Suche 

Verwendung

Alle Elementarten bieten die Aktivität Suchen an. Die Suche nach Akten, Dokumenten, Notizen, Aktenmodellen oder Ablageplänen hat eine einheitliche Suchoberfläche. Diese wird im folgenden dokumentiert. Eine Beschreibung der Aktivität Suchen für alle anderen Elemente finden Sie unter Aktivitäten auf Elementarten und Elementen.

Aktivitäten

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       1.      Positionieren Sie im Bereich Rollenbasierte Sicht den Cursor auf eine Elementart vom Typ Akten, Dokumente, Notizen, Aktenmodelle oder Ablagepläne. Wählen Sie die Aktivität Suchen  über das Kontextmenü oder über . Die Suche bezieht sich auf die markierte Elementart.

       2.      Sie gelangen auf ein Dialogfenster. Auf diesem können Sie die Suche einschränken, indem Sie zu Attributen Attributwerte vergeben. In der Trefferliste werden anschließend nur Elemente angezeigt, die diese Attributwerte haben. Wenn Sie keinen Attributwert eingeben, werden alle Elemente gesucht, die zur Elementart gehören.

Um über Attributwerte zu suchen, gehen Sie folgendermaßen vor:

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                            a.      Es stehen die verschiedene Attributwerte, wie beispielsweise. Kurzbeschreibung, Sprache, Aktenzeichen, Schlagwort, Änderungszeitung zur Verfügung. Geben Sie Ihre Attributwerte ein oder wählen Sie Attributwerte über die Wertehilfe aus. Sie können auch über Wild Card (*) suchen.

                            b.      Bei bestimmten Attributwerten können Sie Mehrfachselektion wählen. Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie Einzelwerte und Intervalle auswählen können.

                            c.      Wählen Sie  Suche auführen.

                            d.      Das Suchergebnis wir im unteren Teilfenster angezeigt.

                            e.      Markieren Sie Ihre Auswahl und bestätigen Sie .Das ausgewählte Element öffnet sich im Organizer und wird in die Historie eingefügt.

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Besondere Funktionen

Schlagwortkatalog

Sofern im Customizing ein Schlagwortkatalog angelegt wurde, steht Ihnen das Attribut Schlagwort zur Verfügung. Wählen Sie die Wertehilfe von Schlagwort. Sie gelangen in den Schlagwortkatalog. Wählen Sie aus dem Schlagwortkatalog ein oder mehrere Schlagworte aus. Wenn Sie ein Schlagwort in einer untergeordneten Hierarchieebene auswählen, werden alle in der Hierarchie darüber liegenden Schlagworte ebenfalls ausgewählt. Um die Schlagworte für die Suche zu übernehmen, wählen Sie .

Genaue Informationen zur Vorgehensweise finden Sie unter Über Schlagworte suchen

Speicherung von Suchvarianten

Wenn Sie die Suche voraussichtlich häufig mit den gleichen Angaben durchführen wollen, können Sie Suchvarianten über  sichern. Die Suchabfrage wird persönlich gespeichert. Dadurch haben nur Sie Zugriff auf die Suchvarianten. Sie können beliebig viele Suchabfragen sichern. Über  Suchvariante wählen können Sie die von Ihnen gespeicherten Suchvarianten auswählen.

Zugriff auf alte Versionen

Über das Feld Nur aktuelle Versionen können Sie festlegen, ob auch alte Versionen der Elemente in die Trefferliste aufgenommen werden sollen oder nur die jeweils aktuellen. Per Standardeinstellung ist das Kennzeichen gesetzt. Wenn Sie das Kennzeichen nicht setzen, werden in der Trefferliste alle Versionen aufgelistet. Der Spalte Version können Sie die jeweilige Versionsnummer des Elements entnehmen.