Buchungslauf simulieren 

Verwendung

Wir empfehlen, jeweils vor und nach Beendigung der Personalabrechnung einen Buchungslauf zu simulieren. Auf diese Weise können buchungsrelevante Fehler im Abrechnungsergebnis frühzeitig erkannt und Fehler bei der Erzeugung eines produktiven Buchungslaufs vermieden werden.

Sie können die Simulation von Buchungsläufen beliebig oft wiederholen, da sie im Gegensatz zur Erzeugung eines produktiven Buchungslaufs nicht zu einer Markierung der Abrechnungsergebnisse führt.

Sie haben zwei Möglichkeiten, einen Buchungslauf zu simulieren:

·        Erzeugung eines Testlaufs ohne Abrechnungsbelege (eingeschränkte Prüfung). Das System führt folgende Aktivitäten aus:

¡        Die Abrechnungsergebnisse werden selektiert.

¡        Die buchungsrelevanten Informationen und die zu buchenden Lohnarten werden ermittelt.

¡        Die symbolischen Konten und die Mitarbeitergruppierung für die Kontenfindung werden bestimmt.

Auf diese Weise werden Einzelposten errechnet, die jedoch im Gegensatz zu den Abrechnungsbelegen eines Simulationslaufs nicht gesichert werden. Anschließend wird überprüft, ob der Saldo dieser Einzelposten pro Abrechnungsergebnis gleich Null ist.

·        Erzeugung eines Simulationslaufs mit Abrechnungsbelegen (vollständige Prüfung). Das System führt folgende Aktivitäten aus:

¡        Ein Buchungslauf wird erzeugt und als Simulationslauf gekennzeichnet. Deswegen können die Abrechnungsbelege dieses Buchungslaufs nicht gebucht werden.

¡        Die Abrechnungsbelege werden den gleichen Prüfungen wie die Abrechnungsbelege eines produktiven Buchungslaufs unterzogen.

Simulation eines Buchungslaufs vor Beendigung der Personalabrechnung

Vor Beendigung der Personalabrechnung sollten Sie einen Simulationslauf erzeugen, um buchungsrelevante Fehler im Abrechnungsergebnis frühzeitig zu erkennen. Wenn Sie in diesem Stadium keinen Simulationslauf erzeugen wollen, sollten Sie zumindest einen Testlauf erzeugen.

Simulation eines Buchungslaufs nach Beendigung der Personalabrechnung

Nach Beendigung der Personalabrechnung sollten Sie einen Simulationslauf erzeugen, um die Abrechnungsbelege (evtl. in Abstimmung mit dem Rechnungswesen) zu überprüfen. Beheben Sie eventuelle Fehlerursachen und wiederholen Sie die Erzeugung des Simulationslaufs, bis technisch und inhaltlich korrekte Abrechnungsbelege erstellt werden. Erst dann sollten Sie einen produktiven Buchungslauf erzeugen.

Vorgehensweise

Gehen Sie so vor, wie unter Buchungslauf erzeugen beschrieben. Beachten Sie dabei folgende Besonderheit:

·        Wenn Sie einen Testlauf erzeugen wollen, geben Sie im Feld Art der Belegerstellung (im Gruppenrahmen Laufattribute) den Wert T ein.

·        Wenn Sie einen Simulationslauf erzeugen wollen, geben Sie im Feld Art der Belegerstellung (im Gruppenrahmen Laufattribute) den Wert S ein.

Wenn Sie bei einer überschaubaren, zu Testzwecken ausgewählten Menge von Personalnummern ein vollständiges Protokoll erhalten möchten, setzen Sie das Kennzeichen Protokoll ausgeben im Gruppenrahmen Laufattribute. Bei einer großen Menge von Personalnummern ist die Erstellung eines vollständigen Protokolls nicht zu empfehlen. Auch wenn Sie das Kennzeichen Protokoll ausgeben nicht setzen, gibt das System bei Fehlern für die betroffenen Personalnummern ein Protokoll aus.

Ergebnis bei Erfolg

Bei Testläufen gibt das System ein detailliertes Protokoll aus, falls Sie im Arbeitsschritt Buchungslauf erzeugen das Kennzeichen Protokoll ausgeben gesetzt haben. Wenn Sie das Kennzeichen Protokoll ausgeben nicht gesetzt haben, gibt das System eine Statistik über die ausgewerteten Personalnummern aus.

Bei Simulationsläufen erzeugt das System einen Buchungslauf und kennzeichnet ihn als Simulationslauf, um eine Buchung der zugehörigen Abrechnungsbelege zu verhindern. Der Simulationslauf erhält den Status Belege erstellt und wird gespeichert. Die zugehörigen Abrechnungsbelege erhalten den Status erstellt. Über alle verarbeiteten Abrechnungsergebnisse wird ein Index erstellt, der gewährleistet, dass das Zustandekommen einer Belegposition nachvollziehbar ist, solange die zugrunde liegenden Abrechnungsergebnisse nicht durch eine Wiederholung der Personalabrechnung ersetzt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Revisionsinformationen anzeigen.

Ergebnis bei Fehler

Bei Testläufen wird ein Protokoll ausgegeben, das entsprechende Fehlermeldungen enthält.

Bei Simulationsläufen können verschiedene Fehler auftreten:

·        Tritt ein Fehler bereits bei der Selektion oder Verarbeitung der Abrechnungsergebnisse einzelner Mitarbeiter auf, so lehnt das System die fehlerhaften Personalnummern ab und berücksichtigt sie bei der Belegerstellung nicht. Das Protokoll enthält eine entsprechende Fehlermeldung.

·        Tritt ein Fehler bei der Belegerstellung auf, so erscheint nach der Belegerstellung eine entsprechende Fehlermeldung in der Beleganzeige. Der Buchungslauf erhält den Status Belege fehlerhaft. Die zugehörigen Abrechnungsbelege erhalten den Status fehlerhaft.

·        Bestimmte Fehlersituationen (z.B. die Ablehnung aller Personalnummern) können dazu führen, dass keine Belege erstellt werden. Das Protokoll enthält in diesem Fall den Vermerk Keine Belege erzeugt. Der Buchungslauf erhält den Status gelöscht.

Löschen Sie nicht mehr benötigte Simulationsläufe, um die Entstehung unnötig großer Datenmengen zu vermeiden. Weitere Informationen finden Sie unter Buchungslauf löschen.