Automatische Vorzeichenzuordnung 

Verwendung

Die buchhalterischen SAP-Anwendungen legen Haben-Salden (Erträge, Passiva) üblicherweise mit negativem Vorzeichen in der Datenbasis ab und übergeben die Werte auch in dieser Form an das SAP BW, das als Datenbasis für BW-BPS dient. Hierdurch wird sichergestellt, dass Soll- und Haben-Salden nicht implizit aufaddiert werden. Zur Vereinfachung von Plan-Ist-Vergleichen und den Bezug auf Istdaten ist es sinnvoll, diese Konvention auch in BW-BPS einzuhalten.

Die automatische Vorzeichenzuordnung erlaubt es dem Benutzer, Plandaten stets ohne Angabe eines Vorzeichens eingeben und anzeigen zu können (also scheinbar stets als positiven Betrag), wobei jedoch das System auf Grund der aktuellen Merkmalswerte selbständig das korrekte Vorzeichen ermittelt und in der Datenbasis ablegt. Häufige Verwendung findet diese Art der Zahlenbehandlung bei der Darstellung von Bilanz- oder GuV-Daten, die üblicherweise vorzeichenfrei gezeigt werden.

Voraussetzungen

Um diese Funktion nutzen zu können, müssen Sie in der Administrator Workbench des SAP BW zu einem von Ihnen bestimmten Merkmal eine Kennzahl vom Typ Zahl oder Integer als Anzeigeattribut zuordnen. Anschließend pflegen Sie für jeden Merkmalswert den korrespondierenden Wert der Attributkennzahl. Als Werte kommen ausschließlich 1 und -1 in Frage. Mit diesen Werten multipliziert das System im Kontext der manuellen Planung den Wert einer im Layout enthaltenen Kennzahl, und zwar jeweils unter Berücksichtigung der vorliegenden Merkmalswerte.

Die Kennzahlen, die Sie zur Erfassung von Plandaten in Verbindung mit der automatischen Vorzeichenzuordnung verwenden möchten, müssen vom Typ Menge oder Betrag sein.

Funktionsumfang

Sobald Sie die im Abschnitt Voraussetzungen beschriebenen Vorbereitungen getroffen haben, können Sie in der manuellen Planung Plandaten zu den entsprechenden Merkmalswerten grundsätzlich ohne Angabe des Vorzeichens erfassen. Das System erkennt anhand des Wertes der Attributkennzahl, welches Vorzeichen für den aktuellen Merkmalswert erforderlich ist, und berücksichtigt dies beim Sichern der Daten in der Datenbasis und beim späteren Anzeigen der Daten.

Für die bereits erwähnte Verwendung dieser Funktion im Umfeld der Bilanz- und GuV-Planung ergänzen Sie das Konto-Merkmal um eine entsprechende Attributkennzahl, die für jedes Konto des Kontenplans angibt, ob die hierauf gebuchten Werte ein positives oder negatives Vorzeichen tragen.

Das System bietet die Möglichkeit, die Werte eines Attributes in einer eigenen Spalte anzuzeigen. Sie können also entscheiden, ob Sie im Falle eines Vorzeichenattributs tatsächlich nur die vorzeichenfreien Beträge im Layout anzeigen lassen wollen, oder ob Sie in einer zusätzlichen Attributspalte das intern verwendete Vorzeichen ausgeben möchten.

Aktivitäten

Um die automatische Vorzeichenzuordnung beim Erfassen und Anzeigen von Plandaten nutzen zu können, gehen Sie folgendermaßen vor:

...

       1.      Wählen Sie Layout ändern aus dem Kontextmenü des gewünschten Planungslayouts.

       2.      Wählen Sie  Weiter, um auf das zweite Bild der Layoutdefinition zu gelangen.

       3.      Überprüfen Sie, ob das Planungslayout ein Merkmal enthält, zu dem eine Attributkennzahl für die Vorzeichenzuordnung definiert wurde.

Dies erkennen Sie daran, dass auf der Registerkarte Datenspalten eine zusätzliche Spalte Vorzeichenattribut eingeblendet ist.

       4.      Positionieren Sie den Cursor im Feld Vorzeichenattribut in der Zeile, die die Kennzahl enthält, für die Sie die Vorzeichenzuordnung aktivieren möchten.

       5.      Übernehmen Sie den Namen der Attributkennzahl aus der Wertehilfe (F4).

       6.      Um das Vorzeichen selbst in einer separaten Spalte auszugeben, übernehmen Sie in der Spalte Attributspalte den Wert 2403 Vorzeichenattr. aus der Wertehilfe (F4).

Ergebnis

Das System ermittelt bei der Datenerfassung für jeden Merkmalswert, ob die erfassten Daten ein positives oder negatives Vorzeichen tragen müssen und fügt das ermittelte Vorzeichen dem Kennzahlwert beim Sichern in der Datenbasis hinzu.

Dafür ermittelt das System den Wert des Vorzeichens wie folgt:

●     Einer Kennzahl wurde im Planungslayout eine Vorzeichenkennzahl zugeordnet. Diese Vorzeichenkennzahl ist Attribut eines im Planungslayout vorkommenden Merkmals. Das System ermittelt alle Merkmale des Layouts, die das Vorzeichenattribut als Attribut besitzen. Das Produkt der Vorzeichenattribute dieser Merkmalswerte ist dann das Vorzeichenattribut der entsprechenden Kennzahlwerte.

Das Planungslayout enthalte in den Schlüsselspalten die Merkmale Position und Unterposition, die jeweils das Attribut SignAttr besitzen. In den Datenspalten werden Kennzahlwert und Vorzeichenattribut angezeigt. Die Position 1000 hat für SignAttr den Wert +1, 2000 hat für SignAttr den den Wert -1. Die Unterposition 100 hat für SignAttr den Wert +1, 200 hat für SignAttr den Wert -1. Dann ergeben sich für das Vorzeichenattribut die folgenden Werte:

Position	Unterposition	Vorzeichenattribut	Kennzahlwert
1000	100	+	100
1000	200	-	200
2000	100	-	300
2000	200	+	400

●     Das Vorzeichen für Summenzeilen, Zwischensummen und Hierarchieknoten ergibt sich aus den dafür auszuwertenden Kennzahlwerten.

○     Wenn die Vorzeichen aller beitragenden Zellen homogen sind, erbt die entsprechende Zelle dieses Vorzeichen.

○     Wenn die Vorzeichen nicht homogen sind, ist das Vorzeichen ‘+’.

●     Bei Planungslayouts mit Budget-Hierarchien, die ebenfalls Kennzahlen mit Vorzeichen enthalten, sollte das Vorzeichen stets homogen sein.