Affectation des factures 

Utilisation

Lorsque vous saisissez une facture, il est important de la faire correspondre ou de « l'affecter » à une opération de commande afin que :

·        le système propose les données par défaut et l'historique de la commande d’achat ;

·        le système soit en mesure de mettre à jour l'historique de la commande lorsque vous enregistrez la facture.

Les zones d'affectation permettent de contrôler les postes de commande proposés sur la liste des postes à traiter.Vous pouvez saisir des factures avec ou sans référence à une commande par l'enregistrement direct sur des comptes généraux ou sur des comptes articles. Pour plus d'informations, voir Enregistrement direct.

Plus l'affectation de la facture est précise, plus le traitement des postes de facture dans le Contrôle des factures logistique est simple. En l'absence de précisions, vous risquez d'être obligé d'exclure des postes de la facture. Si vous découvrez qu'il manque des postes de facture dans la liste, vous pouvez effectuer une nouvelle affectation et les ajouter.

Fonctionnalités

Vous pouvez affecter les factures aux objets suivants :

Affectation à :	Autres critères d'affectation	Type de poste de facture
Commande d’achat / Programme de livraisons	·        Affectation multiple	·        Livraisons et prestations uniquement ·        Coûts indirects d'acquisition planifiés uniquement ·        Livraisons, prestations et coûts indirects d'acquisition planifiés
Bon de livraison Vous pouvez saisir un numéro de bon de livraison pour chaque entrée de marchandises. Ce numéro peut être mentionné ultérieurement dans la facture pour un poste de marchandises. Lorsque vous sélectionnez le contrôle des factures basé sur les entrées de marchandises dans le poste de commande, vous pouvez utiliser le bon de livraison pour affecter la facture de manière unique.	·        Affectation multiple ·        Fournisseur de sélection	·        Livraisons et prestations uniquement
Lettre de voiture Vous pouvez saisir un numéro de lettre de voiture pour chaque entrée de marchandises. Ce numéro peut être mentionné ultérieurement dans une facture de coûts indirects d'acquisition.	·        Affectation multiple ·        Fournisseur de sélection	·        Coûts indirects d'acquisition planifiés uniquement
Feuille de saisie des services Vous pouvez saisir une feuille de saisie des services pour chaque réception. Ce numéro peut être mentionné ultérieurement dans une facture.	·        Affectation multiple	·        Prestations uniquement
Fournisseur	Vous limitez les postes de facture sélectionnés par : ·        division ; ·        livraison ; ·        retour ; ·        période.	·        Livraisons et prestations uniquement ·        Coûts indirects d'acquisition planifiés uniquement ·        Livraisons, prestations et coûts indirects d'acquisition planifiés
Prestataire de transport Pour plus d'informations, voir la composante Transport (Décompte des frais de transport avec prestataires de transport) : ·         procédure d'avoirs ; ·         vérification manuelle des factures.	Vous effectuez votre sélection par : ·        moyen de transport ; ·        partenaire (un fournisseur, par exemple) ; ·        numéro de frais de transport.	·        Prestations uniquement

Sélection de documents d'achat et de fournisseurs dans la zone de saisie du numéro de document.

Si vous ne connaissez pas les détails exacts du document d'achat ou du fournisseur, le système vous fournit plusieurs sélections afin de vous aider à trouver le numéro du document. Placez le curseur dans la zone de saisie du numéro de document, puis appuyez sur la touche de fonction F4. Si vous voulez copier plusieurs commandes d'achat, vous devez positionner votre curseur sur la zone de saisie du numéro de document dans l'écran Plus de critères d'affectation de la table Affectation multiple.

Le système vous indique les entrées possibles suivantes pour la sélection de votre document d'achat :

Commande d'achat/programme de livraisons et bon de livraison

·        Si vous saisissez uniquement l'auteur de la facture, le système affiche les documents dans lesquels ce dernier est géré en tant que rôle partenaire.

·        Si vous saisissez uniquement le fournisseur, le système affiche les documents dans lesquels ce dernier est géré en tant que rôle partenaire.

·        Si vous saisissez des valeurs à la fois pour l'auteur de la facture et pour le fournisseur, le système affiche les documents relatifs au fournisseur qui contiennent l'auteur de la facture approprié.

·        La zone Autre auteur de la facture n'affecte la sélection des documents que lorsque la zone Auteur de la facture n'est pas renseignée. Si vous sélectionnez la zone Autre auteur de la facture et que vous saisissez un fournisseur, le système affiche tous les documents concernant ce fournisseur, ainsi que ceux pour lesquels le fournisseur apparaît comme l'autre auteur de la facture.

·        Si vous avez sélectionné la zone Facture attendue, le système affiche uniquement les documents pour lesquels une entrée de marchandises a déjà eu lieu, c'est-à-dire ceux pour lesquels la quantité de marchandises entrées est supérieure à zéro. Pour sélectionner des commandes d'achat avec limites ou des commandes dans lesquelles la saisie de la facture survient avant l'entrée de marchandises, vous devez désélectionner cette zone, puisqu'aucune entrée de marchandises ne sera enregistrée pour ces commandes.

·        Si vous avez sélectionné la zone Avoir attendu, le système affiche uniquement les documents pour lesquels un avoir est attendu, c'est-à-dire ceux pour lesquels la commande contient un poste de retour et pour lesquels l'entrée de marchandises a déjà eu lieu.

Lettre de voiture

·        Vous pouvez limiter les entrées possibles pour la lettre de voiture à l'aide d’attributs tels que le fournisseur, le document d'achat, le numéro d'étape, le compteur et le code mouvement.

Fournisseur et prestataire de transport

·        Vous pouvez limiter les entrées possibles à l'aide des adresses, des fournisseurs par société, des fournisseurs par article et des matricules.

Feuille de saisie des services

·        Vous pouvez limiter les entrées possibles à l'aide d'attributs tels que la désignation, le document d'achat, le poste et la feuille de saisie.

 Autres critères d'affectation

Utilisez la fonction d'affectation multiple dans  Autres critères d'affection, lorsque vous souhaitez associer les factures à plusieurs documents d'achat, bons de livraison, lettres de voiture ou feuilles de saisie de services.

Limitation de l'affectation à un fournisseur

Si vous affectez la facture à un fournisseur, vous pouvez afficher tous les postes de facture pour ce fournisseur.  Autres critères d'affectation permet de limiter l'affectation aux critères suivants :

·        Division uniquement

Ceci s'avère utile, par exemple, lorsqu'une commande d’achat a été créée pour plusieurs divisions, mais que la facture n'est concernée que par une.

·        Livraisons

Si vous limitez l'affectation aux livraisons, seuls les postes marqués comme livraisons apparaissent dans la liste.

·        Retours

Si vous limitez l'affectation aux retours, seuls les postes marqués comme postes de retour apparaissent dans la liste.

·        Périodes

Vous pouvez saisir des périodes distinctes pour les livraisons et les retours. La liste des postes contient uniquement les postes de commande pour lesquels il existe au moins une entrée de marchandises dans la période définie.

Si le contrôle des factures basé sur les entrées de marchandises n'a pas été défini pour le poste de commande, les entrées de marchandises situées en dehors de la période spécifiée sont également prises en compte pour la détermination de la quantité proposée.

Dans le cas contraire, le système propose seulement les entrées de marchandises comprises dans la période indiquée.

Limitation de l'affectation à un bon de livraison ou à une lettre de voiture

·        Fournisseur de sélection

Ceci s'avère utile lors de la saisie de factures faisant référence à des numéros de bons de livraison ou de lettres de voiture.

Si vous attribuez les factures des postes de marchandise d'un bon de livraison ou des postes des coûts indirects d'acquisition d'une lettre de voiture à un fournisseur de sélection dans  Autres critères d'affectation, seules les commandes d'achat qui ont été créées pour ce fournisseur s'affichent dans la liste des postes.

Pour les coûts indirects d'acquisition planifiés, le fournisseur sur conditions peut être différent du fournisseur de commande.

Auteur de la facture

L'auteur de la facture est le fournisseur sur le compte duquel le montant brut de la facture est imputé.

Vous pouvez saisir et modifier l'auteur de la facture directement dans les données d'en-tête du document dans la page à onglet Détails.

Si vous n'en saisissez pas un, il est déterminé automatiquement par le système en fonction des règles suivantes :

·        Si vous avez saisi un fournisseur de sélection, celui-ci est considéré comme l'auteur de la facture.

·        Si vous n'avez pas saisi de fournisseur de sélection et si vous avez sélectionné des postes de marchandises, l'auteur de la facture de la première commande d’achat est utilisé.

·        Si vous n'avez ni saisi de fournisseur de sélection, ni sélectionné de poste de marchandises, le fournisseur sur conditions du premier poste de coûts indirects d'acquisition est considéré comme l'auteur de la facture.

Voir aussi :

Données fournisseur

Référence aux coûts indirects d'acquisition planifiés