Arbeiten mit Programmen 

Verwendung

Größere Vorhaben werden häufig in mehreren zusammenhängenden Projekten umgesetzt. Um diese komplexen Projektstrukturen abzubilden, können Sie einem Projekt mit dem Projekttyp Programm andere Projekte oder Programme zuordnen und erhalten so einen Überblick über den Gesamtkontext.

Ein Programm hat weder Aufgaben noch Checklisten, sondern nur eine Projektdefinition und die Phasen, die für alle Projekte relevant sind. Die Projektdefinition und die Phasen können Objekte wie Dokumente, Collaborations oder Objektverknüpfungen enthalten.

Die folgende Grafik verdeutlicht das Szenario:

Voraussetzungen

·        Ihre Systemadministration hat eine Projektart mit dem Projekttyp Programm angelegt (siehe im Customizing der Collaboration Projects die IMG-Aktivität Projektarten definieren).

·        Sie haben mindestens die Anzeigeberechtigung für die Projekte oder Programme, die Sie zuordnen möchten.

·        Damit das System Benachrichtigungen an den Verantwortlichen versenden kann, beachten Sie die Voraussetzungen unter Alerts!

Funktionsumfang

Wenn Sie einem Programm ein Projekt oder ein anderes Programm zuordnen, können Sie dessen Phasen entsprechend der Phasenart automatisch oder manuell in das Programm übernehmen. Die automatische Zuordnung funktioniert jedoch nur, wenn noch keine Zuordnung besteht.

Terminänderungen an den Programmphasen lösen eine Nachricht aus, mit der die Verantwortlichen der zugeordneten Phasen informiert werden. Ebenso erhält der Programmverantwortliche eine Nachricht, wenn sich die Termine der zugeordneten Phasen ändern.

Die zugeordneten Projekte und Phasen erscheinen nicht in der Projektstruktur, sondern auf zwei eigenen Registerkarten:

·        Auf der Registerkarte Zugeordnete Projekte ordnen Sie dem Programm die Projekte zu, die zum Programm gehören. Weiterhin wählen Sie die Phasen der zugeordneten Projekte aus, die Sie den Programmphasen zuordnen wollen. Die Registerkarte steht Ihnen auf der Ebene der Projektdefinition zur Verfügung.

·        Auf der Registerkarte Zugeordnete Phasen sehen Sie alle Phasen, die der Programmphase zugeordnet sind. Die Registerkarte steht Ihnen auf der Ebene der Programmphasen zur Verfügung.

Sie können die zugeordneten Projekte oder Phasen aus der Übersicht im Anzeigemodus öffnen. Wenn Sie die entsprechende Berechtigung haben, können Sie dort in den Änderungsmodus wechseln.

Aktivitäten

...

       1.      Legen Sie ein Projekt mit der Projektart Programm an (siehe Projektdefinition anlegen).

       2.      Navigieren Sie in der Projektstruktur zur Projektdefinition.

       3.      Ordnen Sie dem Projekt auf der Registerkarte Zugeordnete Projekte andere Projekte zu.

       4.      Markieren Sie ein Projekt und wählen Sie Phasenzuordnung.

Sie erhalten eine Übersicht aller Phasen im aktuellen Programm und aller Phasen im zugeordneten Projekt.

       5.      Wählen Sie entweder Automatische Zuordnung oder nehmen Sie die Zuordnung manuell vor.

¡        Bei der automatischen Zuordnung ordnet das System die Phasen einander entsprechend ihrer Phasenart zu. Wenn das zugeordnete Projekt mehrere Phasen mit der gleichen Phasenart enthält, ordnet das System die erste Phase mit dieser Phasenart zu. Wenn es im Programm keine Phase mit der gleichen Phasenart gibt, nimmt das System keine Zuordnung vor.

¡        Bei der manuellen Zuordnung können Sie mit Phasen zuordnen eine markierte Projektphase einer Programmphase zuordnen.