In RW-Systeme < 4.0 buchen
Verwendung
Auch wenn sich die Personalwirtschaft in einem R/3-System mit einem Releasestand von 4.0A oder höher und das Rechnungswesen in einem R/3-System mit einem Releasestand kleiner als 4.0A oder in einem R/2-System befindet, kann die Buchung ins Rechnungswesen durchgeführt werden.
Dabei werden grundsätzlich nur die Funktionen unterstützt, die in beiden Releaseständen verfügbar sind. Im Folgenden werden die wichtigsten Funktionen bzw. Einschränkungen genannt:
· Die Erstellung der TemSe-Datei kann wiederholt werden. Zu diesem Zweck müssen produktive Läufe gelöscht werden. Wenn im letzten Arbeitsschritt der Buchungslauf im HR-System manuell auf gebucht gesetzt wurde, kann die Erstellung der TemSe-Datei nicht mehr wiederholt werden.
· Es ist möglich, auf Fixkostenstellen zu buchen, jedoch nicht in Abhängigkeit vom Geschäftsbereich.
· In der Finanzbuchhaltung (FI) kann ein verdichtetes Buchen durchgeführt werden, wenn das RW-System einen Releasestand von 3.0A oder höher hat. Zu diesem Zweck müssen Sie im RW-System im Customizing der Personalabrechnung unter Überleitung Finanzbuchhaltung/Kostenrechnung ® Abschließende Aktivitäten ® Verrechnungskostenstellen pflegen die Verrechnungskostenstelle angeben. Setzen Sie vor dem Starten des Reports Interface Personalabrechnung/Rechnungswesen Import (RPCIPI00) das Kennzeichen Verrechnungskostenstelle verw.
· Bei geschlossenen Kostenstellen wird nicht auf die Ersatzkostenstelle gebucht.
Voraussetzungen
· Das Rechnungswesen befindet sich mit allen Komponenten in einem zentralen System.
· Sie haben im Customizing der Personalabrechnung unter Auswertung für die Buchung ins Rechnungswesen ® Spezielle Szenarien ® Buchung bei alten Releaseständen ® Export in R/2-System bzw. R/3-System < 4.0 einstellen die Buchungskreise angegeben, die sich in dem RW-System mit dem Releasestand kleiner als 4.0 befinden.
· Die Stammdaten des Rechnungswesens (z. B. die Kostenstellen, auf die Sie buchen wollen) müssen im HR-System vorhanden sein.
Vorgehensweise
Um in RW-Systeme mit einem Releasestand kleiner als 4.0A zu buchen, müssen Sie nach Beendigung der Personalabrechnung im RW-System eine Batch-Input-Mappe erzeugen.
Wenn das RW-System einen Releasestand von 3.1G oder höher hat, haben sie zwei Möglichkeiten, die Buchung durchzuführen:
· durch einen ALE-Geschäftsprozess (Verwendung von IDocs im HR-System)
· durch einen Filetransfer
Wenn Sie die ALE-Technologie für diesen Zweck nutzen wollen, müssen Sie im ALE-Customizing die entsprechenden Einstellungen vornehmen.
Wenn das HR-System einen Releasestand kleiner als 3.1G hat, können Sie die Buchung nur durch einen Filetransfer durchführen.
Sie können sich den Inhalt der TemSe-Dateien, die mit den im Folgenden genannten Programmen erzeugt werden, mit dem Programm RPCIPL00 (Überleitung FI/CO: TemSe-Objekt anzeigen) anzeigen lassen. Weitere Informationen finden Sie in der Reportdokumentation.
Buchung durch einen Filetransfer
Arbeitsschritte im HR-System (Sendersystem)
...
1. Führen Sie den Arbeitsschritt Buchungslauf erzeugen aus. Wir empfehlen, nur produktive Buchungsläufe zu erzeugen, auch wenn dies in der vorliegenden Konstellation nicht zwingend notwendig ist. Setzen Sie das Kennzeichen Revisionshilfe Export R/3 3.x, wenn Sie die Revisionsunterstützung nutzen wollen. Wenn Sie einen Text zum Buchungslauf eingeben, bilden die ersten zehn Stellen dieses Textes die letzten zehn Stellen des Namens der TemSe-Datei. Wenn sie keinen Text zum Buchungslauf angeben, wird für die letzten zehn Stellen des Namens der TemSe-Datei eine Nummer generiert.
Das HR-System wertet die Abrechnungsergebnisse aus und schreibt die buchungsrelevanten Informationen in eine TemSe-Datei.
2. Starten Sie den Report Überleitung FI/CO: Export nach R/2 bzw. R/3 < 4.0 (RPCIPX00).
Das HR-System erzeugt eine weitere TemSe-Datei.
3. Starten Sie den Report Überleitung FI/CO: Transferprogramm für RPCIPX00 und RPCIPI00 (RPCIPT00).
Das HR-System erzeugt eine Arbeitsdatei auf dem Präsentations- oder Applikationsserver.
Arbeitsschritte im RW-System (Empfängersystem)
4. Starten Sie den Report Transferprogramm für RPCIPX00 und RPCIPI00 (RPCIPT00), um die vom HR-System erzeugte Arbeitsdatei weiter zu verarbeiten.
Das RW-System erzeugt eine TemSe-Datei.
5. Starten Sie den Report Interface Personalabrechnung/Rechnungswesen IMPORT (RPCIPI00).
Das RW-System erzeugt aus den Daten der TemSe-Datei Batch-Input-Mappen für die Transaktion Beleg buchen (FB01) und gegebenenfalls für die Transaktion Umbuchung von Primärkosten erfassen (KB11).
6. Buchen Sie die Personalabrechnungsergebnisse durch Abspielen der Batch-Input-Mappe.
7. Markieren Sie im HR-System in der Buchungslaufübersicht den erzeugten Buchungslauf. Wählen Sie Bearbeiten ® In alte Releases ® Manuell auf gebucht setzen.
Beachten Sie bei diesem Arbeitsschritt aber die folgende Besonderheit: Falls zu diesem Buchungslauf außer der TemSe-Datei auch Abrechnungsbelege entstanden sind, weil sich Buchungskreise in einem weiteren RW-System mit dem Releasestand 4.0A oder höher befinden, muß der Buchungslauf nicht manuell auf gebucht gesetzt werden. In diesem Fall müssen Sie im HR-System die Abrechnungsbelege freigeben und anschließend buchen.
Buchung durch einen ALE-Geschäftsprozess
Arbeitsschritte im HR-System (Sendersystem)
...
1. Führen Sie den Arbeitsschritt Buchungslauf erzeugen aus. Wir empfehlen, nur produktive Buchungsläufe zu buchen, auch wenn in der vorliegenden Konstellation Simulationsläufe gebucht werden können. Setzen Sie das Kennzeichen Revisionshilfe Export R/3 3.x, wenn Sie die Revisionsunterstützung nutzen wollen. Wenn Sie einen Text zum Buchungslauf eingeben, bilden die ersten zehn Stellen dieses Textes die letzten zehn Stellen des Namens der TemSe-Datei. Wenn sie keinen Text zum Buchungslauf angeben, wird für die letzten zehn Stellen des Namens der TemSe-Datei eine Nummer generiert.
Das HR-System wertet die Abrechnungsergebnisse aus und schreibt die buchungsrelevanten Informationen in eine TemSe-Datei.
2. Starten Sie den Report Überleitung FI/CO: Export nach R/2 bzw. R/3 < 4.0 (RPCIPX00).
· Das HR-System erzeugt aus der TemSe-Datei ein Master-IDoc.
· Das HR-System ermittelt anhand des Customizing des Verteilungsmodells, von welchem logischen System das IDoc empfangen werden soll.
· Die Daten werden über die ALE-Schicht in das RW-System übertragen. Dort findet eine Eingangsverarbeitung statt. Das RW-System erzeugt dabei aus den Daten des empfangenen IDocs eine TemSe-Datei.
Arbeitsschritte im RW-System (Empfängersystem)
3. Starten Sie den Report Interface Personalabrechnung/Rechnungswesen IMPORT (RPCIPI00).
Das RW-System erzeugt aus den Daten der TemSe-Datei Batch-Input-Mappen für die Transaktion Beleg buchen (FB01) und gegebenenfalls für die Transaktion Umbuchung von Primärkosten erfassen (KB11).
4. Buchen Sie die Personalabrechnungsergebnisse durch Abspielen der Batch-Input-Mappe.
5. Markieren Sie im HR-System in der Buchungslaufübersicht den erzeugten Buchunglauf. Wählen Sie Bearbeiten ® In alte Releases ® Manuell auf gebucht setzen.
Beachten Sie bei diesem Arbeitsschritt aber die folgende Besonderheit: Falls zu diesem Buchungslauf außer der TemSe-Datei auch Abrechnungsbelege entstanden sind, weil sich Buchungskreise in einem weiteren RW-System mit dem Releasestand 4.0A oder höher befinden, muss der Buchungslauf nicht manuell auf gebucht gesetzt werden. In diesem Fall müssen Sie im HR-System die Abrechnungsbelege freigeben und anschließend buchen.
Beachten Sie, dass dieser ALE-Geschäftsprozess folgenden Einschränkungen unterliegt:
· Die erzeugten TemSe-Objekte sind nicht als Anwendungsobjekte definiert. Deshalb führt das System keine Fortschreibung von Verknüpfungen zwischen TemSe-Objekt und IDoc durch.
· Serialisierung wird nicht unterstützt.
· Im Zusammenhang mit der bereits genannten Voraussetzung, dass die Stammdaten des Rechnungswesens im HR-System vorhanden sein müssen, gilt bei ALE-Szenarien die Einschränkung, dass nicht alle Kontierungsobjekte per ALE verteilt werden können.
Ergebnis
Die Personalabrechnungsergebnisse wurden in die Komponenten des Rechnungswesens übergeleitet und gebucht.