Sendebetrieb

Die Funktion Senden wird dazu genutzt, Dokumente intern und extern zu verteilen. Beim internen Senden werden Dokumente an SAP-Benutzer im selben System gesendet. Beim externen Senden werden sie an Nicht-SAP-Benutzer oder an SAP-Benutzer in einem anderen System gesendet. In folgenden Kommunikationsarten kann extern gesendet werden:

• Fax

• Internet-Mail

• Remote-Mail (SAP-SAP-Verbindung)

• X.400

• Paging (SMS-Mail)

Der Business Workplace übergibt das zu sendende Dokument an die Sendeschnittstelle des SAP-Systems, den Business Communication Service (BCS). Dieser steuert das interne Senden und stellt das Dokument für einen externen Empfänger in eine Warteschlange. Das Dokument wird dann von SAPconnect an das externe Kommunikationssystem (z.B. einen Faxserver) übertragen. Weitere Informationen über das externe Versenden von Dokumenten finden Sie unter SAPconnect .

Das interne Senden und das Senden an externe Adressen verläuft über die Adressverwaltung. Bei externen Adressen wird in der Kommunikationsart gesendet, die in der Adressverwaltung zu dieser Adresse als Standard gekennzeichnet ist. Beim Senden an eine externe Adresse, z.B. mit der Standardkommunikationsart Fax, werden dann die Adressdaten automatisch in das Empfängerfeld des Faxformulars übernommen. Eine Faxnummer kann auch direkt eingegeben werden. In diesem Fall müssen die Empfängerdaten aber vom Absender selbst in das Faxformular eingetragen werden. Dafür steht im Business Workplace eine Eingabehilfe zur Verfügung.

Wenn an mehrere Empfänger gesendet wird, löst der BCS die Empfängerliste des Dokuments auf, so dass für jeden einzelnen Empfänger ein Sendevorgang gestartet wird und für jeden der Sendestatus zurückgemeldet werden kann. Der Absender kann den Sendestatus aktiv verfolgen und sich zusätzlich abhängig von der Art der Rückmeldung (z.B. bei Sendefehlern) passiv informieren lassen. Ein Dokument, das an mehrere Empfänger gesendet wird, wird nicht vervielfältigt, wenn es intern gesendet wird. Stattdessen erhält jeder Empfänger einen Verweis auf das gleiche Dokument. Das Dokument ist also auch nach dem Senden nur einmal in der Datenbank des SAP-Systems vorhanden.

Dies bedeutet nicht, dass das Dokument in irgendeiner Ablage (z.B. in der des Besitzers oder des Erstellers) als Original liegt und so in dieser gelöscht werden kann. Alle Benutzer haben nur einen Verweis auf das Dokument. Erst nachdem der Verweis von allen Benutzern gelöscht wurde, wird das Dokument (bei der nächsten Reorganisation) in der Datenbank gelöscht.

Die Einstellungen, die notwendig sind, um im Business Workplace extern zu senden und zu empfangen, sind in Senden im SAP-System zusammengefasst.

Im Business Workplace kann an einzelne Empfänger, aber auch an Verteilerlisten oder Organisationseinheiten, die mehrere Empfänger mit eventuell unterschiedlichen Kommunikationsarten beinhalten, gesendet werden. Weitere Informationen finden Sie unter Empfängertyp .

In den allgemeinen Büroeinstellungen kann angegeben werden, dass von Benutzern im Business Workplace versendete - aber auch aus den Anwendungen unter dem eigenen Namen versendete - Dokumente im Ausgang und/oder einer persönlichen Mappe gesammelt werden. Dort können Sie auch einstellen, dass an Business-Objekte und Organisationseinheiten gesendet werden darf. Außerdem können Sie den Zugriff auf LDAP-Adressverzeichnisse aktivieren.