Beispielprozeß: Anlegen eines Report-Writer-Berichts 

Einsatzmöglichkeiten

Hier wird gezeigt, wie der Kostenstellenbericht 1 SIP-001, der im Abschnitt Beispielprozeß: Anlegen eines Report-Painter-Berichts beschrieben wurde, mit Hilfe des Report Writers aufgebaut werden kann.

Es wird beschrieben, wie aus den vorhandenen Sets und Variablen des Report Writers neue Berichte erstellt werden können. Zum Anlegen eines Kostenstellenberichtes wählen Sie in der Kostenstellenrechnung

Infosystem  ® Werkzeuge  ® Report Painter  ® Report Writer  ® Bericht  ® Anlegen.

Voraussetzungen

Sie definieren zunächst Ihre Berichtsanforderungen.

Der Kostenstellenbericht soll folgende Information liefern:

·        Die Kosten einer Kostenstelle/Kostenstellengruppe im Ist und im Plan sollen, nach Kostenarten gegliedert, zusammen mit den absoluten und relativen Abweichungen dargestellt werden.

·        Be- und Entlastungen sollen in verschiedenen Zeilen ausgewiesen werden.

·        Der Berichtszeitraum soll beliebig viele Perioden eines Geschäftsjahres umfassen.

·        Der Bericht soll für beliebige Kostenstellen oder Kostenstellengruppen abrufbar sein.

·        Die entsprechenden Mengen sollen im Ist und im Plan zusammen mit den absoluten und relativen Abweichungen ebenfalls nach Kostenarten gegliedert auf einem eigenen Blatt ausgewiesen werden.

·        Für den gleichen Berichtszeitraum und die gleiche Kostenstelle/Kostenstellengruppe sollen die Statistischen Buchungen (Buchungen, die mit unterschiedlichem Kostenartentyp fortgeschrieben werden) im Ist und im Plan zusammen mit den absoluten und relativen Abweichungen in einem eigenen Berichtsabschnitt ausgewiesen werden.

·        Für den gleichen Berichtszeitraum und die gleiche Kostenstelle/Kostenstellengruppe sollen die Leistungsarten im Ist und im Plan zusammen mit den absoluten und relativen Abweichungen in einem eigenen Berichtsabschnitt ausgewiesen werden.

·        Für den gleichen Berichtszeitraum und die gleiche Kostenstelle/Kostenstellengruppe sollen die Statistischen Kennzahlen im Ist und im Plan zusammen mit den absoluten und relativen Abweichungen in einem eigenen Berichtsabschnitt ausgewiesen werden.

Bevor Sie mit der Berichtsdefinition beginnen, sollten Sie sich über­legen,

·        welche Merkmale in dem Bericht vorkommen müssen,

·        an welcher Stelle sie verwendet werden,

·        welche Merkmale variabel sein sollen und welche fest in den Bericht geschrieben werden können,

·        ob für die genannten Anforderungen schon Sets oder Variable definiert wurden, die Sie in dem neuen Bericht verwenden können.

Jedes Merkmal darf nur einmal im Bericht verwendet werden. Da­her ist zu entscheiden, ob es in Zeile, Spalte oder Allgemeinen Selektionen eingetragen wird.

Für den Bericht werden folgende Merkmale benötigt:

Merkmale in den Allgemeinen Selektionen
KOKRS	Kostenrechnungskreis
KOSTL	Kostenstellengruppe
GJAHR	Geschäftsjahr
PERBL	Perioden

 

Die Merkmale Geschäftsjahr und Perioden können in den Allgemeinen Selektionen stehen, weil jede Spalte des Berichtes Werte aus dem glei­chen Zeitraum enthält. Möchten Sie dagegen Berichtsspalten mit verschiedenen Berichtszeiträumen haben, dann müssen die Merkmale in den Spalten stehen.

 

Merkmale in den Berichtszeilen
KSTAR	Kostenart
BELKZ	Soll-Haben-Kennzeichen CO

 

 

Merkmale in den Berichtsspalten
WRTTP	Werttyp (Ist, Plan)
VERSN	Version (Version, im Ist immer Version 0)

 

Kennzahl in den Berichtsspalten
SWKG	Kosten

 

 

Der nächste Schritt bei der Berichtsdefintion ist die Prüfung von Zeilen, Spalten und Allgemeinen Selektionen auf Verwendbarkeit von vorhandenen Sets.

Ablauf

...

       1.      Berichtszeilen definieren

Sie erreichen die Pflege von Berichtszeilen über die Funktion Zeilen in der Berichtsdefinition.

Durch die Verwendung von Zeilensets ist es möglich, die Kostenarten strukturiert darzustellen und auf verschiedenen Ebenen Gruppen­summen zu bilden. Im Anwendungsmenü der Kostenstellenrechnung haben Sie mindestens eine Kostenartengruppe angelegt. Dadurch wurden im SAP-System Kostenartensets angelegt, die Sie nun als Zeilen­sets verwenden können. Wenn Sie ein solches Set in die Zeilendefi­nition eintragen, dann wird der Bericht immer über die dort einge­tragenen Kostenarten erstellt.

Bericht 1BAB-001

Möchten Sie dagegen die Kostenartengruppe erst zum Startzeitpunkt des Berichtes angeben, dann ist in der Berichtszeile ein Multi-Dimension-Set einzutragen, das eine Setvariable enthält. Diese Setva­riable steht als Platzhalter für eine Kostenartengruppe. Durch ihre Verwendung wird auf dem Selektionsbildschirm des Berichtes eine Eingabemöglichkeit für eine Kostenartengruppe oder ein Kostenar­tenintervall erzeugt.

Setvariable &1KSTAR

Im Kostenstellenbericht sollen die Buchungen nach Soll- und Habenbuchungen unterschieden werden. Dies kann dadurch erreicht werden, daß neben der Kostenart auch noch das Merkmal BELKZ im Multi-Dimension-Set aufgenommen wird. Die Werte des Merkmals BELKZ lauten S (Soll) und H (Haben).

Für den Kostenstellenbericht verwenden Sie das Multi-Dimension-Set 1-L-IP-SH. In der ersten Setzeile steht das Single-Dimension-Set 1-S-BELKZ und in der zweiten Setzeile die Setvariable &1KSTAR. Das hat zur Folge, daß im Bericht zunächst alle Belastungsbuchungen der Kostenstelle und anschließend alle Entlastungsbuchungen angezeigt werden. Inner­halb dieser logischen Zeilen werden die Kostenarten nach der Setstruktur der mitgegebenen Kostenartengruppe sortiert und sum­miert. Der Report Writer erzeugt auf jeder Ebene eines Sets eine Zwi­schensumme.

Neben den Gruppensummen, die aus der Kostenartenstruktur abgeleitet werden, enthält der Bericht noch eine Summe je BELKZ-Merkmalswert und eine Gesamtsumme für das Multi-Dimension-Set.

Standardmäßig wird innerhalb eines Berichts die Bezeichnung einer logischen Berichtszeile aus der Beschrei­bung des Zeilensets gezogen (z.B. 1-L-IP-SH Kostenarten). Die Be­zeichnung für die oberste Gruppensumme entnimmt das SAP-System aus der Bezeichnung des ersten Sets aus dem Multi-Dimension-Set der Berichtszeile (z.B. 1-S-BELKZ Über-/Unterdeckung). Alle tiefer liegenden Gruppensummenbezeichnungen entstammen ebenfalls der jeweiligen Setbeschreibung (z.B. 1-S-BELKZ-S Gesamtkosten).

Sie haben jedoch die Möglichkeit unabhängig von der im Rahmen der Setpflege vereinbarten Beschreibung eines Sets für jeden Bericht abweichende Texte zu definieren. Wählen Sie hierzu innerhalb der Zeilen- oder Spaltendefinition Zusätze ® Zusätzliche Texte, und geben Sie im Dialogfenster Texte zum Spaltenblock bzw. Texte zum Zeilenblock berichtsspezifische Texte für Schlüsselspalte und Gesamtsumme ein.

Neben dem Merkmal BELKZ steht Ihnen auch noch das Merkmal BEKNZ zur Verfügung. Bei Verwendung des Merkmals BELKZ werden Be- und Entlastungsbuchungen bei manueller und periodischer Umbuchung pro Kostenart summiert und als Gesamtkosten ausgewiesen. Außerdem werden Buchungssätze bei Stornierungen eines FI-Belegs mit Kostenstellenkontierung mit der ursprünglichen Belastung der Stelle saldiert. Dagegen werden bei Verwendung des Merkmals BEKNZ Be- und Entlastungsbuchungen auch bei Umbuchungen getrennt in unterschiedlichen Zeilen ausgewiesen.

       2.      Weitere Berichtszeilen definieren

Für den Kostenstellenbericht können Sie analog zum Bericht 1 SIP-001 noch weitere logische Berichtszeilen definieren, die Leistungsarten, Statistische Kennzahlen und Statistische Buchungen repräsentieren. Letztere sind solche Buchungen, die auch auf Kostenarten erfolgen, aber mit unterschiedlichem Kostenartentyp fortgeschrieben werden.

Ein Merkmal darf innerhalb der Berichtszeilen mehrfach verwen­det werden. Gleiches gilt für Berichtsspalten. Allerdings kann ein Merkmal nicht in einer Zeile und einer Spalte eingesetzt werden.

       3.      Berichtsspalten definieren

Die Berichtsspalten des Kostenstellenberichtes stellen die Ist- und Plan­zahlen bestimmter Buchungsperioden mit den absoluten und pro­zentualen Abweichungen dar. Hierzu wird die vordefinierte Spalte 1-C-IP im Bericht eingetragen, das die vordefinierten Spalten ISWKG (= Istkosten) und PSWKG (= Plankosten) enthält. In Zusatzsets zu den vordefinierten Spalten ISWKG und PSWKG sind die Merkmale VERSN (= Version) und WRTTP (= Werttyp) hinterlegt.

Wie die Werte im Bericht dargestellt werden, regeln Sie über die Layoutvarianten. Je Bericht stehen Ihnen hierfür fünf Varianten zur Verfügung. Eine Variante wird bestimmt über die Spaltenbreite, die Anzahl Spalten für die Einheit eines Wertes, die Anzahl der Nachkommastellen und die Zehnerpotenz bei der Ausgabe. Diese Werte können Sie berichtsindividuell im Berichtslayout verändern oder in einem Standardlayout speichern. Jeder Spalte im Bericht können Sie nun eine Darstellungsvariante zuordnen. Dies bestim­men Sie in der Spalte 'P' in den Grundeinträgen der vordefinierten Spalten.

In der vordefinierten Spalte 1-C-IP sind die ersten drei Spalten der Darstellungsva­riante 0 und die vierte Spalte der Variante 2 zugeordnet. Damit er­scheint die vierte Spalte nur in einer Breite von 10 Zeichen und nicht von 20.

Rechenoperationen sind nur innerhalb eines Spaltenblocks möglich. Daher dürfen Sie Formeln nicht auf andere vordefinierte Spalten beziehen.

Verwendet Ihr Bericht mehrere logische Zeilen und Spalten, dann müssen Sie die zulässigen Kombinationen aktivieren, damit bei der Berichtsdefinition nur sinnvolle Kombinationen entstehen.

Im Kostenstellenbericht sollen auch Statistische Kennzahlen angezeigt werden. Hier ist nur ein Spaltenset sinnvoll, das auch Werte von Statistischen Kennzahlen anzeigt. Alle anderen Spalten sind für diese Be­richtszeilen auf inaktiv zu setzen. Das zulässige Spaltenset heißt 1-C-SSK.

Um in der Zeilendefinition einzelne Spalten zu deaktivieren, positionieren Sie den Cursor in der Zeilendefinition auf einer Zeile und führen die Funktion Inaktive Spalten aus. Markieren Sie im Dialogfenster Inaktive Spalten alle Spalten, die deaktiviert werden sollen.

       4.      Allgemeine Selektionen definieren

In den Allgemeinen Selektionen vereinbaren Sie Merkmale, nach denen Sie Daten für den gesamten Bericht selektieren. Sie können nur solche Merkmale in den Allgemeinen Selektionen verwenden, die Sie nicht einzelnen Zeilen- oder Spalten zugeordnet haben.

Zugelassen sind hier alle Settypen mit Ausnahme der Multi-Dimension-Sets. Außerdem sind Setvariable erlaubt. Sie können nur solche Merkmale in den Allgemeinen Selektionen verwenden, die noch nicht in der Zeilen- oder Spalten­definition eingetragen wurden.

Das Berichtsobjekt im Kostenstellenbericht sind die Kostenstellen. Für dieses Merkmal  wurde eine Setvariable &1KOSET verwendet. Dadurch können Sie beim Berichtsaufruf ein Kostenstellenset oder Kostenstelleneinzelwerte eingeben. Der Report Writer erstellt einen Be­richt, in dem alle Buchungen der selektierten Kostenstellen addiert werden und je Kostenart dargestellt sind.

Möchten Sie dagegen mit einem Aufruf für jede einzelne Kostenstelle eines Sets und für alle Ebenen des Stellensets einen Bericht erzeugen, dann sollten Sie die Variation verwenden. Tragen Sie für das Merkmal KOSTL unter Variieren die Gruppenstufen ein, über die der Report Writer Ihr Ko­stenstellenset auflösen soll. Die Standardwerte sind 1 bis 99. Das bedeutet, daß alle Ebenen eines hierarchischen Stellensets aufgelöst werden und jeweils ein Bericht erstellt wird. Wenn Sie außerdem noch für jede einzelne Kostenstelle einen Bericht erstellen möchten, dann müssen sie zusätzlich das Kennzeichen "E" (= Einzelwert) setzen.

Möchten Sie nicht über alle Ebenen Ihres Stellensets variieren, dann verwenden Sie andere Werte. Die Stufe 1 kennzeichnet den obersten Knoten einer Hierarchie, die Stufe 99 den untersten Knoten.

Nur wenn Sie diese Kennzeichen gesetzt haben, können Sie beim Start des Berichtes die Variation aktivieren.

In den Berichten, die der Tabelle CCSS zugeordnet sind, muß immer das Merkmal Kostenrechnungskreis verwendet werden. Das Merkmal Kostenrechnungskreis kann nur als Einzelwert und nur in den Allgemeinen Selektionen verwendet werden.

Bevor Sie den Bericht speichern und einer Berichtsgruppe zuordnen, können Sie Ihre Berichtsdefinition auf formale Fehler hin untersu­chen lassen. Führen Sie die Funktion Bericht  ® prüfen aus. Das SAP-System listet die aufgetretenen Fehler in einem Fehlerpro­tokoll auf.