Proceso de autorización 
El proceso de autorización se utiliza en las empresas en las que el procedimiento de trabajo estándar exige la autorización de un gerente o de un miembro senior para generar ciertos documentos, como pedidos. El gerente define las etapas del proceso de autorización y los modelos utilizados, esto incluye lo siguiente:
Los documentos de los empleados que deben autorizarse.
Los empleados que pueden autorizar documentos.
Los documentos que forman parte del proceso de autorización.
El proceso de autorización de un documento empieza cuando un empleado (creador del documento) lo añade como documento preliminar en SAP Business One. Mediante un mensaje interno, se envía una solicitud de autorización al gerente o miembro senior (autorizador) correspondiente para que autorice el documento, de acuerdo con las definiciones de SAP Business One. Estos mensajes internos respaldan el proceso de autorización, ya que informan a los creadores y a los autorizadores sobre el status del documento y sus cambios.
El proceso de autorización de un documento termina cuando el creador recibe la autorización final y añade el documento como un documento real.
Proceso
El gerente identifica los procesos de autorización necesarios para la empresa.
Cuando se crea un documento que requiere un proceso de autorización:
El creador recibe un mensaje que indica que se necesita autorización para poder grabar el documento como un documento real.
El documento se graba como un documento preliminar.
NotaCuando se muestra el documento preliminar, el status aparece en el encabezado de la ventana.
Fin de la notaEl autorizador recibe un mensaje que indica que un documento preliminar requiere autorización.
El autorizador puede autorizar o rechazar la operación desde la ventana Mensajes/Resumen alarmas al visualizar cada mensaje.
NotaSi un modelo de autorización tiene dos etapas con diferentes autorizadores y ambos autorizadores ya han aprobado un documento, uno de los autorizadores puede rechazar el documento nuevamente antes de que se grabe el borrador como un documento normal. Los dos autorizadores tienen el mismo nivel de autorización. El orden en que se enumeran las etapas en el modelo de autorización no implica que la decisión de un autorizador tiene prioridad sobre la del otro.
Fin de la nota
Si el documento:
Se autoriza, el creador recibe el mensaje correspondiente. A continuación, el creador puede convertir el documento preliminar autorizado en un documento real. Esta función también está disponible en el mensaje, donde el creador o el autorizador pueden abrir el documento subyacente y después grabarlo como un documento real.
Se rechaza, el creador recibe el mensaje correspondiente. En este caso, el documento preliminar no puede convertirse en un documento real. El documento preliminar se puede eliminar o cancelar, pero, primero, se debe cancelar el procedimiento de autorización.
NotaEl creador puede modificar un documento rechazado. Si el documento modificado aún está sujeto al procedimiento de autorización, la aplicación iniciará el procedimiento de autorización nuevo y los autorizadores que deben autorizar el documento recibirán un mensaje. De lo contrario, el usuario puede convertir el documento preliminar en un documento real.
Fin de la notaSi un autorizador anula el procedimiento de autorización en una etapa de autorización, el autor del documento recibe un mensaje al respecto. En este caso, el documento preliminar no puede convertirse en un documento normal.
Si se ha cancelado una etapa de autorización y el procedimiento de autorización se ha reanudado posteriormente (es decir, si el paso de autorización se ha creado de nuevo), el creador del documento recibirá el mensaje correspondiente. Se pueden añadir comentarios a cada mensaje con el fin de proporcionar información adicional sobre el procedimiento de autorización.
Existen dos informes disponibles que permiten a los usuarios autorizados supervisar y procesar todos los documentos preliminares que se encuentran sujetos a un proceso de autorización en el sistema. Uno de estos informes está dirigido principalmente al creador del documento, es decir, el Informe status autorización y el otro al autorizador, es decir, el Informe decisión autorización.