Genehmigungsprozess 
Sie können für Ordner Genehmigungs-Workflows definieren. Die Sichtbarkeit der Dokumente in diesen Ordnern wird durch den jeweiligen Genehmigungsstatus gesteuert. In den verschiedenen Genehmigungsschritten sendet das System Benachrichtigungen an die Genehmigenden. Jede Benachrichtigung erfolgt sowohl per E-Mail als auch in Form einer Aufgabe im zentralen Arbeitsvorrat.
Die folgende Abbildung zeigt die Status im Lebenszyklus eines Dokuments und die Schritte, die zur Statusänderung führen.
Status |
Beschreibung |
|---|---|
In Bearbeitung |
Die Statusvergabe erfolgt, sobald ein Autor ein Dokument im Ordner anlegt. Das Dokument ist sichtbar für Benutzer mit Schreibberechtigung oder der Serviceberechtigung Genehmigungsverwaltung. Wenn ein Dokument mehrere Versionen hat, sehen die Benutzer, die nur Leseberechtigung haben, die letzte freigegebene Version. |
Zur Genehmigung |
Die Statusvergabe erfolgt, sobald der Autor das Dokument zur Genehmigung vorlegt. Dieser Status löst den Genehmigungs-Workflow aus. Das Dokument ist sichtbar für:
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Abgelehnt |
Die Statusvergabe erfolgt, sobald ein Genehmigender das Dokument ablehnt. Mit der Feedback-Funktion kann der Ablehnende dem Autor den Grund für die Ablehnung mitteilen. Der Benutzer, der das Dokument zur Genehmigung vorgelegt hat, erhält eine Benachrichtigung. Das Dokument ist sichtbar für:
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Freigegeben |
Die Statusvergabe erfolgt nach der Genehmigung im letzten Schritt. Das Dokument ist für alle Benutzer mit Leseberechtigung sichtbar. Falls das Dokument in einer indizierten Datenquelle enthalten ist, startet das System zu diesem Zeitpunkt die Indizierung des Dokuments. Erst dann ist das Dokument suchbar. Nach der Freigabe sendet das System Benachrichtigungen über das Dokument an die subskribierten Personen. |
Archiviert |
Die Statusvergabe erfolgt, sobald Sie das Dokument archiviert haben. Die physische Datei verbleibt im Ordner, das Dokument ist jedoch ausschließlich für Benutzer mit Schreibberechtigung oder der Serviceberechtigung Genehmigungsverwaltung sichtbar. Das System entfernt das Dokument aus dem Index, so dass es nicht mehr suchbar ist. |
Genehmigung abbrechen
Während des Genehmigungsprozesses sind keine Änderungen am Dokument möglich.
Wenn Sie ein Dokument während des Genehmigungsprozesses in Bearbeitung nehmen, bricht das System den Genehmigungsprozess ab. Autoren können das Dokument erneut zur Genehmigung vorlegen. Das Dokument muss jedoch erneut den gesamten Genehmigungsprozess durchlaufen.
Das stellt sicher, dass im Portal genau die Version des Dokuments sichtbar ist, die alle Genehmigenden gesehen haben.
Genehmigung überspringen
Benutzer mit der Serviceberechtigung Genehmigungsverwaltung können den Genehmigungsprozess überspringen und damit das Dokument direkt freigeben.
Deaktivieren des Genehmigungsprozesses
Wenn Sie den Genehmigungsprozess deaktivieren, löscht das System alle Statusinformationen unwiderruflich. Dies hat folgende Auswirkungen:
Das System löscht in allen Dokumenten und Dokumentversionen den Status und die Liste der Genehmigenden.
Im zentralen Arbeitsvorrat löscht das System die Aufgaben zum Genehmigen der betreffenden Dokumente.
Wenn Sie den Genehmigungsprozess später erneut aktivieren, erhalten alle Dokumente erneut den Status In Bearbeitung.
Genehmigungseinstellungen übernehmen
Sie können die Genehmigungseinstellungen eines Ordners für seine Unterordner übernehmen. Wenn Sie die Einstellungen für einen übergeordneten Ordner übernehmen, erhalten alle Unterordner inklusive der indirekten Unterordner die für den übergeordneten Ordner festgelegten Genehmigungseinstellungen. Das System überschreibt sämtliche für die Unterordner festgelegten Genehmigungseinstellungen mit denen des übergeordneten Ordners. Die bereits im Genehmigungsprozess befindlichen Ressourcen behalten jedoch ihren unveränderten Status.
In den folgenden Fällen wird eine Genehmigungseinstellung nicht übernommen:
Wenn einer der Schritte einen nicht vorhandenen Genehmigenden enthält.
Wenn das Portal im schreibgeschützten Modus ausgeführt wird.
Wenn die Anzahl der den jeweiligen Schritten zugeordneten Benutzer die in der Servicekonfiguration maximal zugelassene Anzahl übersteigt.
Vererbung der Genehmigungseinstellungen
Wenn Sie den Genehmigungsprozess für einen Ordner aktivieren, überprüft das System, ob er ebenfalls für seinen direkten übergeordneten Ordner aktiviert wurde. Ist dies der Fall, übernimmt das System die für diesen Prozess definierten Schritte als vorgeschlagene Werte für den Genehmigungsprozess des untergeordneten Ordners. Sie können diese Werte sichern oder neue Schritte für den Prozess definieren.