או להקצות לו הרשאות שונות לפי מודולים או תת-מודולים. שים לב כי אין אפשרות לשנות הרשאות למשתמשים בכירים.
להלן האפשרויות הקיימות להגדרת הרשאות שונות למשתמש:
הרשאה מלאה: המשתמש רשאי להציג ולשנות נתונים לפונקציה זו לפי מודול.
קריאה בלבד: המשתמש יכול להציג את הנתונים, אך לא לשנות אותם.
אין הרשאה: אין למשתמש גישה לפונקציה.
כל הרשאות המשתמש מוצגות בחלון הרשאות. האפשרות הרשאת שונות מוצגת למודולים הכוללים הרשאות מעורבות, כגון הרשאה מלאה לחלק מתת המודולים והרשאת קריאה בלבד לתת-מודולים אחרים.
התפריט הראשי אינו מתעדכן אוטומטית בהתאם להרשאות. הצג או הסתר מודולים או תת-מודולים מסוימים בעזרת החלון תפריט ראשי – העדפות וסמן או בטל את הסימון בתיבה גלוי שליד כל אחד מהמודולים.
ניתן גם להשתמש בקידוד להסתרת נתונים סודיים ב-Sap Business One. למשתמשים מסוימים, התווים המקודדים מוצגים במקום הספרות והתווים האמיתיים.
דרישות מוקדמות
יש להגדיר מראש את המשתמשים ב-Sap Business One כמשתמשים רגילים או בכירים.
הליך
בחר
מנהלה 
אתחול מערכת הגדרת הרשאות הרשאות כלליות 
. יופיע החלון הגדרת הרשאות, ובו רשימת המשתמשים.כדי להעניק למשתמש הרשאה מלאה לכל הפונקציות שבכל המודולים, לחץ על הלחצן הרשאה מלאה שבתחתית החלון.
כדי להעניק למשתמש הרשאת קריאה לכל הפונקציות שבכל המודולים, לחץ על הלחצן קריאה בלבד שבתחתית החלון. המשתמש יוכל להציג את כל הנתונים במערכת, אך לא יוכל להכניס בהם שינויים.
כדי להגביל את הגישה לחלוטין, לחץ על לחצן אין הרשאה שבתחתית החלון. המשתמש לא יוכל להציג או לשנות נתונים כלשהם.
כדי להעניק הרשאות שונות לכל מודול או תת-מודול, לחץ בטבלה על ההרשאה ובחר בהרשאה הרצויה מתוך הרשימה הנפתחת.
כדי להקצות הנחה מקסימלית כוללת, הזן את ההנחה הרצויה בשדה הנחה מקסימלית, עד 100%.
כדי לקבוע את הסכום המקסימלי במזומן שמשתמש יכול להזין בקבלה, סמן את תיבת התיוג סכום מזומן מקסימלי והזן את הסכום הרצוי.
כדי להסתיר חלק מהנתונים באמצעות הצפנה, לחץ על תיבת התיוג השתמש בקידוד ולחץ על לחצן טבלת קידוד. בחלון טבלת קידוד המוצג, הזן את התו שברצונך להציג במקום תו זה. לחץ על אשר כדי לשמור את השינויים.
לחץ על לחצן עדכן כדי לשמור את השינויים בחלון הרשאות.