Pour utiliser SAP Business One de manière optimale, une fois que les autorisations ont été définies pour un utilisateur, vous pouvez copier ce profil d'autorisation pour un autre utilisateur. Par exemple, si vous copiez un profil d'autorisation, les mêmes autorisations peuvent être accordées à tous les salariés qui travaillent dans le même service.

SAP Business One offre un concept d'autorisations complet qui peut être adapté à chaque utilisateur. Pendant la phase d'implémentation, l'administrateur système doit créer un système d'autorisations destinées à empêcher tout accès non autorisé à la base de données.

Notez que les modifications apportées à l'historique de l'utilisateur et au paramétrage des autorisations ne sont pas enregistrées. Toute modification apportée au Customizing (configuration du système) et aux options utilisateur doit être documentée manuellement. Dans la mesure où les modifications apportées aux paramètres système font partie du système de suivi interne, elles doivent être également documentées. La documentation peut correspondre à une simple impression du contenu de la table ou à des captures d'écran.

Certaines mesures doivent être prises pour assurer la surveillance de l'accès aux données. Dans le Grand livre, les utilisateurs qui n'ont pas l'autorisation d'accès au journal des documents mais qui ont une autorisation d'accès aux écritures au journal, peuvent utiliser les boutons de commande des enregistrements de données pour faire défiler la base de données et visualiser les documents. Ils peuvent ainsi afficher les autres entrées même s'ils ne sont pas autorisés à afficher les listes (telles que le journal de documents).

L'affectation de l'autorisation appropriée peut permettre de limiter les modifications apportées aux zones des documents. Cela ne s'applique pas aux utilisateurs définis en tant que super-utilisateurs.