Massenarchivierung

Als Administrator können Sie diesen Report ausführen, um mehrere Dokumente gleichzeitig in einem optischen Archiv abzulegen. Es können SAP-Editor-Dokumente und SAPscript-Dokumente abgelegt werden.

Sie können Dokumente nur dann archivieren, wenn an das SAP-System ein optisches Archiv angeschlossen ist, das auch für die Dokumente im Business Workplace eingestellt ist. Dokumente aus dem Business Workplace können nur zentral von einem Administrator archiviert werden. Weil PC-Dokumente und binäre Dokumente intern nicht vom Workplace, sondern vom SAP Knowledge Provider verwaltet werden, an den ein externes Ablagesystem direkt angeschlossen werden kann, werden sie bei der aus der Administration des Business Workplace eingeleiteten Archivierung nicht berücksichtigt. Die anderen Dokumente werden in dem angeschlossenen Archiv abgelegt und können von dort aus angezeigt werden. Wenn ein Benutzer die Funktion Ändern für ein archiviertes Dokument aufruft, wird das Dokument automatisch aus dem Archiv zurückgeladen und wieder in der SAP-Datenbank abgelegt.

Die Anbindung an das SAP-System erfolgt über ArchiveLink . Informationen über die Einstellungen, die Sie in SAP ArchiveLink vornehmen müssen, um Dokumente des Business Workplace in Ihrem optischen Archiv abzulegen, finden Sie in der Dokumentation zu SAP ArchiveLink - Szenarios BC.

Sie können die zu archivierenden Dokumente nach folgenden Kriterien einschränken:

• Dokumenttyp

• Dokumentgröße

• letztes Änderungsdatum der Dokumente