ArchiveLink-Dokumente 

Aktivitäten auf Elementarten

Suchen

Die Suche unterscheidet sich je nachdem, welche Einstellungen im Customizing vorgenommen wurden. Entweder Sie gelangen in den Document Finder (Suchoberfläche von ArchiveLink) oder in den Records Management-Suchdialog. Informationen zu diesen Customizing-Optionen finden Sie unter Service Provider für ArchiveLink-Dokumente.

Suche über den Document Finder

...

       1.      Wählen Sie über die Eingabehilfe einen Dokumentbereich aus und schränken Sie die Suche mit Hilfe der Suchparameters ein. Je nach Customizing können die Felder auch vorbelegt sein.

Sie gelangen auf die Trefferliste. Die Dokumente sind nach Dokumentarten hierarchisiert.

       2.      Positionieren Sie den Cursor auf ein Dokument und wählen Sie  (Export in Akte).

Das Dokument wird in die Akte (oder den Organizer) eingefügt.

Suche über den Records Management-Suchdialog

Informationen zur Bedienung des Dialogfensters finden Sie unter Suche.

Anlegen

Sie legen ein Dokument neu in Records Management an, verknüpfen es mit einer Business-Objekt-Instanz und legen es anschließend über ArchiveLink ab. Sie können ein Microsoft Word, -Excel oder Powerpoint-Dokument anlegen.

Gehen Sie folgendermaßen vor:

...

       1.      Wählen Sie im rechten Bildbereich Anwendung

Sie gelangen auf eine Liste der Office-Anwendungen.

       2.      Wählen Sie eine Anwendung aus.

Sie gelangen in den Editor, in dem Sie das Dokument erfassen können.

       3.      Sichern Sie Ihre Daten.

Das weitere Vorgehen hängt davon ab, ob Sie das Dokument vom Organizer oder aus einer Akte heraus anlegen.

Anlegen vom Organizer aus:

Sie gelangen auf ein Dialogfenster, auf dem Business-Objekttypen aufgelistet sind.

...

       1.      Wählen Sie denjenigen Business-Objekttyp, mit dem Sie das Dokument verknüpfen wollen.

Sie gelangen auf ein Dialogfenster, auf dem alle für den gewählten Business-Objekttyp möglichen Dokumentarten aufgelistet sind.

       2.      Wählen Sie eine Dokumentart.

Sie gelangen auf ein Dialogfenster.

       3.      Geben Sie den eindeutigen Schlüssel für eine Business-Objekt-Instanz des gewählten Business-Objekttyps ein.

Das Dokument wird mit der angegebenen Business-Objekt-Instanz verknüpft und über ArchiveLink in der gewählten Dokumentart in ein Content Repository abgelegt.

Die Zuordnung von Business-Objekttyp, Dokumentart und Content Repository legen Sie im ArchiveLink-Customizing ab. Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation SAP ArchiveLink unter Grundcustomizing.

Wenn zur aktuellen Elementart im Records Management Customizing bereits Business-Objekttyp und Dokumentart hinterlegt wurden, müssen Sie nur die Business-Objekt-Instanz identifizieren.

Anlegen von einer Akte/Fallakte aus:

Wenn Sie sich in einer Akte befinden, wird das Dokument per Standardeinstellung mit dem Business-Objekt RECORD verknüpft, und zwar mit der Business-Objekt-Instanz der aktuellen Akte. Wenn Sie sich in einer Fallakte befinden, wird das Dokument per Standardeinstellung mit dem Business-Objekt SCASE verknüpft, und zwar mit der Business-Objekt-Instanz des aktuellen Falls.

Sie gelangen auf ein Dialogfenster, auf dem alle für den Business-Objekttyp RECORD bzw. SCASE möglichen Dokumentarten aufgelistet sind.

...

       1.      Wählen Sie eine Dokumentart.

Das Dokument wird mit der aktuellen Akte als Business-Objekt-Instanz verknüfpt und über ArchiveLink in der gewählten Dokumentart in ein Content Repository abgelegt.

Wenn zur aktuellen Elementart im Records Management Customizing ein Business-Objekttyp hinterlegt wurde, wird das Dokument nicht mit der aktuellen Akte, sondern mit einer Instanz des im Customizing angegebenen Business-Objekttyps verknüpft (in diesem Fall müssen Sie die Business-Objekt-Instanz ggf. noch identifizieren). Wenn im Customizing zusätzlich noch eine Dokumentart hinterlegt wurde, entfällt auch die Auswahl einer Dokumentart.

Laden lokale Datei

Sie gelangen auf die Datei-Auswahl-Box für Ihre Festplatte. Wählen Sie ein Dokument aus. Das weitere Vorgehen entspricht dem der Aktivität Anlegen.

Anlegen über Scanprogramm

Diese Aktivität ist abhängig von den Einstellungen im Customizing zu ArchiveLink (IMG: Basis-Services - ArchiveLink - Customizing Frontendkommunikation). Sie können einstellen, dass Sie direkt in das Scanprogramm gelangen und dort ein Dokument auswählen. Dies wird dann über ArchiveLink abgelegt und in Records Management eingefügt. Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation ArchiveLink unter Customizing Frontendkommunikation.

Aktivitäten auf Elementen

Anzeigen

Das Dokument wird im rechten Bildbereich angezeigt.

Der Viewer, in dem das Dokument angezeigt wird, hängt von den Customizing-Einstellungen zum jeweiligen Dokumentformat ab. Für viele Formate wird der ECL-Viewer verwendet.

Anzeige über ArchiveLink

Das Dokument wird im Document Viewer in einem neuen Modus angezeigt.

Protokolle anzeigen

Sie gelangen auf ein Dialofgenster, auf dem alle Aktivitäten aufgelistet sind, die bereits auf dem ArchiveLink-Dokument ausgeführt wurden. Zu jeder Aktivität sehen Sie Benutzer und Datum/Uhrzeit.

Löschen

Sie löschen das ArchiveLink-Dokument inklusive aller Verknüpfungseinträge.

Attribute anlegen

Sie gelangen auf ein Dialogfenster, auf dem Sie alle Attribute des ArchiveLink-Dokuments sehen. Sie können zu den Attributen die Attributwerte vergeben.

Attribute anzeigen

Diese Aktivität sehen Sie nur im Kontextmenü, wenn zuvor bereits mindestens ein Attributwert angelegt wurde. Sie gelangen auf ein Dialogfenster, auf dem die Attribute und Attributwerte angezeigt werden.

Attribute ändern

Diese Aktivität sehen Sie nur im Kontextmenü, wenn zuvor bereits mindestens ein Attributwert angelegt wurde. Sie gelangen auf ein Dialogfenster, auf dem die Attribute und Attributwerte im Änderungsmodus angezeigt werden.

Die Aktivitäten Attribute anlegen, anzeigen und ändern stehen nur zur Verfügung, wenn im Customizing ein Attributmodell für die Elementart definiert wurde.