Auditergebnisse im System erfassen und rückmelden 

Verwendung

Wenn Sie Auditergebnisse direkt im System erfassen und rückmelden wollen, gehen Sie wie folgt vor. Sie können aber auch Auditergebnisse über das Internet erfassen.

Voraussetzungen

·        Im System ist das gewünschte Audit angelegt, die Auditfragenliste ist dem Audit zugewiesen, die Bewertungsvorschläge für die Auditfragen und die Relevanz der Auditfragen für das Audit sind vorgeplant und das Audit ist freigegeben.

·        Sie haben das Audit, d.h. die Befragung des auditierten Bereiches durchgeführt und ggf. verschiedene Anmerkungen, Notizen etc. bezüglich Abweichungen und Verbesserungsmöglichkeiten auf Papier erfasst.

Vorgehensweise

...

       1.      Steigen Sie in das Auditmanagement ein. (siehe In das Auditmanagement einsteigen)

       2.      Wählen Sie das Audit, für das Sie Ergebnisse erfassen wollen.

Das gewünschte Audit wird angezeigt.

Die Erfassung von Auditergebnissen ist auch auf dem Fragenübersichtsbild zum Audit möglich. Von dort können Sie auf das Detailbild der Rückmeldung verzweigen, um Texte und Maßnahmen zu erfassen.

       3.      Wählen Sie im Navigationsbereich die Fragenlistenposition, zu der Sie Ergebnisse erfassen.

 Die gewünschte Fragenlistenposition wird angezeigt.

       4.      Drücken Sie die Drucktaste Bewertung..

Sie gelangen auf ein Bild, in dem Sie die Bewertung für die Fragenlistenposition eingeben und Bemerkungen (Beschreibung, Notiz, Feststellung, Stärken, Verbesserungsmöglichkeiten) zu dieser Fragenlistenposition erfassen können.

       5.      Übernehmen Sie die vom System vorgeschlagene Bewertung oder geben Sie Ihr abweichendes Ergebnis ein. Setzen Sie ggf. das Kennzeichen Bewertung erfasst.

Sollte die Fragenlistenposition für das aktuelle Audit nicht relevant sein, setzen Sie das Kennzeichen Nicht relevant.

       6.      Geben Sie ggf. eine Bemerkung (Beschreibung, Notiz, Feststellung, Stärken, Verbesserungsmöglichkeiten) ein.

       7.      Wenn Sie es für erforderlich halten, dass Korrektur- und/oder Vorbeugungsmaßnahmen ergriffen werden, setzen Sie das Kennzeichen Maßnahme erforderlich.

Sie können über BAdIs (Business Add In) definieren, daß das System dieses Kennzeichen automatisch setzt, wenn ein bestimmter Erfüllungsgrad unterschritten wird.

Falls Sie zum Anlegen von Korrektur- und/oder Vorbeugungsmaßnahmen berechtigt sind, können Sie direkt in die Bearbeitung von Korrektur- und/oder Vorbeugungsmaßnahmen vezweigen, in dem Sie die Drucktaste Korrektur- u.Vorbeugungsmaßnahmen drücken.

       8.      Sichern Sie Ihre Angaben.

       9.      Wiederholen Sie diese Schritte für alle Fragenlistenpositionen, zu denen Sie Ergebnisse rückmelden wollen.

Im Strukturbaum wird der Bewertungsstatus einer Frage mit folgenden Symbolen dargestellt:

Symbol	Bedeutung
	Die Frage wurde noch nicht bewertet, ist aber relevant.
	Die Frage wurde bewertet und das Ergebnis ist gleich oder besser als das geforderte Minimum.
	Die Frage wurde bewertet. Das Ergebnis ist schlechter als das geforderte Minimum.
	Die Frage wurde bewertet. Es ist kein Minimum gefordert.
	Die Frage ist nicht relevant.

 

 

Ergebnis

Sie haben die im Audit aufgezeichneten Auditergebnisse im System erfaßt.