Allgemeine Mappe
Mappe , die in der allgemeinen Ablage liegt, d.h. die Mappe ist der Mappe Allgemeine Ablage direkt oder über mehrere Ebenen untergeordnet. Eine allgemeine Mappe ist gruppen- oder mandantenspezifisch, entweder alle Benutzer eines Mandanten oder eine Gruppe definierter Benutzer dürfen auf die Mappe zugreifen.
Allgemeine Mappen ermöglichen mehreren Benutzern einen gemeinsamen Zugriff auf Dokumente. Für jede Mappe kann festgelegt werden, wer diese lesen, und wer diese auch bearbeiten darf.
Außerdem kann festgelegt werden, wie lange Dokumente in dieser Mappe höchstens verweilen dürfen. Sind die angegebenen Tage verstrichen, werden die Dokumente automatisch gelöscht.
Gibt es in einem Mandanten sehr viele allgemeine Mappen, wird die allgemeine Ablage unübersichtlich. Um unnötigen Such- und Navigieraufwand zu vermeiden, kann sich der einzelne Benutzer eine individuelle Sicht auf die allgemeine Ablage anlegen. Dazu abonniert er die Mappen, die ihn interessieren, so daß ihm beim Aufruf der allgemeinen Ablage nur diese Mappen angezeigt werden.
Besitzer allgemeiner Mappen können Benutzern unterschiedliche Zugriffsberechtigungen vergeben. Allgemeine Mappen werden unterschieden in
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Mandantenmappen
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Gruppenmappen.
Auf Mandantenmappen darf jeder Benutzer eines Mandanten mit der angegebenen Zugriffsberechtigung zugreifen. Zusätzlich können Benutzer mit anderen Zugriffsberechtigungen angegeben werden.
Auf Gruppenmappen dürfen nur die Benutzer zugreifen, für die eine Berechtigung angegeben wurde.
Die Personalabteilung veröffentlicht in einer Mandantenmappe Informationen über Sozialleistungenen des Unternehmens, so daß sich alle Mitarbeiter über die Leistungen informieren können. Ein Projektteam legt sich eine Gruppenmappe an, so daß projektrelevante Informationen allen Projektteilnehmern zur Verfügung stehen.