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Kurznachricht sendenLocate this document in the navigation structure

Kontext

Diese Vorgehensweise dient dazu, eine kurze Nachricht schnell anzulegen und zu versenden. Sie können überall im SAP-System einheitlich über das Systemmenü aufgerufen werden. Die aktuelle Arbeit im System muss dabei nicht vorher beendet werden, weil beim Aufrufen der Funktion ein neues, vom aktuellen Fenster unabhängiges Fenster eingeblendet wird. Nach dem Absenden der Nachricht wird das Fenster wieder geschlossen, und Sie können in dem ursprünglichen Fenster weiterarbeiten.

Bei Kurznachrichten, die nur eine zeitlich begrenzte Bedeutung haben, ist es empfehlenswert ein Verfallsdatum anzugeben. Sie sparen damit sich selbst und dem Empfänger Aufräumarbeiten und entlasten das System.

Vorgehensweise


  1. Wählen Sie Anfang des Navigationspfads System Nächster Navigationsschritt Kurznachricht Ende des Navigationspfads oder Neue Nachricht .

    Warten Sie, bis das System den neuen Modus geöffnet hat.

  2. Geben Sie den Titel des Dokuments an und geben Sie einen Text ein. Dabei stehen Ihnen Standardfunktionen zur Verfügung. Zusätzlich können Sie im Text Verweise einfügen .

  3. Wechseln Sie gegebenenfalls auf die Registerkarte Eigenschaften , um

    • der Kurznachricht ein Verfallsdatum zuzuordnen

    • die Änderbarkeit, die Sensitivität, die Priorität oder die zugeordnete Sprache der Kurznachricht zu ändern.

    • eine andere als die voreingestellte Mappe als Ablageort für die Kurznachricht anzugeben. Standardmäßig ist der Ausgang voreingestellt.

  4. Wenn Sie an die Nachricht eine PC-Datei als Anlage anhängen möchten, wählen Sie und wählen in der Ordnerstruktur Ihres PCs eine Datei aus.

    Zu Dokumentinhalt und Eigenschaften wird die Registerkarte Anlagen hinzugefügt. Auf dieser Registerkarte sind alle Anlagen zu der Nachricht aufgelistet und können bearbeitet werden.

  5. Geben Sie die Empfänger und den zugehörigen Empfängertyp an.

    Wenn Sie an Empfänger senden, die nicht in der Adressverwaltung gespeichert sind , müssen Sie die direkten, der jeweiligen Kommunikationsart entsprechenden Empfängertypen (z.B. Fax- oder Internetadresse) wählen. In diesem Fall müssen Sie empfängerbezogene Zusatzinformationen selbst hinzufügen. Dazu stehen Ihnen Eingabehilfen zur Verfügung. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

    1. Wählen Sie Anfang des Navigationspfads Springen Nächster Navigationsschritt Faxeintrag, Interneteintrag, Pagereintrag, Remote-SAP-Eintrag Ende des Navigationspfads oder X.400-Eintrag .

    2. Geben Sie die Kommunikationsadresse (z.B. DE 0893333 oder abc@firma.de) und gegebenenfalls zusätzliche Informationen an, wie Empfängername und -anschrift bei Faxadressen, die dann automatisch in das Faxformular eingetragen werden. Bei Pagernummern müssen Sie einen Pager-Dienst angeben.

      Wenn ein LDAP-Adressverzeichnis angeschlossen ist, können Sie darin nach Adressen suchen. Über die Drucktaste LDAP-Verzeichnis gelangen Sie auf das Suchbild für LDAP-Adressen .

    3. Wählen Sie (ODER).

  6. Jedem Empfänger können Sie die Sendeattribute Express, Kopie und Geheime Kopie zuordnen.

  7. Wechseln Sie gegebenenfalls auf die Registerkarte Sendeoptionen , um

    • weitere Sendeattribute (im Hintergrund senden, kein Weiterleiten) anzugeben

    • die Voreinstellung dazu zu ändern, ob die Nachricht nach dem Senden in Ihrem Ausgang abgelegt werden soll

    • beim externen Senden die Voreinstellung dazu zu ändern, bei welcher Art von Sendestatus Sie eine Rückmeldung wünschen.

  8. Wählen Sie (ODER).

Ergebnisse

Die Kurznachricht wird gesendet. Danach wird der Modus automatisch wieder geschlossen. Wenn Sie Informationen darüber wünschen, ob der Empfänger die Kurznachricht empfangen oder gelesen hat, wechseln Sie in Ihren Business Workplace und rufen Sie in der Ausgangsmappe Dokumente die Empfängerliste der Nachricht auf.

Hinweis

Die Voraussetzung dafür ist, dass die Sendeoption Nach dem Senden in den Ausgang stellen ausgewählt war. Beim externen Senden kann nur dann angezeigt werden, ob der Empfänger die Nachricht gelesen hat, wenn dies von dem externen Kommunikationssystem unterstützt wird.