Para utilizar SAP Business One con mayor eficacia, una vez definidas las autorizaciones para un usuario, puede copiar su perfil de autorización a otro usuario. Por ejemplo, puede conceder los mismos permisos a todos los empleados que trabajan en el mismo departamento.

SAP Business One incluye una funcionalidad completa de autorización que se puede ajustar a cada usuario. Durante la fase de implantación, el administrador del sistema deberá idear un concepto de autorización para evitar el acceso no autorizado a la base de datos.

Las modificaciones efectuadas en el historial del usuario y de las parametrizaciones de autorización no quedan registradas. Todas las modificaciones realizadas en el Customizing (configuración del sistema) y en parametrizaciones específicas de usuario deberán documentarse manualmente. Puesto que las modificaciones efectuadas en los parámetros de sistema forman parte del sistema interno de supervisión, también deberán documentarse. La documentación puede consistir simplemente en una impresión del contenido de la tabla o en capturas de pantalla.

Se deben tomar ciertas precauciones para garantizar la supervisión del acceso a los datos. En el Libro mayor, los usuarios que no cuentan con autorización para el diario de documentos, pero sí para los asientos, pueden utilizar los pulsadores del registro de datos para desplazarse por la base de datos y visualizar documentos. De este modo, pueden visualizar otras entradas aunque no tengan autorización para visualizar listas, por ejemplo en el diario de documentos.

Mediante la asignación de la autorización correcta se pueden restringir las modificaciones en los campos de documentos. Esto no es aplicable a los usuarios que han sido definidos como superusuarios.