Datenerfassung mit Aktivem Excel
Einsatzmöglichkeiten
Diese Komponente ermöglicht einer Konsolidierungseinheit, ihre Meldedaten dezentral in benutzerdefinierbaren Matrizen zu erfassen, in eine Microsoft-Access-Datenbank des Offline-Erfassungsprogramms zu verbuchen und dann an ein zentrales SAP-System weiterzugeben. Die Konsolidierungseinheit kann die Daten auch direkt online erfassen und aus dem Aktiven Excel an das SAP-System übergeben.
Einführungshinweise
Sie können diese Komponente einsetzen, wenn aus technischen oder organisatorischen Gründen die folgenden Erfassungsmethoden für ein Mutter-Tochter-Paar nicht möglich bzw. erwünscht sind:
Online-Erfassung im SAP-System
Integrierte Datenübernahme aus einem SAP-System
Flexibler Upload aus Fremdsystem
Offline-Erfassung auf der Basis von Microsoft Access als alleinstehende dezentrale Erfassungslösung
Hinweis
Mit dem Einsatz des Aktiven Excel als Erfassungswerkzeug für eine Access-Datenbank haben Sie mehr Flexibilität bei der Definition von Erfassungsformularen als in der Offline-Erfassung direkt in Access. Im Offline-Erfassungsprogramm mit Access ist die Struktur eines Erfassungsformulars vorgegeben, und es besteht z.B. keine Möglichkeit, Spalten frei zu definieren.
Integration
Bei der Erstellung von Erfassungsformularen kann die Datenbank relevante Steuerungs- und Stammdaten für die Definition der Formulare liefern.
Verschiedene Anwendungskonstellationen und organisatorische Szenarien sind möglich für ein Mutter-Tochter-Paar. Weitere Informationen hierzu finden Sie in der Prozeßbeschreibung Offline-Erfassung mit Aktivem Excel .
Flexible Definition von Erfassungsformularen
In einer Datenmatrix erfassen Sie Meldedaten für verschiedene Merkmale und Merkmalskombinationen. Zur Vereinfachung der Matrixdefinition können Sie im Aktiven Excel Merkmale als Hilfsfunktion einsetzen und auf bestehende Stamm- und Steuerungsdaten in der Datenbank zugreifen.
Gleichzeitig haben Sie aber die Flexibilität, freie Definitionen oder Teildefinitionen einer Matrix vorzunehmen und die Matrix nach Wunsch zu formatieren.
Excel-Gestaltungsfunktionen
Aktives Excel wird als Vorlage in das Standard-Microsoft-Excel eingebunden und basiert damit auf einem weitverbreiteten Tabellenkalkulationsprogramm, das umfangreiche Gestaltungsmöglichkeiten bietet.
Erfassungsvorbereitung
Vor der Erfassung kann eine Matrix vorbereitet werden. Dabei werden unter anderem nicht erfaßbare Matrixzellen gegen Erfassung gesperrt und Daten aus der Datenbank als Vorlage in die Matrix eingelesen.
Überprüfungen/Validierungen
Bei der Verbuchung der Datenbank überprüft das Aktive Excel die Konsistenz von Daten. Gegebenenfalls kann eine Validierung der Meldedaten anhand von Validierungsregeln, die in der Datenbank hinterlegt werden, angestoßen werden.
Hinweis
Zusätzlich zum Einsatz des Aktiven Excel in der Datenerfassung können Sie die Komponente für Reportingzwecke verwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Berichte mit Aktivem Excel .