Show TOC

Dokument ablegenLocate this document in the navigation structure

Verwendung

Zur Organisation der Ablagen können Sie Dokumente von einer Mappe in eine andere verschieben, mehrere Dokumente zusammenfassen oder ein Dokument an ein anderes Dokument anhängen. Unter Umständen ist es sinnvoll, wenn Dokumente in mehreren Mappen gleichzeitig vorhanden sind. Wenn auf ein Dokument nur sehr selten zugriffen wird, ist es sinnvoll, dieses aus Platzgründen in einem Archiv abzulegen.

Wenn Sie ein Dokument ablegen möchten, sind folgende Punkte zu beachten:

  • Dokumente der Allgemeinen Ablage können nicht in den Eingang, Ausgang und die Persönliche Ablage abgelegt werden.

  • Die Ablage von Dokumenten aus dem Eingang kann nur dann durchgeführt werden, wenn das Dokument gelesen wurde. Ist das Dokument mit dem Attribut Erledigung erforderlich oder Antwort erforderlich gekennzeichnet, ist die Ablage erst nach Erledigung bzw. Senden einer Antwort möglich.

  • Wenn Dokumente aus der Persönlichen in die Allgemeine Ablage abgelegt werden, gehen die Sendeinformationen verloren, d.h. beispielsweise der ursprüngliche Autor oder die Empfänger.

Funktionsumfang

  • Sie können ein Dokument ablegen , so dass es von einer Mappe in eine andere Mappe verschoben wird. In der ursprünglichen Mappe existiert das Dokument nicht mehr.

  • Sie können auch einen Verweis auf das Dokument ablegen , so dass das gleiche Dokument in unterschiedlichen Mappen zu sehen ist. Eine Änderung an dem Dokument ist dann in allen Mappen zu sehen.

  • Damit ein identisches Dokument in der Zielmappe angelegt wird, können Sie die Kopie eines Dokuments ablegen . Original und Kopie können Sie unabhängig voneinander bearbeiten. Beim Kopieren werden die Eigenschaften dupliziert, eventuell vorhandene Sendeinformationen gehen dagegen verloren. Sie können die Kopie auch als Anlage an ein anderes Dokument ablegen.

    Sie können das Dokument in die Wiedervorlagemappe ablegen. In diesem Fall wird das Dokument Ihnen zu einem von Ihnen anzugebenden Datum - oder auch an mehreren - wieder in Ihren Eingang gestellt.

  • Sie können das Dokument auf Ihrem PC ablegen .

    Damit auf der Datenbank mehr Speicherplatz zur Verfügung steht, können Dokumente in einem Archiv abgelegt werden. Auf archivierte Dokumente können Benutzer in Ihrer Ablage wie gewohnt zugreifen.

Vorgehensweise

Gehen Sie vor, wie in Dokument ablegen beschrieben. Im Abschnitt Wiedervorlage erhalten Sie weitere Informationen zur Verwendung der Wiedervorlage. Die Archivierung kann nur zentral von einem Administrator durchgeführt werden.