Fonctions de pilotage de la saisie et de la
comptabilisation des pièces 
Utilisation
Il existe des routines de contrôle particulières pour les zones de l’en-tête et des postes individuels. Les zones d’informations pures, telles que la zone de texte de l’en-tête de pièce sont exclues. En outre, le système vérifie l’ensemble de la pièce lors de la comptabilisation. Vous ne pouvez pas comptabiliser la pièce avant que tous les contrôles aient été exécutés avec succès.
Les fonctions de contrôle disponibles sont :
· les contrôles effectués automatiquement par le système lors de la saisie et de la comptabilisation d’une pièce ;
· la vérification des totaux de contrôle que vous sélectionnez dans les menus Comptabilité financière.
Fonctionnalités
Contrôles automatiques
Il convient de distinguer quatre types de contrôles :
· Contrôles formels
Le système vérifie si des données ont été saisies dans toutes les zones obligatoires. Les zones obligatoires sont en partie déterminées par le système. Il s’agit notamment des zones correspondant au type de pièce et à la clé de comptabilisation. Vous pouvez déterminer le caractère obligatoire ou facultatif de certaines zones. Les zones obligatoires sont signalées par un point d’interrogation dans l’écran de saisie. Le système vérifie également le format de toutes les saisies de données. Ainsi, dans le cas où le format de la date n’est pas conforme, le système la refuse.
· Autorisation
Le système vérifie également les autorisations et les tolérances. Un salarié peut n’être autorisé à passer des écritures sur certains comptes que dans une seule société.Vous pouvez en outre définir des tolérances pour chaque salarié ou pour un groupe de salariés. Les tolérances peuvent porter sur un taux d’escompte maximal, un montant maximal par poste client ou fournisseur et un montant maximal par pièce.
· Vérifications spécifiques des zones
Le système vérifie si les saisies effectuées dans les zones individuelles sont correctes. Ce contrôle s’applique à l’en-tête de la pièce et à chaque poste individuel. Ainsi, vous ne pouvez saisir que des types de pièces déjà disponibles dans le système. Si vous avez choisi le mode d’attribution externe de numéros, vous ne pouvez utiliser que des numéros compris dans l’intervalle défini de numéros non encore attribués.
Le système vérifie également la combinaison de certaines valeurs. Par exemple, si vous saisissez le montant de TVA manuellement, le système vérifie si ce montant est correct sur la base du code TVA et du montant comptabilisé. Il vérifie également si les saisies effectuées dans les zones de contrôle concordent. Par exemple, vous devez déterminer pour quels types de comptes chaque type de pièce est autorisé. En conséquence, vous pouvez uniquement utiliser des clés de comptabilisation rattachées aux types de comptes autorisés.
· Vérification du solde
Pour une pièce comptable, le solde de la pièce doit être nul au moment de la comptabilisation. Si ce n’est pas le cas, la pièce n’est pas comptabilisée.
Totaux de contrôle
Vous pouvez utiliser la fonction de totaux de contrôle pour vérifier si les montants ont été saisis correctement ou non. Vous pouvez ainsi déterminer si le système :
· doit additionner tous les montants des pièces. Lorsque vous avez comptabilisé une pièce, vous pouvez comparer le montant que vous avez calculé avec le total de contrôle du système ;
· doit déduire d’un montant déterminé les montants comptabilisés. Après la comptabilisation, le total de contrôle doit être égal à zéro ;
· doit ajouter les montants comptabilisés à un montant prédéfini (solde initial). Après la comptabilisation, le total de contrôle du système doit correspondre au solde final du compte.
Vous pouvez saisir des totaux de contrôle pour des comptes individuels ou pour un groupe de comptes. De plus, vous pouvez déterminer si les montants comptabilisés doivent être totalisés dans la devise interne, dans une devise étrangère ou dans toutes les devises.
Vous pouvez également utiliser un compteur de mise à jour pour vérifier si la mise à jour asynchrone de la pièce est terminée.
Activités
Affichage des totaux de contrôle
Voir aussi :