Arbeiten mit virtuellen Räumen (SAP-Bibliothek - COL - Collaboration

Arbeiten mit virtuellen Räumen

Verwendung

Sie können Räume als virtuelle Arbeitsumgebungen nutzen, in denen Mitglieder von Teams bzw. Projektgruppen über Zeitzonen und geografische Entfernungen hinweg zusammenarbeiten.

Raumtypen

Je nach Verwendungszweck und Vertraulichkeit des Inhalts können Sie Räume folgender Raumtypen anlegen und verwenden:

Raumtyp	Verwendungszweck
Privat	vertrauliche Zusammenarbeit zwischen Portalbenutzern, die explizit eingeladen sind
Zugangsbeschränkt	unternehmensweite Zusammenarbeit zwischen Team- oder Projektgruppenmitgliedern – mit der Möglichkeit für jeden Portalbenutzer, die Mitgliedschaft zu beantragen
Öffentlich	unternehmensweites Forum, zu dem jeder Portalbenutzer Zugang hat

Vorlagen für Räume und Raumteile

Um Ihren Aufwand beim Anlegen von Räumen zu minimieren, stellt SAP Vorlagen für Räume zur Verfügung. Ihr Systemadministrator kann diese Vorlagen an die spezifischern Anwendungsmöglichkeiten in Ihrem Unternehmen anpassen.

Beim Anlegen eines Raums geben Sie die gewünschte Raumvorlage, z. B. die für Projekträume, an. Das System übernimmt aus der Raumvorlage grundlegende Vorgaben und Einstellungen in den neuen Raum.
In bestehende Räume können Sie Raumteile – mehrfach verwendbare Bausteine von Räumen – einfügen. Hierfür sind ebenfalls Vorlagen vorhanden.

Rollen und -Berechtigungen

Ihr Systemadministrator berechtigt Sie zum Betreten von Räumen bzw. zum Anlegen von Räumen durch die Zuordnung der entsprechenden Portalrolle zu Ihrem Benutzer.

Die Mitglieder eines Raums haben Zugriff auf gemeinsame Dienste, Anwendungen und Informationen. Dabei sind die Zugriffsberechtigungen auf die Seiten im Raum durch die Raumrolle bestimmt, die dem einzelnen Mitglied im Raum zugeordnet ist. Der Zugriff einzelner Raummitglieder auf Bearbeitungsfunktion im Raum (Änderung der Raumattribute bzw. Mitgliederzuordnung) ist ebenfalls durch Raumrollen bestimmt.

Überblick

Die nachfolgende Abbildung veranschaulicht die Bedeutung der Vorlage und der Raumrollen innerhalb eines zugangsbeschränkten Projektraums (als Beispiel). Der Raum ist anhand der Vorlage als Projektraum angelegt. Der Raumtyp zugangsbeschränkt bestimmt, dass interessierte Portalbenutzer die Mitgliedschaft in diesem Raum beantragen können. Den Mitgliedern stehen auf den internen Seiten Dienste und Funktionen für die Zusammenarbeit zur Verfügung. Nicht-Mitglieder können nur die öffentliche Seite des Raums betreten. Bei Bedarf kann der Verantwortliche des Raums (oder ein anderes Mitglied mit Bearbeitungsberechtigung) vordefinierte Raumteile zum bestehenden Raum hinzufügen.

Diese Grafik wird im zugehörigen Text erklärt

Funktionsumfang

Funktion	Beschreibung
Anlegen von Räumen	Wenn Ihnen Ihr Systemadministrator die entsprechende Portalrolle zugeordnet hat, können Sie Räume anlegen. Je nach Verwendungszweck des Raums entscheiden Sie, auf welcher Vorlage der neue Raum basieren soll (z. B. Projektraum, Besprechungsraum). Ein Assistent führt Sie schrittweise durch die einzelnen Anlegeschritte. Sie definieren allgemeine Eigenschaften des Raums, weisen diesem die Vorlage sowie den Raumtyp zu und legen die Mitglieder sowie deren Zugriffsberechtigungen im Raum fest.
Bearbeiten von Räumen	Als Raummitglied können Sie entsprechend Ihrer Raumrolle die Zugriffsberechtigung für folgende Bearbeitungsseiten im Raum haben: · Bearbeitung des Raums (z. B. Attribute des Raums, Mitgliederliste, Hinzufügen von Raumteilen). · Bearbeitung der Raumbeziehungen (Zuordnung verwandter Räume zu einem Raum. Die verwandten Räume können aus dem jeweiligen Raum heraus per Link betreten werden.) · Benutzungsanalyse (Auswertung der Zugriffe auf den aktuellen Raum je registriertem Mitglied) · Suche nach Content des aktuellen Raums (in CM-Ordnern) Die Berechtigung für Bearbeitungsfunktionen ist in der Raumvorlage einer Raumrolle, z. B. der Admin-Rolle (oder mehreren Raumrollen) zugeordnet. Jedes Mitglied, dem diese Rolle zugeordnet ist, hat Zugriff auf die jeweilige Raumbearbeitungsseite.
Betreten von Räumen	Um einen Raum betreten zu können, müssen Sie als Mitglied in dem Raum registriert sein. (Ausnahme: Für öffentliche Räume bzw. Seiten benötigen Sie keine explizite Registrierung.) Die Registrierung der Mitglieder erfolgt beim Anlegen des Raums, kann aber auch nachträglich durch den Verantwortlichen (oder ein anderes Mitglied mit Bearbeitungsberechtigung) vorgenommen werden. Die Registrierung umfasst das Eintragen des Portalbenutzers in die Mitgliederliste und die Zuordnung der Zugriffsberechtigungen für Seiten des Raums. Der zentrale Einstiegspunkt für das Betreten von Räumen ist das Raumverzeichnis. Hier können Sie Räume nach folgenden Gesichtspunkten anzeigen lassen: · Meine Räume – alle privaten und zugangsbeschränkten Räume, die Sie als Mitglied betreten dürfen · Zugangsbeschränkte Räume – alle zugangsbeschränkten Räume unabhängig von Ihrer Mitgliedschaft. · Öffentliche Räume – alle öffentlichen Räume unabhängig von Ihrer Mitgliedschaft Räume könne auch außerhalb des Raumverzeichnisses – z. B. über Links betreten werden. Solche Links enthalten die Webadresse des Raums. Z.B. bietet eine Einladung in einen privaten Raum den Link für den direkten Zugang zum Raum an. Sie können aus einem Raum heraus verwandte Räume des jeweiligen Raums über die angebotenen Links betreten. Hierfür müssen die Mitgliedschaft im jeweiligen verwandten Raum haben. (Ausnahme: Zum Betreten der öffentlichen Seiten eines verwandten Raums benötigen Sie keine Registrierung als Mitglied.)
Zusammenarbeit in Räumen	Entsprechend der Raumstruktur, die in der Raumvorlage festgelegt ist, sind auf den Seiten des Raums alle für einen bestimmten Verwendungszweck (z.B. für die Zusammenarbeit einer Projektgruppe) notwendigen Dienste und Funktionen angeboten. Die Mitglieder eines Raums können entsprechend der Struktur des Raums und ihren Raumrollen folgende Dienste und Funktionen für ihre Zusammenarbeit nutzen: · zeitversetzte Kommunikation durch den gemeinsamen Zugriff auf Dokumente, Aufgaben, Anlagen, Diskussionen, Sitzungsaufzeichnungen etc. · synchrone Kommunikation durch die gemeinsame Teilnahme an Onlinesitzungen wie z.B. Application Sharing bzw. WebEx · Kalenderintegration und E-Mail-Funktionen durch die Integration der im Unternehmen eingesetzten Groupware (Microsoft Outlook bzw. Lotus iNotes)