في عملية الشراء، تحاول العثور على أفضل عرض للبضائع أو الخدمات التي تحتاجها. للقيام بذلك، تقوم بإرسال دعوة للشراء إلى عدد من الموردّين لتوضيح الشروط والأحكام الخاصة بهم مثل السعر أو تاريخ التسليم لتوريد المواد أو توفير الخدمة عن طريق تقديم عرض أسعار.

في عرض أسعار الشراء هذا، يتم تحديد تفاصيل المادة أو الخدمة، على سبيل المثال معلومات المورِّد والتاريخ المطلوب والكمية. وتقوم بمقارنة عروض الأسعار المستلمة، ومن ثم تحديد المورِّد الذي تريد الطلب منه.

يتضمن استخدام عروض الأسعار عادة الخطوات المبينة أدناه.