Prolongation 

Définition

Il existe deux types de règles pour prolonger un contrat à durée déterminée à la fin de sa durée de validité :

...

       1.      Prolongation :

Définit comment la durée du contrat est prolongée à la fin du contrat. Le contrat est automatiquement prolongé. Si la prolongation ne doit pas être appliquée, elle doit être refusée (par le contractant ou le titulaire du contrat).

       2.      Option :

Vous pouvez définir des options multiples, ponctuelles et périodiques dans le contrat. Le contractant a de ce fait la possibilité de prolonger le contrat en conservant les conditions existantes. Une option n'est pas automatiquement appliquée.Le contractant doit exprimer son accord pour que l'option entre en vigueur.

Vous créez les règles de résiliation dans le Customizing. Vous pouvez cependant définir des règles de prolongation individuelles dans l’écran du contrat, sous l'onglet Durée de validité (voir Procédure).

 

Conditions préalables

Créez vos règles de prolongation dans le Customizing. Pour ce faire, sélectionnez le chemin suivant dans le menu applicatif :

Customizing ® Gestion des biens immobiliers flexibles ® Contrat ® Prolongation ® Règles de prolongation.

 

Procédure

Déterminez les prolongations pour les contrats à durée déterminée sous l'onglet Durée de validité. Vous avez le choix parmi les options suivantes :

a.      Contrats avec date de fin déterminée

Il est possible de prolonger un contrat ayant une date de fin déterminée (p.ex. une durée de validité du 01/01/2001 au 01/04/2002).  Dans la table Durée de validité, cliquez sur  Créer la durée de validité pour appeler et simuler les règles de prolongation (voir ci-dessous).

b.      Contrats avec options sans prolongations

Il existent des options ponctuelles et périodiques. Si une option n'est pas déclarée par écrit, toutes les options ultérieures sont nulles et non avenues. Si l'option est déclarée par écrit, la prolongation du contrat prend effet. La résiliation ne peut être signifiée pour un contrat que si le délai de préavis est observé.

Si aucune résiliation n'est signifiée et qu’aucune option n'est déclarée par écrit, le contrat se transforme automatiquement en contrat à durée indéterminée dans lequel le délai de préavis légal s’applique.

c.       Contrats avec prolongations sans options

a)       Prolongations ponctuelles (par exemple, prolongation de deux ans avec une période de six mois pour signifier le refus). Lorsque toutes les prolongations sont épuisées, le contrat se transforme automatiquement en contrat à durée indéterminée dans lequel le délai de préavis légal s’applique.

b)       Prolongations périodiques (le contrat est prolongé annuellement pour une année supplémentaire avec une période de six mois pour signifier le refus).

c)       Prolongations illimitées (par exemple, le contrat devient un contrat illimité à la fin de sa durée de validité et peut être interrompu à la fin de l’année, avec une période de préavis de trois mois).

Vous pouvez déterminer les combinaisons suivantes :

·         prolongations ponctuelles ou ponctuelles multiples ;

·         prolongations ponctuelles ou ponctuelles multiples suivies d'une prolongation périodique ;

·         prolongations ponctuelles ou ponctuelles multiples suivies d'une prolongation illimitée.

d.      Contrats avec options et prolongations

Si la durée de validité d’un contrat est à la fois soumise à des options et à des règles de prolongation, les options ont la priorité sur les prolongations. Lorsque toutes les options sont épuisées ou qu’elles n'ont pas été exploitées, la règle de prolongation entre automatiquement en vigueur.

 

Dans la table Durée de validité, sélectionnez Prolongation. Dans la partie inférieure de l'écran, les onglets Prolongation et Calepin s’affichent. Choisissez un type de prolongation.

Les règles de prolongation standard sont paramétrées dans le Customizing (voir Conditions préalables). Dans la fenêtre du contrat, vous pouvez choisir une procédure de prolongation standard et simuler la fonction en cliquant sur  Simuler la prolongation. Si vous avez défini un texte dans le Customizing pour la règle de prolongation, vous pouvez l'afficher ici en sélectionnant  Afficher le texte.

Si vous souhaitez définir une ou plusieurs règles de prolongation individuelles pour un contrat comme type de prolongation, sélectionnez Règle de prolongation individuelle.

Dans la vue détaillée, une table apparaît pour vous puissiez créer de nouvelles règles en sélectionnant  Ajouter une ligne. Si vous cliquez sur  Créer avec modèle, vous pouvez importer les règles déjà définies dans le Customizing et les modifier, si nécessaire, dans la vue détaillée du contrat en sélectionnant  Vue détaillée de la prolongation.

 

Exemple

Contrat à durée déterminée avec options et prolongations

Délai de préavis (6 mois avant la fin du contrat)

Règle d’option (2 options tous les 5 ans)

Règle de prolongation (prolongation ponctuelle de deux ans avec une période de 6 mois pour signifier le refus ; ensuite 1 année d'une manière périodique avec une période de 6 mois pour signifier le refus).

 

	Durée de validité	Résiliation	Déclaration de l’option/ refus de prolongation (=résiliation)
Période de validité du contrat à durée déterminée	01/01/1995   31/12/1999	30/06/1999
1. option	01/01/2000   31/12/2004	30/06/2004	30/06/1999
2. option	01/01/2005   31/12/2009	30/06/2009	30/06/2004
1. prolongation	01/01/2010   31/12/2011	30/06/2011	30/06/2009
2. prolongation	à partir du 01/01/2012 d’une année	chaque année le 30/06	chaque année le 30/06

 

 

Exécution de la prolongation

Espace navigation ® Processus ® Prolonger

Règles d’option

Pour qu’une option entrer en vigueur, le contractant doit remettre une déclaration écrite à cet effet. Le titulaire du contrat doit ensuite activer l'option dans le système.

Accédez à l'espace de navigation. Dans la hiérarchie des données du contrat, développez le nœud Processus. Vous activez les options en cliquant sur  Prolonger.

Prolongations

Si la prolongation est automatique, il n'est pas nécessaire de saisir l'approbation ni d’activer la prolongation. Pour refuser une règle de prolongation automatique, vous devez signifier la résiliation.

Les refus de prolongation qui se traduisent par la fin du contrat sont gérés sous Processus  Signifier la résiliation (voir Résiliation).