Exception-spezifische Verteilung 

Verwendung

Der Verteilungstyp Exception-spezifisch versenden ermöglicht es Ihnen, Queries im Hintergrund nach Exceptions zu überprüfen. Sobald ein Schwellenwert einer Exception über- oder unterschritten wird, erzeugt der BEx Broadcaster ein Dokument nach den von Ihnen festgelegten Kriterien und verteilt dieses an die Empfänger per E-Mail, in das Portal oder als Alert (beispielsweise in den Zentralen Arbeitsvorrat).

Voraussetzungen

Stellen Sie sicher, dass folgende Voraussetzungen getroffen sind:

●      Die Query besitzt mindestens eine Exception. Die Exceptions werden im BEx Broadcaster in einer Dropdown-Box zur Auswahl angeboten.

Beachten Sie, dass Exceptions, die zur Laufzeit in BEx Web Applications erzeugt wurden, bei der Vorberechnung im BEx Broadcaster nicht berücksichtigt werden.

Weitere Informationen: Exceptions definieren

●      Sie haben bei der Erstellung der Broadcast-Einstellung den Verteilungstyp Exception-spezifisch versenden mit dem Ausgabeformat Exceptions gewählt.

●      Berücksichtigen Sie die jeweiligen Voraussetzungen abhängig vom Verteilungstyp:

○       Versendung als E-Mail: Sie haben in den Benutzerstammdaten der möglichen Empfänger als Kommunikationsart E-Mail gepflegt und die E-Mail-Adressen eingegeben.

Weitere Informationen: Aufgaben für die Systemadministration

○       Erzeugung von Alerts: Sie haben im Alert Management Alert-Kategorien definiert, die Empfänger der SAP-Alerts ausgewählt und gegebenenfalls den Alert Container gepflegt.

Weitere Informationen: Alert Management für die Erzeugung von Alerts konfigurieren

○       Verteilung in das Portal: Sie haben KM-Ordner und gegebenenfalls Collaboration-Räume eingerichtet.

Weitere Informationen: Verteilung in das Portal einrichten

Funktionsumfang

Für die Exception-spezifische Verteilung treffen Sie Einstellungen in folgenden Registerkarten:

Exceptionverteilung

Verteilungstyp

Hier können Sie für jede Exception den gewünschten Verteilungstyp festlegen.

Pro Exception stehen Ihnen folgende Verteilungstypen zur Verfügung:

●      E-Mail versenden

●      Alert erzeugen

●      In das Portal versenden: Das System erzeugt ein vorberechnetes Dokument und stellt es im Knowledge Management zur Verfügung.

Wählen Sie unter Verteilungstyp den gewünschten Verteilungstyp aus.

Parameter anlegen

Hier geben Sie die Parameter zum Verteilungstyp an. Das System öffnet ein neues Dialogfenster, in dem Sie folgende Einstellungen treffen:

Verteilungstyp E-Mail versenden:

●      Empfänger

Sie haben verschiedene Möglichkeiten, Empfänger anzugeben:

○       Benutzer: Geben Sie die BI-Benutzernamen der Empfänger manuell oder über  Auswahl mit Semikolon getrennt ein.

○       Benutzer in Rolle: Geben Sie die BI-Rollen manuell oder über  Auswahl mit Semikolon getrennt ein. Allen Benutzern, die einer der hier angegebenen Rollen zugeordnet sind, wird die E-Mail gesendet.

Wenn die E-Mail-Adresse eines Benutzers, den Sie unter Benutzer oder Benutzer in Rolle angegeben haben, in den Benutzerstammdaten nicht gepflegt ist, dann erhält der Benutzer die verteilte Datei nicht via E-Mail, sondern als Nachricht im Business Workplace (Transaktionscode SO01).

○       E-Mail-Adressen: Geben Sie die E-Mail-Adressen der Empfänger mit Semikolon getrennt ein.

●      Texte

Hier können Sie folgende Angaben vornehmen:

○       Betrifft: Geben Sie eine Betreffzeile für die E-Mail manuell ein oder verwenden Sie eine Textvariable über  Textvariable anhängen. Der Text kann bis zu 50 Zeichen lang sein.

○       Wichtigkeit: Wählen Sie die gewünschte Wichtigkeit der E-Mail (niedrig, mittel, hoch).

○       Inhalt: Geben Sie einen Text für den Inhalt der E-Mail manuell ein oder verwenden Sie eine Textvariable über  Textvariable anhängen. Bei der Versendung von Online-Links hängt das System automatisch den Link an den Text der E-Mail, falls dieser nicht über die Variable PR_ONLINE_LINK im Text enthalten ist.

Weitere Informationen finden Sie unter Verwendung von Textvariablen.

Verteilungstyp Alert erzeugen:

●      Alert-Erzeugung:In dieser Registerkarte können Sie die gewünschte Alert-Kategorie wählen, die im Alert Management definiert wurde (z. B. Buch ausverkauft). Die Empfänger werden entweder aus der Alert-Kategorie ermittelt – das System verteilt die Broadcast-Einstellung an alle Empfänger, die in der Alert-Kategorie angegeben sind – oder Sie können zusätzlich zu den Empfängern aus der Alert-Kategorie weitere Empfänger angeben. Hierfür geben Sie manuell oder über  Auswahl BI-Benutzernamen oder Rollen aus dem BI-System durch Semikolon getrennt an.

●      Alert-Parameter: Hier werden alle Parameter angezeigt, die Sie in der Alert-Kategorie gepflegt haben. Markieren Sie die Parameter, die Sie mit dem Alert mitgeben möchten und geben Sie jeweils den Wert dafür ein, mit dem der Parameter bei der Erzeugung des Alerts gefüllt wird. Sie können als Wert manuell einen Text eingeben und/oder über  AuswahlTextvariablen verwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Verwendung von Textvariablen.

Die Alerts können im Zentralen Arbeitsvorrat angezeigt werden. Hierfür müssen Sie den Zentralen Arbeitsvorrat entsprechend konfigurieren. Weitere Informationen finden Sie unter Configuring Alerts in UWL.

Verteilungstyp In das Portal versenden:

●      Ziel im Portal

Folgende Einstellungsmöglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:

○       Dateiname: Geben Sie einen technischen Namen, unter dem das Dokument gesichert wird, manuell oder mithilfe einer Textvariable über  Textvariable anhängen ein. Weitere Informationen finden Sie unter Verwendung von Textvariablen.

○       Sie können das Dokument in das jeweils persönliche Portfolio von ausgewählten Benutzern oder in einen beliebigen anderen KM-Ordner stellen.

■       Dokument in mein Portfolio exportieren:

Benutzer: Geben Sie die BI-Benutzernamen der Empfänger über  Auswahl mit Semikolon getrennt ein.

Benutzer in Rolle: Geben Sie die Rollen im BI-System über  Auswahl mit Semikolon getrennt ein.

Das Dokument wird im persönlichen Portfolio dieser Benutzer, die entweder über den BI-Benutzernamen ermittelt werden oder die einer der ausgewählten Rollen zugeordnet sind, abgelegt.

■       Dokument in beliebigen Ordner exportieren:

Geben Sie den KM-Ordner, unter dem das Dokument im Portal abgelegt werden soll, über  Auswahl an.

Weitere Informationen finden Sie unter Verteilung in das Portal.

●      Texte

Hier können Sie folgende Angaben vornehmen:

○       Anzeigename: Geben Sie einen Namen manuell oder mithilfe einer Textvariable über  Textvariable anhängen ein. Unter diesem Namen wird das Dokument im Portal, beispielsweise im BEx Portfolio, angezeigt.

○       Wichtigkeit: Wählen Sie eine Wichtigkeit (niedrig, mittel, hoch), die als Eigenschaft des Dokumentes abgelegt wird und dann im Portal, beispielsweise im BEx Portfolio, angezeigt wird.

○       Beschreibung: Geben Sie eine kurze inhaltliche Beschreibung des Dokumentes ein oder wählen Sie eine Textvariable über  Textvariable anhängen. Diese Beschreibung wird mit dem Dokument abgelegt und dann im Portal, beispielsweise im BEx Portfolio, angezeigt.

Weitere Informationen finden Sie unter Verwendung von Textvariablen.

Auswahlkriterium

Hier legen Sie fest, nach welchem Kriterium Sie unter den gefundenen Exceptions diejenigen auswählen möchten, die verteilt werden. Als Auswahlkriterium kann entweder Exception oder die Kombination aus Exception und Alert-Level gewählt werden.

Wert

Wählen Sie hier die Exception bzw. die Kombination aus Exception und Alert-Level aus, die verteilt werden soll.

Inhalt

Hier wählen Sie aus, welche Details der Exception in das Dokument aufgenommen werden sollen (Exception-Details, Exception-Übersicht).

Format

Wählen Sie das gewünschte Format für das Dokument aus (HTML, Text, Text mit technischen Namen, XML).

Benutzer/Sprache

In der Registerkarte Benutzer/Sprache können Sie für die Hintergrundverarbeitung der Broadcast-Einstellung bestimmen, in welcher Sprache und mit welchen Berechtigungen und benutzerspezifischen Einstellungen das eingeplante Dokument erzeugt werden soll.

Weitere Informationen finden Sie unter Benutzer/Sprache.

Exceptionsuche

Hier bestimmen Sie die Navigationszustände, die nach Exceptions durchsucht werden sollen.

●      Standardnavigationszustand: Das System durchsucht den Navigationszustand der Query, der im BEx Query Designer bei der Querydefinition entstanden ist (Startsicht der Query).

●      Folgender Navigationszustand: Das System durchsucht den Navigationszustand der Query, der entsteht, wenn die hier angegebenen Merkmale in den Zeilen aufgerissen werden. Wählen Sie unter Merkmal jeweils das gewünschte Merkmal aus und legen Sie die gewünschten Filterwerte fest.

Hier können Sie auch bestimmen, dass die Summenzeile für das Merkmal hinzugefügt wird.

●      Alle Navigationszustände im Suchpfad: Das System durchsucht alle Navigationszustände, die entstehen, wenn die hier angegebenen Merkmale in der aufgeführten Reihenfolge in den Aufriss genommen werden. Wählen Sie unter Merkmal jeweils das gewünschte Merkmal aus und legen Sie die gewünschten Filterwerte fest.