Dokumente übertragen 

Verwendung

Sie können Dokumente sowohl zwischen cFolders und cProjects als auch zwischen cFolders und der SAP Dokumentenverwaltung (DVS) in beide Richtungen austauschen.

Voraussetzungen

●      Sie haben einen Benutzer in einem cFolders-System.

●      Sie haben eine Collaboration angelegt oder zugeordnet.

●      Sie befinden sich in der Detailsicht eines Projekts auf der Registerkarte Collaboration.

Vorgehensweise

...

       1.      Markieren Sie im Strukturbaum das Projektelement, zu dessen Collaboration Sie Daten übertragen wollen.

       2.      Markieren Sie die Collaboration, deren Daten Sie mit den Daten in cProjects abgleichen wollen.

       3.      Wählen Sie Dokumente übertragen.

       4.      Wählen Sie die Dokumentquelle.

       5.      Als Quelle können Sie cProjects-Dokumente, cProjects-Statusberichte, DVS-Dokumente oder DVS-Statusberichte verwenden. Letztere drei stehen Ihnen jedoch nur zur Verfügung, wenn zu dem ausgewählten Projektelement die entsprechenden Dokumente bereits existieren bzw. die Projektart diese Funktion zulässt.

Das System öffnet die Übersicht. Im linken Bereich sehen Sie die Dokumente in cProjects oder im DVS, im rechten Bereich die Collaboration in cFolders. Ihnen stehen die folgenden Funktionen zur Verfügung:

¡        Sie können die Mappenstrukturen mit   Alles expandieren aufklappen und mit  Alles komprimieren wieder zuklappen.

¡        Um ein Dokument vor dem Übertragen zu öffnen, markieren Sie das Dokument und klicken Sie auf  Anzeigen.

Das System öffnet das Dokument in der entsprechenden Anwendung.

¡        Wenn Sie gleichzeitig die Collaboration und das Projekt bearbeiten, können Sie mit  Collaboration erneut lesen sicherstellen, dass Sie den aktuellen Stand der Collaboration sehen.

       6.      Markieren Sie in einem Bereich das Objekt, das Sie übertragen wollen, und im anderen das Ziel, an das Sie die Daten übertragen wollen.

Wenn das Objekt, das Sie markieren, im anderen Bereich bereits vorhanden ist, markiert das System das entsprechende Objekt im anderen Bereich automatisch.

       7.      Wählen Sie  mit Quick-Info Ordner/Dokumente von cFolders nach cProjects kopieren oder  mit Quick-Info Ordner/Dokumente von cProjects nach cFolders kopieren.

Die folgende Tabelle zeigt Ihnen, welche Übertragungsmöglichkeiten Ihnen zur Verfügung stehen:

Markierte Objekte	Aktivität des Systems beim Übertragen
Ein Ordner in jedem Bereich	Der Ordner, den Sie übertragen wollen, wird als Unterordner zu dem Ordner angelegt, den Sie als Ziel markiert haben.
Ein Dokument in jedem Bereich	Das System überträgt die aktuelle Version des Dokuments, das Sie übertragen wollen, als neue Version in das Zielsystem. Die alte Version bleibt im Zielsystem erhalten, ist hier aber nicht sichtbar. Sie können sie auf der Registerkarte Dokumente bzw. in der Collaboration in cFolders sehen.
Ein Dokument in einem Bereich, ein Ordner im anderen Bereich	Es ist nur möglich, das Dokument zu übertragen; der Ordner kann in diesem Fall nicht übertragen werden. Das System legt das Dokument als Kopie in dem Ordner an.

       8.      Sichern Sie die Collaboration