L'accusé de réception de livraison s'emploie lorsqu'une facture est émise uniquement après que le client a confirmé la réception de la livraison. En plus de cette confirmation, vous pouvez enregistrer la date de réception, l'heure de réception, la quantité parvenue à destination et les motifs des éventuels écarts de quantité. Les deux dernières informations sont particulièrement importantes lorsque la quantité livrée varie en raison de la nature des marchandises ou lorsqu'elle n'est pas connue avec précision dès le début.

Une fois que vous disposez de l'accusé de réception, vous pouvez établir une facture précise sur la base des informations que le client vous a communiquées. Il n'est plus nécessaire de créer des avoirs après coup. Les motifs les plus fréquents pour les écarts de quantité dans les situations réelles, tels que la perte, le vol, les caractéristiques de certains produits (volatilité, par exemple) et les dommages liés au transport, sont enregistrés et analysés dans le système. L'analyse est particulièrement précieuse lorsque vous négociez avec les transporteurs, les fournisseurs ou les clients, car elle fait apparaître tous les écarts.

L'accusé de réception de livraison est un instrument réservé à la confirmation d'une livraison par un client externe.

C'est le document intermédiaire DELVRY03 qui est employé pour accuser réception. En cas d'écarts toutefois, il faut renseigner le segment d'accusé (E1EDL53) dans le poste de livraison E1EDL24, ainsi que les segments dans l'en-tête de livraison E1EDL20. Dans le segment E1EDL53, le réceptionnaire des marchandises indique le motif de chaque écart, la quantité d'écart, ainsi que l'unité de livraison ou l'unité de gestion des stocks avec l'unité de quantité correspondante. Vous pouvez réaliser plusieurs accusés de réception de la livraison pour la livraison entière (si les écarts ont été saisis incorrectement lors de la première confirmation, par exemple). Toutefois, si tous les postes d'une livraison ont été enregistrés dans la première vérification sans aucun écart par rapport à l'avis de livraison, l'accusé de réception de la livraison est confirmé automatiquement. Dans ce cas, le réceptionnaire des marchandises n'a pas la possibilité d'effectuer plusieurs vérifications. S'il n'y a pas d'écart, vous devez renseigner les segments E1EDL20 et E1EDL24.

En ce qui concerne les postes fractionnés par lot, la procédure d'accusé de réception s'applique uniquement aux sous-postes, car le lot est requis pour information. Le poste principal est confirmé sans aucun écart.

Activez l'option Soumise à accusé sur la page à onglet Expédition du client pour lequel vous souhaitez appliquer la procédure d'accusé de réception (cette option figure parmi les données Domaine commercial relatives au client).

Vous pouvez également saisir la période au cours de laquelle vous attendez la confirmation du réceptionnaire des marchandises. Une fois ce délai dépassé, les livraisons sortantes seront confirmées à l'aide de la fonction de confirmation automatique.

Le réceptionnaire des marchandises transfère l'accusé de réception de la livraison au système SAP par l'intermédiaire d'un IDoc d'un autre système SAP, d'un système externe ou de l'Internet. Les quantités sont alors vérifiées pour la livraison. Tant que la livraison sortante n'a pas encore été intégralement confirmée, il est possible de procéder à plusieurs vérification.

Le statut associé à l'accusé indique la situation pour la livraison : Soumise à accusé, Écarts signalés ou Confirmée. Vous pouvez à tout moment consulter le statut d'un accusé lorsque vous gérez des livraisons. Pour cela, utilisez la synthèse des statuts. Notez qu'aucune entrée n'est enregistrée dans le flux de documents.

Aucun écart de quantité n'est signalé dans la plupart des cas. La procédure d'accusé de réception ne se traduit donc pas par une charge de travail supplémentaire pour vous. Les opérations de vérification et de confirmation s'effectuent automatiquement au moyen d'un IDoc ou par Internet.

Une vérification manuelle s'impose systématiquement lorsque le réceptionnaire des marchandises signale des écarts. Il faut alors traiter l'accusé de réception.