Mappe
Synonym für einen Ablageordner in der realen Büroumgebung. Wie in diesen Ordnern werden in Mappen Dokumente abgelegt. Außerdem können in einer Mappe weitere Mappen abgelegt werden. Auf diese Weise entsteht in einer Ablage eine hierarchisch aufgebaute Mappenstruktur mit Eltern- und Untermappen.
Mappen können im Business Workplace in der Persönlichen und in der Allgemeinen Ablage angelegt werden. Je nachdem, in welcher Ablage die Mappen abgelegt sind, wird zwischen persönlichen Mappen und allgemeinen Mappen unterschieden.
Mappen werden dazu verwendet, die Ablagen zu ordnen und die im Arbeitsalltag anfallenden Informationen aufzubewahren. Dokumente und andere Objekte zu bestimmten Themen oder Projekten können in eine passende Mappenstruktur eingeordnet werden.
Mappen bestehen aus ihrem Inhalt und ihren Eigenschaften. Allgemeinen Mappen sind zusätzlich Berechtigungen zugeordnet. Der mögliche Inhalt einer Mappe umfaßt Dokumente, Verteilerlisten und untergeordnete Mappen. Die Eigenschaften sind:
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Name und Titel
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Besitzer, Ersteller und letzter Änderer sowie Erstellungs- und Änderungszeitpunkt.
Bei allgemeinen Mappen kommt hinzu:
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Kennzeichen, ob die Mappe für eine schnellere Suche indiziert ist
HinweisBei einer Indizierung der Mappe wird als Informationsklasse automatisch OFIC zugeordnet.
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Lebensdauer der Dokumente in der Mappe
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Kennzeichen, ob es sich um eine Mandanten- oder eine Gruppenmappe handelt