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 Kassenbuch

Verwendung

Im Kassenbuch können Sie die Kassenstruktur Ihres Unternehmens hinterlegen. Das Kassenbuch bildet somit die Kassenstruktur Ihres Unternehmens ab. Die Kassenstruktur umfasst die Kassen (Kassenschalter) des Unternehmens in den einzelnen Filialen. Die Filialen mit ihren Kassen bilden die Stammdaten der Kassenstruktur und somit eine Voraussetzung für das Kassenbuch.

Integration

Die Barkasse wurde in das Kassenbuch integriert. D.h., alle Eingangs- und Ausgangszahlungen werden mit der Barkasse gebucht. Aus dem Kassenbuch können Sie direkt in die Barkasse navigieren und umgekehrt. Die einem Sachbearbeiter zugeordnete Kasse und weitere vom System ermittelte oder selbst vorgenommene Belegungen gibt das System an die Barkasse weiter. Wenn Sie die Transaktion Kassenbuch nutzen, können Sie die Transaktion Barkasse nicht direkt aufrufen.

Voraussetzungen

Wenn Sie das Kassenbuch in Ihrem Unternehmen nutzen möchten, müssen Sie im Einführungsleitfaden des Vertragskontokorrents unter Anfang des Navigationspfads Geschäftsvorfälle Navigationsschritt Zahlungen Navigationsschritt Verarbeitung von Ein-/Ausgangszahlungen Navigationsschritt Barkasse/Kassenbuch Ende des Navigationspfads :

  • den direkten Aufruf der Barkasse unterbinden, indem Sie in der Aktivität Vorgaben für Barkasse/Kassenbuch pflegen das Kennzeichen Kassenbuch aktivieren setzen

  • die Grundeinstellungen und Stammdaten in den Aktivitäten Vorgaben für Barkasse/Kassenbuch pflegen und Stammdaten zum Kassenbuch hinterlegen vornehmen

Wenn Sie Kassenabschlüsse vornehmen möchten, müssen Sie diese Funktion in der Aktivität Vorgaben für Barkasse/Kassenbuch pflegen aktivieren.Bei der Pflege der AktivitätKassenbuch:Vorgaben für die Buchung von Kasseneinlagen und -entnahmen achten Sie unbedingt darauf, dass Sie unterschiedliche Kassenverrechnungskonten für Entnahmen und Einlagen pflegen. Ungeachtet dessen können Sie für Einlagen und Entnahmen jedoch das gleiche Sachkonto angeben.

Sie können die Berechtigungen für Buchungen und Auswertungen an den Kassen durchBenutzerrollen steuern. Dazu müssen Siedas Rollenkonzept aktivieren und den einzelnen Benutzern (Kassierern) Rollen zuweisen (s. Zuständigkeiten für die Benutzer pflegen ).

Die Berechtigungen für das Kassenbuch steuern Sie mit dem Berechtigungsobjekt F_FKKCJ.

Hinweis Hinweis

Vor Release 4.72 wurden die Berechtigungen im Kassenbuch durch das Berechtigungsobjekt F_FBCJ geschützt. Ist eine kurzfristige Umstellung auf das Berechtigungsobjekt F_FKKCJ im Kassenbuch nach einem Upgrade nicht möglich, beachten Sie den SAP-Hinweis 667984. Beachten Sie, dass Sie die dort beschriebene Übergangslösung möglichst rasch wieder deaktivieren sollten. Nach Release 4.72 unterstützt SAP nur noch das Berechtigungsobjekt F_FKKCJ.

Ende des Hinweises

Funktionsumfang

Mittels der Kassenstruktur schreibt das System die bei der Buchung mit der Barkasse entstandenen Bewegungsdaten fort. Die Kassenstruktur wertet ferner die Buchungen an den Kassen aus und stellt Sonderbuchungen, wie Einlagen, Entnahmen, Differenzen und deren Stornierungen sowie die Auswertung der Kassenabschlüsse zur Verfügung.

Stammdaten

In der Kassenstruktur können Sie mehrere Filialen hinterlegen. Diesen können Sie mehrere Kassen zuordnen. Sie können die Kassenstruktur jederzeit um weitere Filialen und Kassen erweitern.

Bewegungsdaten

Die Bewegungsdaten umfassen die Informationen, die durch Buchungen an den Kassen, durch Anfangsbestände bei Kassenöffnung oder Endbestände bei Kassenschließung entstehen. Dabei handelt es sich um Buchungen vom Typ Entnahmen , Einlagen , Storno von Sonderbuchungen und Differenzen buchen . Folgende Funktionen stehen zur Verfügung:

  • Öffnen von Kassen

    Ein Benutzer mit der entsprechenden Berechtigung (Adminstrator) kann vor Beginn des Tagesgeschäftesim Batch automatisch alle Kassen aller Zweigstellen mit dem Report RFKK_CASHDESK_OPEN_AND_CLOSEöffnen. Alternativ dazu kann jeder berechtigte Benutzer im Kassenbuch alle Kassen seiner Zweigstelle explizit mit der Funktion Kassen der Zweigstelle öffnen im Menü des Kassenbuchs unter Sonderfunktionen öffnen. Bei jeder Buchung bestimmt das System den zu verwendenden Stapel (z.B. Zahlungs- oder Scheckstapel) automatisch oder legt bei Bedarf einen neuen Stapel an. Die ersten maximal fünf Stellen der Nummer neuer Stapel bildet das System dabei aus dem Kürzel der Zweigstelle und der Nummer der Kasse, für die der Stapel anlegt wird. Wird die Verantwortlichkeit für Buchungen übertragen, schließt das System die unter dem bisherigen Benutzer vorhandenen Stapel automatisch. In der Barkasse werden im Kassenbuch angelegte Stapel im Feld Stapel zwar angezeigt; Sie können diese jedoch nicht ändern.

    Scheckein- und Scheckausgangszahlungen werden zur besseren Abstimmung in getrennten Stapeln geführt.

  • Nutzt ein Benutzer das Kassenbuch zum ersten Mal, muss er sich einer Kasse zuordnen. Diese Zuordnung wird in den Benutzerstammdaten abgelegt und ermöglicht beim nächsten Aufruf des Kassenbuchs die automatische Zuordnung zur Kasse. Ist ein Benutzer mehreren Kassen zugeordnet, kann er auch eine andere Kasse auswählen (Menü: Anfang des Navigationspfads Kasse Navigationsschritt Andere Kasse Ende des Navigationspfads ).

  • Der Anfangsbestand bestimmt sich aus dem letzten Schlussbestand, sofern die Kassen vor dem Schließen nicht vollständig entleert wurden.

  • Buchung von Einlagen in eine Kasse

  • Buchung von Entnahmen aus einer Kasse

  • Stornierung von Entnahmen, Einlagen und Differenzen (Sonderbuchungen)

  • Stornierung von Zahlungsbelegen

  • Buchung von Kassendifferenzen

  • Schließen von Kassen

    Benutzer können je nach Berechtigung, nur ihre eigene oder alle Kassen einer Zweigstelle schließen (s. oben). Das Schließen der Kassen der Zweigstelle kann dabei mit dem Report RFKK_CASHDESK_OPEN_AND_CLOSE, z.B. im Batch nach Abschluss des Tagesgeschäftes, oder aus dem Kassenbuch direkt für alle Kassen der Zweigstelle erfolgen.Die noch offenen Stapel werden dabei automatisch geschlossen, so dass keine weiteren Buchungen erfolgen können. Beachten Sie dabei, dass Sie vor dem Schließen der Kassen den Kassenbestand mit dem Hauptbuch abstimmen müssen.

  • Ermittlung des aktuellen Kassenbestands (Barbestände pro Währung)

  • Übertragung der Verantwortlichkeit für Belege und Zahlungsstapel von einem anderen Sachbearbeiter auf sich selbst

  • Die Benutzer können die Bewegungsdaten des Kassenbuches in Abhängigkeit von der ihnen zugewiesenen Rolle historisch oder tagesaktuell auswerten. Dabei kann ein Benutzer in der Rolle des Kassierers jedoch nur die Daten seiner eigenen Kasse auswerten. Ist das Kassenbuch nicht aktiv (Customizing), können Sie Buchungen an der Barkasse auch nicht im Kassenbuch auswerten. Auch wenn Sie das Kassenbuch nachträglich aktivieren, können Sie Buchungen, die Sie vor der Aktivierung in der Barkasse vorgenommen haben, nicht im Kassenbuch auswerten. Änderungen an den Einstellungen ( Kassenbuch aktiv / nicht aktiv ) sollten Sie im laufenden Betrieb deshalb unbedingt vermeiden.

  • Kassenabschluss

Sie können die Bewegungsdaten des Kassenbuchs archivieren. Wurden Belege archiviert, gehen diese in die historischen Auswertungen ein.